12 EFFEKTIVE TIDSSTYRINGSFÆRDIGHEDER FOR LEDERE

At finde en effektiv og succesrig leder, der ikke ved, hvordan de skal styre deres tid og deres medarbejdere korrekt, er lidt som at finde en enhjørning. Det gør du ikke, for de findes ikke. Alle får lige mange timer om dagen til at udføre de opgaver, der har brug for deres opmærksomhed, hvordan du går ud på at udnytte din tid i sidste ende vil afgøre, om du har succes med at udføre disse opgaver.

Uanset om du er en førstegangsleder eller bare har brug for et lidt genopfriskningskurs, vil læring og anvendelse af ordentlige tidsstyringsfærdigheder gå langt i din karrieresucces.

Før vi springer ind i de effektive tidsstyringsevner for ledere, lad os diskutere hvorfor og hvad med hensyn til tidsstyring. Tidsstyring er simpelthen en metode til at organisere, hvordan man bedst bruger 24 timer om dagen til at udføre personlige og professionelle opgaver.

Eisenhower Matrix, udviklet af den amerikanske præsident Dwight Eisenhower, delte tidsstyring i fire grupper:^[1]

Gør først, planlæg, deleger og gør ikke.

Alle tidsstyringsevner falder et eller andet sted inden for denne matrix. Hvis du lærer at opdele din tid og dine opgaver effektivt, kan du nå målene og lede dit team med succes - uden at miste din fornuft.

1. Lær hvordan man korrekt planlægger mål

Benjamin Franklin sagde engang,

Hvis du ikke planlægger, planlægger du at fejle.

Den grundlæggende far slog virkelig sømmet på hovedet, og det er nøglen at lære at planlægge dit teams mål korrekt. Hvad angår mål, skal du sætte daglige, ugentlige, månedlige og endda årlige mål, der kan opdeles i håndterbare opgaver.

For eksempel, hvis du har et mål om at øge trafikken til virksomhedens websted med 10 procent i løbet af et år, skal du indstille målbare milepæle ugentligt, månedligt og ved seks måneders varighed for at holde målet på sporet .

Se disse vejledninger til opsætning af kortsigtede og langsigtede mål:

2. God kommunikation vil gøre en verden til forskel

God kommunikation kan skabe eller bryde ethvert forhold - personligt eller forretningsmæssigt - og når en leder kæmper med deres tidsstyring, lider kommunikationen ofte. Men hvis en leder tager sig tid til at lytte og tydeligt kommunikere med deres team og kunder, kan det gøre hele forskellen i en virksomheds succes.

Sørg for at kommunikere regelmæssigt med dine teammedlemmer for at sikre, at de arbejder mod milepæle, der er tydeligt lagt. En leder, der tydeligt og regelmæssigt kommunikerer med kunder, er også mere tilbøjelig til at udvide deres forretning. Sørg for at få mest muligt ud af din tid med tankevækkende kommunikation.

Lær 7 måder at sikre effektiv kommunikation på arbejdspladsen .

3. God organisation er nøglen

Stærk organisation, der involverer både delegerede opgaver og dit faktiske arbejdsområde er afgørende for effektiv tidsstyring for ledere. Hvis dit team er uorganiseret, og folk er uklare om, hvilke opgaver der er på deres tallerken, eller hvem de skal henvende sig til for at få hjælp, vil eventuelle fastsatte mål blive ramt.

God kommunikation og god organisation går hånd i hånd, når det gælder om at få mest muligt ud af ens tid.Annoncering

Hvad angår tilrettelæggelsen af dit arbejdsområde, hvis du kan lide at holde dit soveværelse rodet derhjemme, er det din forretning, men rodethed har ingen plads i virksomheden. Hvert minut, du leder efter en forkert placeret fil, spildes et minut, der kunne have været brugt bedre.

Hvorfor ikke tage et kig på disse 15 bedste organiseringstips til kontororganisation og mere udført ?

4. Effektiv delegation er alt

Effektiv delegering hjælper med at oprette dine teammedlemmer til at arbejde trygt og effektivt. Som leder er det dit ansvar at vurdere, hvem i dit personale der er bedst egnet til hvilken opgave og tildele det ansvar, der følger med den. Manglende overtagelse og delegering af opgaver spilder kun både dig og dine teammedlemmers tid.

Ved nøje at uddelegere forskellige opgaver og sikre, at dit personale har alt, hvad de har brug for for at udføre disse opgaver, vil teammedlemmer være mindre trængende for dig, når det kommer til at få arbejdet gjort.

Lær delegationskunsten i denne vejledning: Sådan delegeres arbejde effektivt (Den endelige vejledning til ledere)

5. Planlæg de korrekte opgaver til det rette tidspunkt

Hvis du byggede en bil, ville du ikke starte med at prøve at installere lydsystemet, før rammen var på plads, ville du?

Den første blok i Eisenhower Matrix er Do First, hvilket betyder at afgøre, hvilke nøgleopgaver du skal slå ud, inden du går videre til den næste ting. Disse kan være små ting som at svare på en forespørgsel fra din chef, eller de kan være større, såsom at færdiggøre planerne for en ny strategi for sociale medier.

Pointen er, sørg for at du lærer at prioritere de vigtigste opgaver hver dag, hvor længe du har brug for at gennemføre dem, og hvornår de skal behandles.Annoncering

Her er en teknik, der hjælper dig med at prioritere opgaver: Sådan prioriteres du rigtigt på 10 minutter og arbejder 10X hurtigere

6. Lær at genkende multitasking-fælder

Alle har flere ting, de har brug for at gøre, men når vi prøver at jonglere med alle disse ting på én gang, er nogle nødt til at ramme gulvet. Det er alt for let at begynde at arbejde på en opgave og derefter hoppe ind i din e-mail, fordi du har et ping på din telefon. Dette er forfærdeligt for at bryde din koncentration og tvinger bare din hjerne til at spille indhentning.

I stedet skal du afsætte specifikke tidsblokke på dagen for at kontrollere og svare på e-mails. Ved at fokusere på en opgave ad gangen, afslutter du jobet hurtigere og giver det din hjernes fulde opmærksomhed.

Prøv disse 9 tip til multitasking-styring, der forbedrer din produktivitet.

7. Lær at prioritere ikke kun din tid, men hjælpe medarbejdere med at prioritere deres

Vi tror måske, at vi bruger solide otte timer om dagen til kernens opgaver i vores job, men forskning viser, at det normalt ikke er os.^[to]Du kan hjælpe dit team med at få mest muligt ud af deres tid (og din) ved lejlighedsvis at foretage en tidsrevision. Afsæt en dag, hvor du får dit personale til at spore, hvad de gør, og hvor længe de bruger på at gøre det.

Sørg for, at du er klar over, at denne øvelse er beregnet til at hjælpe medarbejdere på lang sigt og ikke er en måde at udrydde fattige arbejdere på. Forhåbentlig vil du og dit team med tilstrækkelige data være i stand til bedre at bestemme, hvad der fungerer, og hvordan man undgår arbejdslag eller afbrydelser.

9. Fortsat udseende kan komme langt

Ligesom søfolk ser til deres kaptajn for vejledning i en storm, skal dine medarbejdere føle, at du styrer din tid godt. Hvis hver gang dine medarbejdere henvender sig til dig, er du svirret og har travlt, er de mere tilbøjelige til at holde ud med at komme til dig om vigtige spørgsmål.

Der kan være en lejlighedsvis dag, hvor du kæmper for at holde det hele sammen, men at holde trit med en manager, der er oven på deres tidsstyringsspil, kan virkelig hjælpe med at påvirke andre til også at styre deres tid effektivt.Annoncering

10. Ved hvad du skal gøre, når din tallerken bliver for fuld

Lidt pres og en deadline kan være en stærk motivator, når det kommer til at gå ned og få tingene gjort. Hvis du finder ud af, at din liste over must-do-job bliver lidt for lang, kan det være en indikator for to ting:

En mulighed er, at du ikke styrer din tid så effektivt som du kunne være. Hvis det er tilfældet, skal du gå tilbage til toppen og gennemgå.

Selv den bedste manager har dog deres grænser, og der er kun så mange minutter om dagen. En god leder prøver ikke selv at udføre enhver opgave, der kommer deres vej. De ved, hvordan de bedst kan bruge deres personale til at sikre, at målene nås, og de ved, hvornår deres arbejdsbyrde er på kapacitet.

11. Forstå 80/20-reglen

Ifølge Pareto-princippet eller bedre kendt som 80/20-reglen kommer 80 procent af resultaterne kun fra 20 procent af handlingerne. De øvrige 20 procent af resultaterne kommer fra ... du gættede det, 80 procent af handlingerne.

Med hensyn til hvordan alt dette indgår i tidsstyring af en effektiv leder, ja, det skal-gøres, ingen undskyldninger prioriterer måske kun 20 procent af dit job, men de giver de største resultater. De resterende 80 procent af opgaverne kan sandsynligvis uddelegeres blandt personalet på dit team.

12. Vær ikke bange for at tage en pause, når det er nødvendigt

Hvis du arbejder som et godstog hvert sekund af dagen uden at tage et par minutter på at træde tilbage og trække vejret, vil du opleve udbrændthed. Udbrændthed er den luskede tidsstyringsmorder, der kryber op, når du prøver at sikre dig, at ikke et eneste minut ikke er dedikeret til arbejde. Resultatet er, at du snart vil have mindre energi og koncentration, og til sidst kan dit arbejde tage en vejafgift på din mentale sundhed.

Det er vigtigt at planlægge nedetid for dig selv. Så opfordre dine medarbejdere til at tage pauser og glem ikke at tage dem selv. Et par pauser i løbet af arbejdsdagen kan komme langt i at sætte dig i den rette tankegang for at få mest muligt ud af din tid.

Afsluttende tanker

Det er let at blive fanget i den daglige virksomhed og finde dig selv at udvikle usunde vaner som leder. Fokuser på at opbygge anbefalingerne i denne artikel, og brug tid på at styrke dit team. Ikke alene vil den samlede produktivitet blive bedre, men du bliver hurtigt ved at blive en fantastisk og respektabel leder.Annoncering