Alle ledere og ledere skal mestre kunsten i delegationsprocessen. At forstå, hvordan og hvornår man skal tildele ansvar til andre, er afgørende for at opretholde et højt produktivitetsniveau, både på et personligt og organisatorisk niveau. Delegering af opgaver er også afgørende for effektiv ledelse.

At lære at delegere er at opbygge et sammenhængende og effektivt team, der kan overholde deadlines. Desuden reducerer din arbejdsbyrde at vide, hvornår og hvordan du delegerer arbejde, hvilket forbedrer din trivsel på arbejdspladsen og øger din jobtilfredshed. Desværre er mange ledere usikre på, hvordan de delegerer ordentligt, eller tøver med at gøre det.

I denne vejledning opdager du, hvad delegering virkelig indebærer, hvordan delegering af opgaver gavner dit team, og hvordan du tildeler opgaver effektivt.

Indholdsfortegnelse

1. Betydningen af ​​delegation
2. Hvorfor frygter folk at delegere opgaver?
3. Forskellen mellem delegation og fordeling
4. Sådan delegeres opgaver effektivt
5. Bundlinie
6. Flere tip til produktivt lederskab

Betydningen af ​​delegation

En god leder ved hvordan man delegerer. Når du delegerer noget af dit arbejde, frigør du din tid og opnår mere på daglig basis.

Effektiv delegering fremmer også produktivitet og god tidsstyring inden for et team ved at trække på det eksisterende kompetencesæt for dets medlemmer og lade dem udvikle ny viden og kompetencer undervejs. Resultatet er et mere fleksibelt team, der kan dele roller, når behovet opstår^[1].

Når du er villig til at delegere, fremmer du en atmosfære af tillid og tillid. Dine handlinger sender et klart signal: som leder stoler du på dine underordnede for at opnå de ønskede resultater. Som et resultat vil de komme til at tænke på dig som en sympatisk og effektiv leder, der respekterer deres færdigheder og behov.

Delegation handler ikke om gøende ordrer og håber, at dit personale falder i kø. En leders job er at få det allerbedste fra dem, der er under deres tilsyn, og dermed maksimere produktivitet og fortjeneste ^[to].

Her er et eksempel på dårlig delegering:Annoncering

Omhyggelig delegering hjælper med at identificere og udnytte de unikke styrker og svagheder hos teammedlemmerne. Delegation øger også medarbejdernes engagement, da det viser, at lederne er interesserede i at trække på deres talenter.^[3]

Hvorfor frygter folk at delegere opgaver?

Delegation øger produktiviteten, men ikke alle ledere er villige eller i stand til at delegere.^[4]Hvorfor? Her er nogle almindelige årsager:

• De har ondt af ideen om, at en anden kan få æren for et projekt.
• De er i princippet villige til at delegere, men er bange for, at deres team ikke kan håndtere mere ansvar.
• De har mistanke om, at deres personale allerede er overarbejdet og føler tilbageholdende med at øge deres byrde.
• De formoder, at det er enklere og hurtigere bare at udføre en opgave selv.
• De kan ikke lide tanken om at give slip på opgaver, de nyder at udføre.
• De frygter, at hvis de delegerer ansvar, vil deres egen leder konkludere, at de ikke kan håndtere deres arbejdsbyrde.

Forskellen mellem delegation og fordeling

De fleste mennesker tror, ​​at delegering og tildeling er synonymt, men der er en vigtig skelnen mellem de to.^[5]

Når du tildeler en opgave, instruerer du blot en underordnet til at udføre en bestemt handling. Du fortæller dem, hvad de skal gøre, og de gør det - det er så simpelt.

På den anden side indebærer delegation at overføre noget af dit eget arbejde til en anden person. De modtager ikke bare et sæt instruktioner.Den vigtige del er, at de placeres i en rolle, der kræver, at de træffer beslutninger og holdes ansvarlige for at udføre opgaven.^[6]

Sådan delegeres opgaver effektivt

Så hvad er den bedste måde at delegere arbejde på, så du kan bekæmpe frygt for delegation, opbygge et effektivt team og arbejde hurtigere? Her er en trinvis vejledning:

1. Ved hvornår du skal delegere

Ved at forstå, hvor meget kontrol du har brug for for at opretholde en situation, kan du bestemme den bedste strategi til at styrke arbejdstagere. Der er 7 delegationsniveauer, der tilbyder arbejdstagerne forskellige grader af ansvar.Annoncering

Denne korte video forklarer disse niveauer og giver eksempler på, hvornår det er passende at bruge hvert enkelt:

Delegation sker langs et spektrum. Det laveste delegationsniveau sker, når du fortæller andre mennesker, hvad de skal gøre. Det giver ringe mulighed for medarbejderne til at prøve nye tilgange. Den mest bemyndigende form for delegation opstår, når du er i stand til at opgive det meste af din kontrol over projektet til medarbejderen.

At vide, hvordan man delegerer arbejde, hjælper dig med at forstå, hvordan du forbinder mennesker med opgaver, der bedst udnytter deres talenter. Når det er gjort ordentligt, sikrer det, at du får det bedste slutresultat.^[7]

Når du beslutter, hvordan du delegerer arbejde, skal du stille følgende spørgsmål:

• Skal du være ansvarlig for denne opgave, eller kan en anden gøre det?
• Kræver dette din opmærksomhed for at få succes?
• Vil dette arbejde hjælpe en medarbejder med at udvikle deres færdigheder?
• Har du tid til at lære nogen, hvordan man gør dette job?
• Forventer du, at opgaver af denne art vil gentage sig i fremtiden?

2. Identificer den bedste person til jobbet

Du er nødt til at sende fakkelen til det rigtige teammedlem, så delegationen kan arbejde. Dit mål er at skabe en situation, hvor du, din virksomhed og medarbejderen har en positiv oplevelse.

Tænk på teammedlemmers færdigheder, vilje til at lære og deres arbejdsmetoder og interesser.Den person, du delegerede, vil være i stand til at udføre arbejdet mere effektivthvis de er dygtige, coachbare og interesserede. Når det er muligt, skal du give en medarbejder en chance for at spille efter deres styrker.

Uerfarne arbejdere har muligvis brug for mere vejledning end erfarne veteraner. Hvis du ikke har tid til at indstille den nyere medarbejder til succes, er det ikke rimeligt at delegere til dem.

Du skal også overveje, hvor travle dine medarbejdere er. Den sidste ting du vil gøre er at overvælde nogen ved at give dem for mange ansvarsområder.Annoncering

3. Fortæl og sælg for at få medlemskøbet

Når du har fundet den perfekte person til jobbet, skal du stadig få dem til at påtage sig det nye ansvar. Fortæl dem, hvorfor du valgte dem til jobbet.^[8]Når du viser andre, at du støtter deres vækst, bygger det en kultur af tillid. Medarbejdere, der ser delegerede opgaver som muligheder, investeres mere sandsynligt i resultatet.

Når du arbejder med nyere medarbejdere, skal du udtrykke din vilje til at yde løbende support og feedback. For erfarne medarbejdere skal du tage deres tanker og oplevelser i betragtning.

4. Vær klar og specifik om arbejdet

Det er vigtigt at forklare medarbejderne, hvorfor projektet er nødvendigt, hvad du forventer af dem, og hvornår det skal betales.^[9]Hvis de ved, hvad du forventer, er det mere sandsynligt, at de leverer.

Ved at stille klare forventninger hjælper du dem med at planlægge, hvordan opgaven skal udføres. Konfigurer projektmilepæle, så du kan kontrollere fremskridt uden mikromanagement. Hvis din medarbejder har problemer med at opfylde en milepæl, har de stadig tid til at kursere korrekt, inden det endelige produkt forfalder.

Denne type ansvarlighed bruges ofte på universiteter. Hvis studerende kun kender forfaldsdatoen og de grundlæggende krav til udfyldelse af større forskningsopgaver, kan de muligvis udskyde arbejdet indtil den ellevte time. Mange programmer kræver, at eleverne mødes med rådgivere hver uge for at få vejledning, adressestruktur og træne kinks i deres metoder inden deadlines. Disse foranstaltninger sætter de studerende op til at få succes, samtidig med at de giver plads til at producere stort arbejde.

5. Støt dine medarbejdere

For at se de bedst mulige resultater ved delegering har dine underordnede brug for ressourcer og støtte fra dig. Forbind dem med træning og materialer for at udvikle færdigheder, de ikke allerede har.^[10]

Det kan tage mere tid på forhånd at stille ressourcer til rådighed, men du sparer tid ved at få arbejdet udført korrekt. For tilbagevendende opgaver betaler denne træning sig gentagne gange.

Nogle gange har medarbejdere brug for hjælp til at se, hvad de har det godt, og hvordan de kan forbedre sig. At give og modtage feedback er en vigtig del af delegering af opgaver. Dette er også en god måde at overvåge de delegerede opgaver som leder. Mens du kan holde styr på fremskridtene med opgaverne, er du ikke det mikrostyring de ansatte.Annoncering

Gennem hele projektet skal du med jævne mellemrum spørge dine medarbejdere, om de har brug for støtte eller afklaring. Gør det klart, at du stoler på dem til at udføre arbejdet, og du vil skabe et rum for dem til at stille spørgsmål og give feedback. Denne feedback hjælper dig med at forfine den måde, du delegerer arbejde på.

6. Vis din påskønnelse

Under periodiske check-in skal du genkende eventuelle gevinster, du har set på projektet hidtil. Anerkend at dine medarbejdere gør fremskridt hen imod målet. Fremskridtsprincippet beskriver, hvor vigtigt det er at fejre små gevinster for at holde medarbejderne motiverede.^[elleve]Arbejdstagere vil være mere effektive og dedikerede, hvis de ved, at du bemærker deres indsats.

At genkende medarbejdere, når de klarer sig godt, hjælper dem med at forstå kvaliteten af ​​det arbejde, du forventer. Det gør dem mere tilbøjelige til at ønske at arbejde sammen med dig igen om fremtidige projekter.

Bundlinie

Nu hvor du ved nøjagtigt, hvad delegering betyder, og teknikkerne til at delegere arbejde effektivt, er du i en god position til at strømline dine opgaver og skabe produktivitet i dit team.

At delegere er at give en anden autonomi og autoritet og dermed lette din egen arbejdsbyrde og opbygge et velafrundet, veludnyttet team.

Delegationsfærdigheder kan virke komplicerede eller skræmmende, men det bliver meget lettere med tiden. Start lille ved at delegere et par beslutninger til medlemmer af dit team i løbet af den næste uge eller to.

Flere tip til produktivt lederskab

• Delegering af arbejde: Hvad skal delegeres, og hvad ikke?
• 10 måder at forbedre teamledelseskompetencer og øge ydeevnen på
• Ledelse vs ledelse: Er den ene bedre end den anden?

Fremhævet fotokredit: CoWomen via unsplash.com

Reference