Nogle gange kan det være ret nemt at få øje på barrierer for kommunikation på arbejdspladsen. Når fejlkommunikation efterlades uadresseret, kan du muligvis se det i form af konflikt på arbejdspladsen eller nedsat produktivitet. Der er en tendens til, at fejlkommunikation sker, når der er ringe gennemsigtighed. Og nogle gange kan dette være utilsigtet.

Excellence gør almindelige ting ekstraordinært godt. - John W. Gardner

Mange mennesker tror, ​​at de er effektive kommunikatorer, fordi de gik i skole eller har en vis mængde erhvervserfaring, men i virkeligheden kæmper de stadig for at påvirke andre med deres budskab. Resultatet af ineffektiv kommunikation er en ubesvaret mulighed, mistet tid og spildte ressourcer - alt sammen fordi de ikke havde store samtaler.^[1]

Du bemærker muligvis en række faktorer, der påvirker klar, effektiv og gennemsigtig kommunikation på arbejdspladsen: personlige egenskaber, fysisk afstand, selve budskabet, kontekst, anvendt jargon og kultur. Nedenfor er 7 måder at sikre effektiv kommunikation på arbejdspladsen, så du kan skabe et effektivt, produktivt og inkluderende arbejdsmiljø.

1. Kend din målgruppe godt

At forstå dit publikum er afgørende for effektiv kommunikation på arbejdspladsen. Dette gælder for mundtlig og skriftlig kommunikation, præsentationer, daglige e-mails, virksomhedsomspændende meddelelser eller statusopdateringer på projekter.

Uanset om din besked vil blive kommunikeret effektivt eller godt modtaget stammer fra at forstå, hvad dit publikum bryr sig om.

• Hvem målretter du med din kommunikation?
• Hvad er meningen med din besked?
• Hvad skal de vide?
• Hvad skal du have dem til at gøre?
• Hvad er den bedste måde at kommunikere budskabet til dit publikum på?
• Hvordan vil dit publikum opfatte eller fortolke budskabet?
• Hvordan vil dit publikum føle, tænke og reagere, når de modtager din besked?

For at besvare disse spørgsmål bliver du nødt til at planlægge, undersøge og observere dit publikums opførsel. For eksempel vil din tilgang til kommunikation med dit team eller dine jævnaldrende sandsynligvis være anderledes end hvordan du kommunikerer til din leder, fordi disse grupper har forskellige interesser.

2. Søge at forstå situationen og afklare

Tag dig tid til at være tankevækkende og forsætlig. Før du kommunikerer på arbejdspladsen, er det vigtigt at holde pause, forstå situationen, afklare og have empati. Her er nogle tip, der hjælper dig med at kommunikere effektivt på arbejdspladsen:Annoncering

Være nysgerrig . Stil åbne spørgsmål, der starter med 'hvad' og 'hvordan' at indsamle information. Folk har tendens til at være mere beskrivende med deres svar. Du kan derefter stille åbne sonderingsspørgsmål for at få mere sammenhæng. Jo mere du forstår, jo mere sandsynligt er du i stand til at skræddersy en passende besked, der resonerer med dit publikum.

Lær som et barn. Normalt har børn ingen forudgående viden om, hvad de er ved at lære. Der er en følelse af ydmyghed i deres læringsmetode. Brug den samme tilgang, når du sætter dig selv i dit publikums sko, når du søger at forstå deres situation. Vær åben, klar og villig til at se dit publikums perspektiv.

Tjek dine antagelser. Din bredde af erfaring kan skyde dine opfattelser og vurderinger. Udfordre de forudfattede forestillinger om dit publikum. Bestem med hvem du har brug for at tale med, eller hvilken forskning du har brug for for at kontrollere, om dine antagelser er sande. Sørg for, at du skaber plads til forståelse, før du springer til handling.

Vær inkluderende. Folk ønsker at høre hjemme, føle sig inkluderet og værdsat på arbejdspladsen. Vær tankevækkende for at sikre, at alles ideer fanges. Hvis du f.eks. Er på et møde og beder om input, skal du sørge for, at der er tilstrækkelig tid til, at alle kan dele deres svar. Hvis du løber tør for tid, skal du angive i mødet, at du vil oprette forbindelse til dem senere.

3. Lyt på flere niveauer

De fleste mennesker lytter ikke med den hensigt at forstå; de lytter med det formål at svare - Stephen R. Covey

Du er sandsynligvis bekendt med disse grundlæggende aktive lytningstip . Men når vi føler os overvældede med at overholde deadlines, prioritere eller oprette, er det let at være på autopilot og gå glip af vigtige meddelelser, der kan hjælpe dig med at kommunikere effektivt på arbejdspladsen. Nedenfor er påmindelser om at fortsætte med at øve:

Omskrivning. Bekræft din forståelse af meddelelsen ved at gentage den eller omformulere den med dine egne ord. Hvis der er uoverensstemmelser mellem parterne, er det tid til at afklare.

Sonde. Stil spørgsmål, hvis du føler, at der mangler oplysninger, som du muligvis har brug for.Annoncering

Klarlægge. Hvis du ikke helt forstår noget, så spørg.

Husk. Prøv at huske punkter, der er vigtige for dit publikum. Disse oplysninger kan bruges i fremtiden og viser dit publikum, at du plejede og aktivt lyttede.

At være en effektiv kommunikator på arbejdspladsen betyder, at du skal være tilpasset til dine aktive lyttefærdigheder. Husk at:

• Har empati.
• Forstå andres opfattelser, ikke kun dine egne.
• Mål dine følelser og reaktioner og andres.
• Kend dine værdier og overbevisninger og andres.
• Overhold ikke-verbale kommunikationstegn som kropssprog.

4. Gennemgå, hvordan du modtager feedback

Hvordan du modtager feedback påvirker, hvordan du reagerer, og påvirker, hvor effektivt du kommunikerer tilbage til andre parter. At være åben for feedback og kritik er lettere sagt end gjort.^[2]Vi er mennesker. Når du er distraheret med livsbegivenheder, eller hvis du føler dig presset på arbejde, kan du blive defensiv med de mindste kommentarer, der kommer din vej.

Sheila Heen og Douglas Stone giver tilgang til at forbedre din evne til at absorbere feedback, tage hvad der er nyttigt og vide hvordan man kan slippe af med det der ikke hjælper for dig at lære og komme videre.^[3]

Nogle af disse strategier inkluderer følgende:

• Kend, forstå og administrer dine udløsere og svar på feedback.
• Adskil beskeden fra 'hvem' den kom fra.
• Lyt efter rådene snarere end dommen.
• Opdel feedbacken i fordøjelige stykker.
• Når du søger feedback proaktivt, skal du være specifik og bede om en ting.
• Tag små skridt for at teste, hvad der blev foreslået for dig.

Du har evnen til at lære af feedbacken og vokse fra den. At nedbryde feedbacken i bitstykker kan hjælpe dig med at behandle beskeden bedre og være mindre reaktiv i dit svar.

5. Giv objektiv og observerbar feedback

Dette er en af ​​de sværeste ting at gøre, fordi du måske ikke vil fornærme andre, måske ønsker du at undgå konflikt, du er ikke helt sikker på, hvordan du gør det, du er ikke følelsesmæssigt klar eller er overskygget af dine antagelser.Annoncering

Situationen, adfærd, virkning (SBI) -model^[4]kan hjælpe dig med at give klar og specifik feedback:

• Situation. Giv sammenhængen. Spørg dig selv, hvad der skete, hvor og hvornår.
• Opførsel. Beskriv adfærd. Dette er den sværeste del, fordi du skal kontrollere dine antagelser. For eksempel, at sige, at du var uhøflig (subjektiv) versus du afbrød mig (observerbar opførsel), ændrer feedbackens tone. At være uhøflig kan have flere fortolkninger, mens du kan se, når nogen har afbrudt dig.
• Indvirkning. Brug I-udsagn til at beskrive resultaterne af adfærden.
• Komme videre. Hold samtalen i gang for at søge forståelse ved at bede dem om at reflektere. Hvad var deres perspektiv? Hvad foregik der for dem? Hvad indså de? Hvordan kan de vokse herfra?

Eksempel 1: ^[5]

I går morges holdmøde, da du holdt din præsentation (Situation), var du usikker på to af diasene, og dine salgsberegninger var ukorrekte (Adfærd). Jeg følte mig flov, fordi hele bestyrelsen var der. Jeg er bekymret for, at dette har påvirket vores teams omdømme (Impact).

Eksempel 2:^[6]

På klientmødet mandag eftermiddag sørgede du for, at mødet startede til tiden, og at alle havde udleverede håndouts på forhånd (Situation). Al din forskning var korrekt, og hvert af klientens spørgsmål blev besvaret (Adfærd). Jeg er stolt af, at du gjorde et så fremragende stykke arbejde og satte organisationen i et godt lys. Jeg er sikker på, at vi får kontoen takket være dit hårde arbejde (Impact).

At vide, hvordan man giver klar, specifik og observerbar feedback er en vigtig færdighed for at være en effektiv kommunikator på arbejdspladsen.

6. Opfølgning, Bekræft og Opret ansvarlighed

Effektiv kommunikation på arbejdspladsen er ikke en engangshændelse. Du skal løbende overvåge fremskridtene og yde løbende support. Glem ikke at anerkende fremskridtene for dine jævnaldrende, hold eller ledere!

Brug følgende spørgsmål for at hjælpe dig med at evaluere effektiviteten af ​​den løbende kommunikation på arbejdspladsen:Annoncering

• Hvilke muligheder ser du?
• Hvordan kan du justere?
• Hvilke beslutninger skal der tages?
• Hvilken støtte kan du yde?
• Hvad skal du gøre for at sikre, at den nøjagtige besked blev modtaget?

7. Brug 7C'er til kommunikation

For ethvert kommunikationsmedium på arbejdspladsen skal du huske 7C'erne for kommunikation for at finjustere din besked:^[7]

• Klar. Hvad er formålet? Er budskabet let at forstå?
• Kortfattet. Hvad kan du slette? Er det til det punkt?
• Beton. Hvad er fakta?
• Korrekt. Er meddelelsen fri for fejl? Er det velegnet til dit publikum?
• Sammenhængende. Er der et logisk flow? Er budskabet konsekvent?
• Komplet. Leveres der relevante oplysninger, og er der en opfordring til handling?
• Høflig. Hvad er tonen i din besked?

Lær mere om 7C'erne her: Effektiv kommunikation: Hvordan man ikke skal misforstås

Opsummering

Måder at sikre effektiv kommunikation på arbejdspladsen tager praksis og tid.

Hold disse 7 strategier i tankerne for at forbedre din kommunikation på arbejdspladsen, så dine meddelelser er klare og gennemsigtige.

1. Kend dit publikum godt
2. Forsøg at forstå situationen og afklar
3. Lyt på flere niveauer
4. Gennemgå, hvordan du modtager feedback
5. Giv objektiv og observerbar feedback
6. Opfølgning, bekræft og opret ansvarlighed
7. Brug de 7 C'er til kommunikation

Fortsæt med at vokse og finjustere dine færdigheder!

Hvad er en ting, du kan arbejde på denne måned for at forbedre din kommunikation på arbejdspladsen?

Vær specifik og udfordre dig selv ved at indstille en SMART mål til arbejdspladskommunikation - Specifik, målbar, opnåelig, relevant, tidsbundet!

Mere om kommunikation på arbejdspladsen

• Konflikthåndteringsstile til effektiv kommunikation på arbejdspladsen
• Sådan mestrer du effektive kommunikationsfærdigheder på arbejdspladsen og hjemme
• Sådan arbejder du med forskellige kommunikationsformer på kontoret
• Sådan forbedres kommunikationsevner for succes på arbejdspladsen

Fremhævet fotokredit: Brooke Cagle via unsplash.com Annoncering

Reference