Når du sætter dig ned for at læse denne artikel, gætter jeg på, at du har oplevet distraktioner på arbejdspladsen mindst en gang allerede i dag, sandsynligvis mere end en gang.

Chancerne er, at du måske bliver afbrudt, før du rent faktisk er færdig med at læse denne artikel.

Den enkle sandhed er, at vi alle står over for distraktioner på arbejdspladsen hver eneste dag, og typisk hver eneste time kan noget eller nogen få dig til at blive distraheret.

Med så mange møder at deltage i, samtaler eller drop-ins fra kollegaer, opkald, e-mails, sociale underretninger og mange andre afbrydelser, kan det ofte føles som en reel udfordring at forblive produktiv og få de vigtige ting gjort.

Distraktioner sænker vores produktivitet og energi.

De påvirker vores evne til at fokusere og holde fast i projekter eller opgaver længe nok til at gennemgå dem.

Hvis du tænker på din arbejdsuge, er jeg sikker på, at du kan angive 5 til 10 ting eller personer, der har skabt distraktioner på arbejdspladsen.

Men hvor mange af disse distraktioner er selvforskyldte, og hvor mange er resultatet af dit arbejdsmiljø?

Indholdsfortegnelse

1. Hvorfor skal du slippe af distraktion på arbejdspladsen?
2. 7 almindelige distraktioner på arbejdspladsen (og hvordan man tackler dem)
3. Bundlinie
4. Mere om at holde fokus

Hvorfor skal du slippe af distraktion på arbejdspladsen?

Næsten 3 ud af 4 arbejdere (70%) indrømmer, at de føler sig distraheret på arbejdspladsen, mens 16% af befolkningen siger, at de næsten altid er distraheret.^[1]

Virkningen af ​​distraktion på arbejdspladsen omfattede ifølge rapporten:

• 54% sagde, at de ikke presterer så godt som de burde
• 50% sagde, at de er betydeligt mindre produktive
• 20% sagde, at de ikke er i stand til at nå det fulde potentiale og komme videre i deres karriere

Den samme undersøgelse fra Udemy citerede de største fordele ved at reducere distraktion på arbejdspladsen fra de interviewede:

• 75% sagde, at jeg bliver mere færdig, og at jeg er mere produktiv
• 57% sagde, at jeg er motiveret til at gøre mit bedste
• 51% sagde, at jeg er mere sikker på min evne til at udføre mit job godt
• 49% sagde, at jeg er lykkeligere på arbejde
• 44% sagde, at jeg leverer arbejde af højere kvalitet

De største distraktioner identificeret af Udemy for Business i deres undersøgelse omfattede snakkesalige medarbejdere (citeret af 80% af de adspurgte arbejdere) og kontorstøj (70%).

Møder blev beskyldt for lav produktivitet af 60% af respondenterne, mens 58% sagde, at selvom de ikke har brug for sociale medier for at udføre deres job, kunne de ikke klare det gennem hverdagen uden at kontrollere platforme som Facebook, Twitter og Instagram.

7 almindelige distraktioner på arbejdspladsen (og hvordan man tackler dem)

En undersøgelse fra 2016 af 2.000 amerikanske ansættelses- og HR-ledere foretaget af CareerBuilder viste, at de største distraktionssyndere inkluderede smartphones (55%), internettet (41%), sladder (37%), sociale medier (37%), medarbejdere faldt forbi (27%), rygning eller snackpauser (27%), e-mail (26%), møder (24%) og støjende kolleger (20%).^[to]

Næsten tre fjerdedele af de arbejdsgivere, der blev undersøgt af CareerBuilder, sagde, at to eller flere timer om dagen gik tabt i produktivitet på grund af distraktion på arbejdspladsen, hvor næsten halvdelen (43%) vurderede, at de mistede tre eller flere timer om dagen.

En undersøgelse af 2.000 mennesker foretaget af den økonomiske styringstjeneste Think Money i Storbritannien rapporterede, at en tredjedel af medarbejderne distraheres på arbejdet i op til tre timer om dagen.^[3]

Så forestil dig, om du har haft færre distraktioner på arbejdspladsen, og du var i stand til at øge dit fokus og få mere af dit bedste arbejde udført.

Med disse undersøgelser om arbejdsforstyrrelser i tankerne har jeg identificeret de 7 største distraktioner, som du sandsynligvis står over for lige nu, og nogle handlingsstrategier, der hjælper dig med at overvinde dem for at øge din produktivitet og kreativitet:

1. Chatty medarbejdere

Det er vigtigt at opbygge relationer med dit team og dine kolleger på arbejdspladsen.

Daglige samtaler er vigtige for at opbygge en venlig, samarbejdskultur og atmosfære på kontoret, men det er let at blive fanget i endeløse samtaler og sladder.Annoncering

Hvis din dør altid er åben, er det meget let for nogen at springe hovedet ind på kontoret for at stille spørgsmål, hvilket tager dig væk fra dit produktive arbejde.

Sådan forbliver du fokuseret og mindsker distraktionen

Hvis du har problemer med vedholdende snakkesalige eller distraherende teammedlemmer, så prøv at føre en diskret samtale med dem om den indvirkning, det har på din dag.

Alternativt kan du lukke din kontordør, hvis du har en. En anden metode, du skal bruge, hvis du har brug for at være fokuseret og koncentrere dig, er at sætte et par hovedtelefoner på (hvis dit kontor tillader det).

2. Kontorstøj

Forskning foretaget af Kim og de Dear ved University of Sydney afslørede, at 30 procent af arbejdstagerne i kabiner og omkring 25 procent i partitionsløse kontorer var utilfredse med støjniveauet på arbejdspladsen.^[4]

Undersøgelser fra Ipsos og Workspace Futures Team of Steelcase viser, at 85% af mennesker er utilfredse med deres arbejdsmiljø og ikke kan koncentrere sig. Af de adspurgte sagde 95%, at det var vigtigt at arbejde privat for dem, men kun 41% sagde, at de kunne gøre det, og 31% måtte forlade kontoret for at få arbejdet afsluttet.^[5]

Mere end 10.000 arbejdere i 14 lande blev undersøgt, og nøgleresultater viste også, at:

• Kontormedarbejdere mister 86 minutter om dagen på grund af distraktioner
• Mange medarbejdere er umotiverede, uproduktive og alt for stressede
• De har ringe kapacitet til at tænke og arbejde kreativt og konstruktivt

Hvis du arbejder på et stort eller lille kontor, er jeg sikker på, at du har oplevet, at kontorer kan blive rigtig høje, hvad enten det er samtaler, telefonopkald, musik eller andre lyde.

Sådan forbliver du fokuseret og mindsker distraktionen

Hvis du har et kontor, er den nemmeste ting at gøre at lukke døren, så du kan få lidt privatliv og fokuseret, stille tid.

Når du har kolleger, som du ved, skaber meget støj, kan du henvende dig til dem og føre en stille samtale om, hvordan deres handlinger påvirker din evne til at fokusere? Skal du arbejde fra dit skrivebord?

Hvis du har et specifikt projekt, skal du arbejde på, hvor du har brug for stille, uafbrudt tid, udforske arbejde fra et stille rum i din bygning.

Alternativer inkluderer arbejde hjemmefra (hvis det er muligt) eller fra et andet sted såsom en park eller café.

Der vil altid være støj på et kontor og det meste af tiden vil det være tåleligt, men lejlighedsvis skal du ændre dit miljø for at få dit vigtigste arbejde udført.

3. E-mail-forbrug

Ifølge Tim Ferriss har vi brug for t:

begrænse e-mail-forbrug og -produktion. Dette er den største enkelt afbrydelse i den moderne verden.

Vi ved alle, hvordan distraherende e-mail kan være.

På en typisk dag, hvor mange e-mails modtager og sender du?

Lyder det velkendt?

Du arbejder på et vigtigt projekt, og du får en besked om, at du har modtaget en e-mail-besked.

Nu har du to valg.

Du kan stoppe det, du laver, og bryde dit fokus og læse e-mailen, eller du kan blive ved med at udføre opgaven og se på e-mailen senere.Annoncering

Mange mennesker gennemgår hele deres dag sådan. De er fuldt engagerede i at arbejde på noget vigtigt, og så dukker en e-mail-besked op.

Du stopper, hvad du laver, skifter til din indbakke og læser e-mailen, ofte en e-mail, der er helt irrelevant og ikke bidrager med noget til dine nuværende prioriteter.

Disse e-mails kan skabe en konstant følelse af travlhed og vil ofte resultere i ufærdige projekter i slutningen af ​​dagen.

Dette kan igen skabe en følelse af, at vi ikke rigtig har haft en produktiv dag.

Sådan forbliver du fokuseret og mindsker distraktionen

Tidsblokering

Afsæt en bestemt mængde uafbrudt tid til at arbejde på et projekt eller en opgave. Forpligt dig til ikke at se på e-mails (eller besvare telefonopkald) i denne periode.

Baseret på Tims råd har jeg besluttet at kontrollere e-mail kun to gange om dagen. Det har allerede en enorm indflydelse. Her er hvad jeg foreslår:

Arbejd i offline-tilstand

Indstil din computer eller laptop til offline-tilstand, og lad e-mail-beskederne samle sig i din indbakke, indtil du er klar til at besvare dem.

I stedet for at se og besvare e-mails en efter en, lad dem akkumulere og afsæt derefter fokuseret tid til at behandle og svare på e-mails.

Batch-e-mail-svar vil tage kortere tid end at besvare dem en efter en, og det giver dig mulighed for at holde fokus på det aktuelle projekt uden at blive distraheret.

Tjek e-mail på bestemte tidspunkter hver dag

Denne metode er blevet introduceret af en række af mine iværksættertræningskunder, og den har hjulpet dem med at frigøre tid og holde sig mere fokuserede.

Dine arbejdsforhold vil være forskellige, så det er vigtigt at finde en proces, der fungerer for dig og andre medlemmer af dit team.

En metode er at have to specifikke tidspunkter om dagen til at kontrollere dine e-mails, en anden måske tre gange om dagen - morgen, frokosttid og i timen inden du rejser for at sikre, at du alle bliver fanget op.

Hvis du beslutter at implementere denne teknik, ville det være klogt at oprette en meddelelse uden for kontoret.

Kontroller ikke e-mail første ting

Denne teknik kan være vanskelig at implementere afhængigt af dine omstændigheder, men hvis du kan, bliver du langt mere produktiv. Her er hvorfor.

I stedet for at tjekke e-mail først, skal du i stedet bruge denne dyrebare tid, når du er mere energisk og fokuseret på at arbejde med din en eller to største prioriteter for dagen.

4. Brug af smartphone (og andre enheder)

Hvis du konstant kigger på din telefon, afbrydes arbejdsflow og fokus.Annoncering

Ifølge nyere forskning fra Deloitte kontrollerer den gennemsnitlige person sin smartphone 47 gange om dagen.^[6]

Hvis du bruger gennemsnittet på 47 gange om dagen, og du arbejder på en 8-timers arbejdsdag, betyder det, at du muligvis tjekker din telefon næsten 6 gange hver time.

Det er nok til at distrahere nogen.

Vi ved alle, at smartphones og andre enheder ofte afbryder os og tager vores opmærksomhed væk fra det projekt eller den opgave, vi arbejder på.

Det er let at ofte tage en pause fra vores vigtige opgaver for at kontrollere vores telefoner, ure og andre gadgets.

Sådan forbliver du fokuseret og mindsker distraktionen

Flyt din telefon et andet sted

Det er meget fristende at tjekke vores telefoner, selvom vi arbejder på et vigtigt projekt.

Løsningen? Læg din telefon i en skuffe, eller flyt den uden for armlængden, så du ikke bliver fristet til at kigge hurtigt.

Deaktiver underretninger

Sluk for alle underretninger, der ikke kræver øjeblikkelig opmærksomhed, især underretninger om sociale medier. Dette inkluderer e-mail, hvis du også har konfigureret det på din telefon.

Hvis nogle meddelelser virkelig betyder noget, skal du gøre dem lydløse og skjule dem fra din låseskærm.

5. Sociale medier

Hvor meget tid bruger du på sociale medier på arbejdspladsen? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Listen over apps og websteder, der mødes for at kræve så meget af vores opmærksomhed, er næsten uendelig.

Der er en konstant strøm af information derude, fra vores venner og kolleger, fra nyhedsforretninger, fra vores virksomheder. Nogle af dine kolleger kontrollerer sandsynligvis deres sociale medier lige nu, mens du læser denne artikel.

I en TED-tale af Cal Newport, forfatter af Dybt arbejde , han sagde at gå på sociale medier er som at gå i kasinoet .

Du forventer at få likes, og du kommer ud af det. Du tænker igen, jeg får belønningen næste gang. Jeg får belønningen næste gang. Jeg får belønningen næste gang. Og du sidder bare og venter på, at en meddelelse kommer rundt, så du kan gå tilbage.

Sådan forbliver du fokuseret og mindsker distraktionen

Ligesom din smartphone brug og e-mail, så prøv at indstille specifikke tidsrammer eller parametre, når du vil kontrollere sociale medier.

Sørg for, at alle meddelelser er slået fra, når du skal bruge fokuseret, produktiv tid på en bestemt opgave eller et projekt.

Se på denne artikel for at lære mere: 9 trin til at afbryde forbindelsen fra sociale medier og oprette forbindelse til livet igen

6. Møder

I løbet af en travl uge er det sidste, som en leder eller leder ønsker, en spildt time eller to, der sad i et uproduktivt møde.

Hvis jeg spurgte dig, hvad den mest effektive måde at være ineffektiv på ville være, er jeg sikker på, at mange af jer vil sige dårlige møder.Annoncering

Møder i dag bruger mere arbejdstid end nogensinde før. De fleste medarbejdere deltager i 62 møder om måneden, men halvdelen af ​​disse betragtes som spild af tid.

Samlet set bruges 31 timer på uproduktive møder i løbet af en gennemsnitlig måned, hvor 91 procent af medarbejderne er skyldige i dagdrømning, mens 39 procent har indrømmet at falde i søvn.^[7]

Sådan forbliver du fokuseret og mindsker distraktionerne

For at møder skal være produktive og værdifulde, er det vigtigt, at hvert møde har en klar dagsorden og leder.

Jeg har skrevet mere om, hvordan man holder et produktivt møde i artiklen: Sådan leder du teammøder på den mest produktive måde

7. Multitasking

Vi er alle nødt til at multi-task lejlighedsvis, men jo mindre vi gør det jo bedre.

Multi-tasking reducerer produktivitet og kreativitet. I en artikel til Harvard Business Review bemærker Peter Bregman, at vores produktivitet falder med 40%, når vi forsøger at fokusere på flere ting på én gang.^[8].

Det tager gennemsnitligt ca. 25 minutter (23 minutter og 15 sekunder, for at være nøjagtigt) at vende tilbage til den oprindelige opgave efter en afbrydelse, ifølge Gloria Mark.^[9]

Multitasking bremser os og reducerer fokus, energi og produktivitet. Vores hjerner kan simpelthen ikke effektivt håndtere arbejde på opgaver samtidigt.

Sådan forbliver du fokuseret og mindsker distraktionen

Arbejd i blokke af tid. Det minimerer mængden af ​​distraktion, der placeres i vores stadig mere forbundne liv. Det beskytter os ikke kun mod andres distraktioner, men også mod vores selvpåførte distraktioner.

Tidsblokering er at afsætte en forsætlig tid til bestemte projekter eller opgaver og gøre en forsætlig indsats for ikke at lade andres distraktioner eller indskud bryde dette fokus.

Når denne tidsblok er udløbet, skal du tage en planlagt pause og derefter starte den næste blok med fokuseret tid. Hver blok med fokuseret tid er dedikeret til en opgave / et projekt eller et sæt lignende opgaver.

Jeg bruger metoden 60-60-30 til tidsblokering:

Arbejd i 50 minutter og tag en pause på 10 minutter. Arbejd i yderligere 50 minutter, og tag en pause på yderligere 10 minutter. Tag derefter 30 minutter ud for at genoplade, hvilket kan betyde at spise frokost, gå en tur osv.

Brug Teknik tomat for at hjælpe dig med at arbejde i blokke af tid.

Bundlinie

Distraktion på arbejdspladsen forsvinder aldrig. For at kunne bruge vores tid effektivt og øge produktiviteten og kreativiteten er det vigtigt, at vi forstår, hvad der distraherer os og skaber systemerne til at stoppe det.

Jeg er sikker på, at du kan identificere dig med mindst en af ​​de distraktioner, der er fremhævet i denne artikel.

Forhåbentlig hjælper nogle af holdene dig med at slå distraktioner på arbejdspladsen og gøre dig mere effektiv og produktiv.

Mere om at holde fokus

• Sådan stopper du multitasking og bliver meget mere produktiv
• Hvordan man kan være produktiv på arbejdspladsen: 9 grundregler
• 10 smarteste produktivitetssoftware til forbedring af din arbejdsydelse
• 30 bedste produktivitetsbøger, du bør læse for at øge din produktivitet

Fremhævet fotokredit: Proxyclick Visitor Management System via unsplash.com

Reference