Jeg finder kvitteringer de skøreste steder: ikke kun finder jeg dem i tegnebøger og punge, men det er ikke ualmindeligt at fiske dem ud af arkivskabet eller ud bag sofaen. Når alt kommer til alt, kan disse små papirskiver glide væk, så snart ryggen vendes. Den eneste måde at holde dem på linje er at have et simpelt organisationssystem. I årevis har den klassiske tilgang været en skokasse fyldt med kvitteringer. Det er en fantastisk måde at sikre, at alle vores papirstykker er samlet ét sted, men det lader stadig noget tilbage at ønske. Kom skat sæson, vi får valget mellem at aflevere boksen til en revisor eller sortere dem selv. Annoncering

Der er andre planer, der kan give mere mening: Vi kan eliminere meget af det arbejde, der følger med at spore udgifter med lidt teknologi. Valgmulighederne nedenfor kan forenkle situationen og skabe en jævnere skattesæson.

1. Hold dig til plastik

Hvis du kan foretage alle dine køb med et kredit- eller betalingskort, kan du muligvis fjerne din kvittering. De fleste bogføringssoftwarepakker kan hente dine kontooplysninger til dine konti - og fortolke dem til en vis grad. Der er dog visse ulemper ved helt at stole på dine kortopgørelser. De fleste identificerer ikke specifikt bare, hvad du har købt, og det kan være svært at huske, om en bestemt betaling til boghandlen sidste år var en uddannelsesudgift. Kontantbetalinger kan også gennem en stor skruenøgle i systemet - der er masser af muligheder for udgifter, som du har brug for for at holde styr på, der kun er kontante (tænk at opdele et måltid med en klient). Der er andre specifikke problemer, der følger med, om du beslutter at bruge et betalingskort eller et kreditkort.Annoncering

Du kan dog kommentere dine udgifter i de fleste bogføringsprogrammer, så så længe du holder øje med dine kvitteringer, kan du undgå at organisere og kategorisere dine kvitteringer ud over en gang om måneden. Det er ikke en perfekt løsning, men det får ikke din revisor til at krympe den måde, som skobakke med kvitteringer gør.

2. Vælg en tjeneste

Mod betaling kan tjenester som Skokasse tager dine kvitteringer og scanner dem ind. De bruger et system, der ikke kun genkender teksten og sætter det i et format, du kan bruge, men det kan også automatisk kategorisere dine kvitteringer. Da Shoeboxed og andre tjenester typisk fungerer månedligt, kan antallet af kvitteringer, du kan scannes fra nu til den 15. april, komme op kort. Du kan dog lave en kort triage på dine kvitteringer og eliminere alle dem, der ikke rent faktisk påvirker dine skatter: dagligvarer, film og hvad der muligvis ikke skal scannes, medmindre du arbejder på at få alle dine udgifter og dine budget under kontrol.Annoncering

Priserne kan variere for sådanne tjenester. Shoeboxed har planer, der går fra $ 9,95 om måneden til $ 49,95 - Jeg betragter det som en aftale. Det er betydeligt billigere end at betale nogen for at scanne dine kvitteringer for dig.

3. Scan selv dine kvitteringer

Ved første øjekast ser det ud til, at scanning af dine egne kvitteringer er et skridt bagud fra at betale en tjeneste for at gøre det for dig. Men med det rigtige udstyr kan du stort set automatisere processen derhjemme. I dette tilfælde er det rigtige udstyr en scanner beregnet specifikt til kvitteringer: Jeg har brugt Pæn modtagelse system og faktisk finde det lettere end at pakke mine kvitteringer op og sende dem. Jeg sætter mig ned foran et tv-show eller en film og fører mine kvitteringer ind i scanneren. Dens optiske karaktergenkendelse er meget god - for de fleste kvitteringer udtrækker scanneren al den relevante information og sætter den i et format, som jeg kan dumpe den i min bogholderisoftware (såvel som at gemme den som en PDF).Annoncering

Om prislappen, der følger med at købe en scanner til dine kvitteringer, er det værd, kan afhænge af, hvor mange kvitteringer du planlægger at behandle: afhængigt af hvor du henter scanneren, kan prisen være mere end prisen på et års basis plan på Shoeboxed - men mindre end en mellemplan. Brug det i mere end et år, eller scan flere kvitteringer med det, end en tjeneste tillader, og det er faktisk ikke så dyrt. Og så længe du har kvitteringen, kan du muligvis afskrive scanneren på dine skatter.

4. Gå på Old School

Hvis du hellere ikke vil bruge pengene på værktøjer eller tjenester til at tage sig af dine kvitteringer for dig, er der altid den gamle skoletilgang. Du kan indtaste dine kvitteringer i Excel eller en anden bogføringsmulighed manuelt. Men det er værd at bemærke, at en sådan tilgang ikke kun er dyr med hensyn til tid: det kræver mere disciplin, end de fleste mennesker er villige til at afsætte til at styre kvitteringer. Hvis du kommer endda lidt bagud, kan det virke absolut umuligt at indhente.Annoncering

Andre tjenester og værktøjer

Jeg nævnte værktøjer og tjenester, som jeg faktisk har haft chancen for at bruge og fundet pålidelige. Men jeg ved, at der er mange andre muligheder derude - hvis du har brugt en tjeneste eller et værktøj til at organisere dine kvitteringer, som du især kan lide, så del et link i kommentarerne.