SÅDAN PRIORITERES DU RIGTIGT PÅ 10 MINUTTER OG ARBEJDER 10X HURTIGERE

Hver og en af mine teammedlemmer har en masse belastning med opgaver, som de skal håndtere hver arbejdsdag. Derudover er de fleste af deres opgaver enten kreative opgaver eller problemløsende opgaver. Hver af dem har været nødt til at lære at prioritere opgaver for at få alt gjort.

På trods af at vi har mange opgaver at håndtere, er vores team i stand til at forblive fokuseret og kreativt og arbejde hen imod vores mål konsekvent inden for et bestemt tidsrum.

Jeg vil afsløre for dig, hvordan jeg hjalp mit team med at få flere ting gjort på kortere tid ved hjælp af korrekt prioritering. Et par minutter brugt på at læse denne artikel kunne bogstaveligt talt spare dig for tusinder af timer i det lange løb. Så lad os komme i gang med min metode til, hvordan man prioriterer ting:

Sådan prioriteres med skalaemetoden

En af vores nye redaktører kom til mig forleden og fortalte mig, hvordan hun kæmpede for at holde trit med de mange opgaver, hun havde brug for, og de deadlines, hun konstant havde brug for at holde sig til.

I slutningen af hver dag følte hun, at hun havde gjort en masse ting, men ofte undladt at komme med kreative ideer og at få artikler med succes offentliggjort. Fra det, hun fortalte mig, var det indlysende, at hun følte sig overvældet og voksede mere og mere frustreret over ikke at nå sine mål på trods af at de havde lagt ekstra timer de fleste dage. Alt dette gjorde det umuligt for hende at udvikle en god balance i arbejdslivet på lang sigt.

Efter at hun lyttede til mine råd om brugen af Scales Method, oplevede hun straks en dramatisk stigning i produktiviteten, der så ud som dette:

Hun kunne producere tre gange flere kreative ideer til blogartikler.
Det kunne hun offentliggøre alle hendes artikler til tiden.
Og hun kunne afslutte alt sit arbejde til tiden hver dag ( ikke mere overarbejde !).

Hvis du er nysgerrig, hvordan hun gjorde det, kan du læse videre for den trinvise vejledning:

1. Sæt bortset fra 10 minutter til planlægning

Når det kommer til at tackle produktivitetsproblemer, er det fornuftigt at planlægge, før du tager handling. Bliv dog ikke så involveret i planlægningen, at du bliver fanget i den og aldrig bevæger dig ud over den første base.Annoncering

Min anbefaling er at give dig selv en bestemt tidsperiode til planlægning, men hold den kort. 10 eller 15 minutter skal være tilstrækkelige til at tænke over din plan.

Brug denne tid til at:

Se på det store billede.
Tænk på det nuværende mål og mål, som du har brug for / ønsker at nå.
Læg alle de opgaver, du skal udføre.

2. Juster dine opgaver efter dit mål

Dette er kernekomponenten, der gør Scales Method effektiv, når du lærer at prioritere.

Det fungerer sådan her:

Se på alle de opgaver, du laver, og gennemgå vigtigheden af hver af dem. Specifikt måle en opgaves betydning ud fra dens omkostninger og fordele .

Efter omkostninger henviser jeg til den nødvendige indsats pr. Opgave (inklusive tid, penge og andre ressourcer). Fordelen er, hvor tæt opgaven kan bidrage til dit mål.

For at gøre det lettere for dig har jeg listet nedenfor fire kombinationer, der gør det muligt for dig hurtigt og nemt at bestemme prioriteten for hver af dine opgaver:Annoncering

Lave omkostninger + høje fordele

Udfør disse opgaver først, fordi de er de mest enkle at udføre, men de hjælper dig med at komme tættere på dit mål.

Godkendelse af illustrationer oprettet til en salgsbrochure passer sandsynligvis til denne kategori. Du kunne let beslutte, om du kunne lide kunstværket / layoutet, men din beslutning om at godkende det ville udløse produktionen af brochuren og de efterfølgende salgsfordele ved at sende den ud til potentielle kunder.

Høje omkostninger + høje fordele

Opdel de høje omkostningsopgaver i mindre. Med andre ord opdel den store opgave i mini-opgaver, der tager mindre end en time at gennemføre, og evaluer derefter disse små opgaver og indstil deres korrekte prioritetsniveau.

Forestil dig, hvis du blev bedt om at skrive en produktlanceringsplan for et nyt, dagbogfrit, proteinpulvertilskud. I stedet for at prøve at skrive planen under ét møde, sigter du på at skrive de forskellige sektioner på forskellige tidspunkter (brug f.eks. 30 minutter på at skrive introduktionen, en time på at skrive brødteksten og 30 minutter på at skrive konklusionen).

Lave omkostninger + lave fordele

Når du lærer at prioritere tid og opgaver, bør denne særlige kombination være din laveste prioritet. Giv dig selv 10-15 minutter til at håndtere denne opgave, eller sæt denne slags opgaver mellem værdifulde opgaver som en nyttig pause.

Dette er sandsynligvis nødvendige opgaver (f.eks. Rutinemæssige opgaver som at kontrollere e-mails), men de bidrager ikke meget til at nå dit ønskede mål. Hold dem langt nede på din prioritetsliste.

Høje omkostninger + lave fordele

Gennemgå, om disse opgaver virkelig er nødvendige. Tænk på måder at reducere omkostningerne på, hvis du beslutter, at opgaven er afsluttet.

Kan for eksempel værktøjer eller systemer hjælpe med at fremskynde udførelsen af opgaven? I denne kategori finder du sandsynligvis ting som at kontrollere og opdatere regneark til salgskontakter. Dette kan være en let og tidskrævende ting at gøre uden at begå fejl. Der er dog masser af apps derude, der kan gøre denne proces øjeblikkelig og problemfri.Annoncering

Kommer vi nu tilbage til redaktøren, som jeg henviste til tidligere, lad os se på hendes typiske daglige opgaveliste:

Efter at have lyttet til mit råd, brød hun ned høje omkostninger + høj fordel opgave i mindre. Hendes opgaver så derefter sådan ud (i prioritetsrækkefølge):

Og for opgaven med at promovere artikler til forskellige platforme, efter at have gennemgået fordelene, besluttede vi kun at fokusere på den mest effektive platform og derved reducere de tilknyttede tidsomkostninger betydeligt.

Når du effektivt har analyseret omkostningerne og fordelene ved dine daglige opgaver, kan du dykke ned i det her Fuld livsplanlægger for at sikre, at du udfylder alt på din liste på den bedst mulige måde.

Bonustip: At tackle opgaver med deadlines

Når du har evalueret dine opgaver, ved du vigtigheden af hver af dem. Dette giver dig straks et krystalklart billede af, hvordan du prioriterer ud fra hvilke opgaver, der kan hjælpe dig med at opnå mere (med hensyn til at sætte mål). Nogle gange kan du dog ikke bestemme enhver opgaves prioritet, fordi der vil være forfaldsdatoer, der er angivet af eksterne parter, såsom ledere og agenturer.

I tilfælde som disse foreslår jeg, at efter at have overvejet vigtigheden og værdierne for dine nuværende opgaver, skal du justere listen på en måde, der hjælper dig med at overholde deadlines og justere prioriteterne i overensstemmelse hermed. Annoncering

Lad os for eksempel dyppe ned i redaktørens verden igen.

Nogle af de artikler, hun redigerede, skulle offentliggøres på bestemte datoer, så det er presserende og vigtige opgaver. Scales Method tillader dette, og i dette tilfælde vil hendes ændrede opgaveliste se sådan ud:

Forhåbentlig kan du nu se, hvor let det er at evaluere vigtigheden af opgaver, og hvordan man prioriterer dem i en brugbar rækkefølge.

Bundlinjen

Scales Method er forskellig fra alt andet, du har prøvet. Ved at anvende Scales Method begynder du at prioritere dit arbejde korrekt og øge din produktivitet op til 10 gange!

I modsætning til andre metoder, der ikke rigtig forklarer, hvordan man bestemmer vigtigheden af en opgave, hjælper min metode dig med at opdele hver af dine opgaver i to dele: omkostning og fordel. Min metode hjælper dig også med at tage opfølgning baseret på forskellige omkostnings- og fordelskombinationer, som kan øge din karriereudvikling generelt.

Start lige nu ved bruger 10 minutter på at evaluere dine almindelige daglige opgaver og hvordan de stemmer overens med dine mål. Når du har disse oplysninger, er det meget let at placere dine opgaver på en prioritetsliste. Det eneste, der er tilbage, er at du starter din næste arbejdsdag ved at følge din nye mesterliste.