Det kræver produktivitet at få tingene gjort korrekt og til tiden. Så hvordan ved du, hvilke opgaver der er vigtige, og hvilke der kan vente? Svaret er i prioriteringsmatrixen, også kendt som Eisenhower Matrix.

Matrixen tog sit navn efter Dwight David Eisenhower.

Eisenhower var en general i den amerikanske hær og den 34. præsident for De Forenede Stater fra 1953 til 1961. Som en femstjerners general og en øverstbefalende i den amerikanske hær udarbejdede han strategien for en allieret invasion af Europa.^[1]

Eisenhower måtte tage hårde beslutninger hver gang om, hvilke opgaver der skulle prioriteres ud af mange, han havde brug for at fokusere på dagligt. Så han kom op med den berømte Eisenhower Matrix eller Prioritization Matrix.

Indholdsfortegnelse

1. Hvad er prioriteringsmatrixen?
2. Sådan bruges prioriteringsmatrixen
3. Konklusion
4. Flere tip til prioritering

Hvad er prioriteringsmatrixen?

Prioriteringsmatrixen er et værktøj til vurdering af dine opgaver baseret på hastende karakter. Det hjælper dig med at kende de kritiske aktiviteter og de opgaver, du skal omgå, og kan være nyttige i projektledelse, små virksomheder eller personlige opgaver.

Eisenhower sagde berømt om matrixen:

De fleste opgaver, der haster, er ikke vigtige, og de fleste opgaver, der er vigtige, er ikke presserende.

Dette tilbud blev maksimum for Eisenhower i at styre sin tid.

Der er fire kvadranter i prioriteringsmatricen, som hjælper med at sammenligne valg af hvad der skal gøres først og sidste, så du kan prioritere projekter og oprette strategisk plan^[2].

Annoncering

Kvadranterne er:

• Gør
• Tidsplan
• Delegeret
• Fjern

Gør

Do er den første kvadrant i prioriteringsmatrixen, og den indeholder vigtige aktiviteter. Det vil sige de opgaver, du har brug for til hurtigst muligt at udføre - kriser, deadlines og spørgsmål, der har brug for din hastende opmærksomhed og er meget relevante for din livsmission.

Hw ved du, hvilken opgave der falder ind i denne kvadrant?

Start med at analysere dine prioriteter, og find ud af, om det falder inden for 'gør det nu' kriterierne. Hvis opgaven kan opnås inden for en dag eller inden for 24 til 48 timer, er det presserende.

En anden tilgang, du kan vælge ved prioritering af opgaver i denne kategori, er at vedtage spise frøprincippet af Mark Twain. Dette princip anbefaler, at du gør de mest presserende aktiviteter, så snart du vågner op.

Her er et praktisk eksempel.

Lad os sige, at du skal udarbejde en indholdsstrategi og indsende en rapport til din manager. Det er lørdag, og fristen for indsendelse er mandag. Kan vi sige, at aktiviteten haster? Helt bestemt!

Tidsplan

Den anden kvadrant i prioriteringsmatricen er Schedule. Prioriteringsmatrixen klassificerer opgaver i denne kategori som vigtige, men ikke så presserende.

De er langsigtede mål og opgaver uden øjeblikkelig frist. Disse opgaver kunne omfatte meditation, journalføring, studier, familietid og træning.

Du kan planlægge aktiviteter i denne kvadrant i en anden periode. For eksempel skal du træne for et godt helbred, men du kan afsætte tid til at gøre det.Annoncering

Planlæg disse aktiviteter på en sådan måde, at de ikke overføres til Do eller presserende kvadrant. Sørg for, at du har tilstrækkelig tid til at udføre dem.

Delegeret

Den tredje kvadrant i prioriteringsmatricen er delegeret.

Disse opgaver er ikke vigtige for dig, men er meget presserende for andre. Det er her, teamwork spiller ind.

Du kan teknisk udføre opgaver i denne kategori, men det giver mening at delegere dem . Delegering af opgaver vil sikre, at du har mere tid til at forfølge aktiviteter i dine to første kvadranter.

Du bør også overvåge de opgaver, du har delegeret. Det vil kun udgøre et stort spild af tid, hvis du ikke har et sporingssystem til delegerede opgaver.

Fjern

Den sidste kvadrant fremhæver dine produktivitetsdræbende. De er opgaver, der ikke er vigtige for dine mål og ikke haster. Den eneste måde at øge din produktivitet på er at fjerne dem.

Nogle eksempler kontrollerer konstant din telefon, ser film eller spiller videospil.

De kan også være dårlige vaner, som du skal identificere og slette fra din daglige og ugentlige tidsplan.

Succesrige mennesker har lært at prioritere og holde sig til det, der er vigtigt. De har lært at finde en bedre person til en opgave eller fjerne mindre vigtige opgaver.

Lad os overveje to inspirerende personligheder, der har designet deres prioriteringssystem.Annoncering

Warren Buffet udviklede en to-liste prioriteringsmodel for at bestemme, hvilken opgave der fortjener hans bedste opmærksomhed. Bundlinjen omgår ting, der er vigtige og nyttige, men ikke øverst på prioriteterne.

Mark Ford, en forretningsrådgiver, marketingmedarbejder, selvfremstillet millionær og forfatter udtænkt sin strategi:

Start arbejdet med den mest afgørende prioritet, tag en pause, arbejd på den næstvigtigste opgave, tag en pause, og sorter derefter de mindre vigtige aktiviteter og de opgaver, han modtog fra andre personer eftermiddag.^[3]

Sådan bruges prioriteringsmatrixen

Brug af prioriteringsmatrixen kan være vanskelig, hvis du er ny på det, men ved at følge et par enkle trin kan du lære at bruge det på den bedst mulige måde.

1. Skriv en liste over dine prioriteter

Fremhæv alle de opgaver, du har brug for at udføre på en dag. Klassificer dem dereftermed vægtede kriterierbaseret på haster og betydning.

Identificer enhver aktivitet, der kræver hurtig handling. Jeg henviser til en opgave, som hvis du ikke gennemfører den dag, kan den give en alvorlig konsekvens. For eksempel, hvis du ikke indsender din indholdsstrategi, kan andre indholdsforfattere ikke arbejde. Det betyder, at du skal kontrollere afhængigheder med høj prioritet.

2. Definer værdien

Det næste trin er at undersøge vigtigheden og vurdere, hvilken af ​​dem der påvirker din virksomhed eller organisation mest. Som en tommelfingerregel kan du kontrollere, hvilke opgaver der har højere prioritet end andre. For eksempel skal du overholde kundens krav, inden du tager sig af internt arbejde.

Du kan også estimere værdi ved at undersøge, hvordan opgaven påvirker folk og kunder i organisationen. Kort sagt, jo mere indflydelse en opgave har på mennesker eller organisationen, jo højere prioritet.

3. Tag den mest udfordrende opgave ud

Udsættelse er ikke et symptom på dovenskab, men undgåelse er det. Sandheden er, at du typisk undgår opgaver, du ikke vil udføre. Den tidligere administrerende direktør for Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, sagde engang, at han først ville tage den mest frygtede opgave ud, da han kom til kontoret.

Brian Tracy kaldte disse opgaver de frøer, du har brug for at spise. Det fjerner den nagende frygt, som lægger pres på dig, når du udsætter de nødvendige opgaver^[4]. Det er her, prioriteringsmatrixen kan hjælpe; spis Do frøer med det samme.Annoncering

Hvis du har brug for hjælp til at overvinde udsættelse, skal du tjekke ud denne artikel .

4. Ved hvad der er vigtigt for dig

Så længe du er i dette kosmos, vil du altid støde på forskellige valg, der kan være i modstrid med dine mål. For eksempel vil en fantastisk kampagne, der kræver overdreven rejse, isolere dig fra vigtige forhold. Hvis du ikke er prioritetsbevidst, kan du acceptere det, selvom din familie er din prioritet.

Derfor er det fornuftigt at identificere, hvad der er vigtigt for dig og at forberede dig på ikke at gå på kompromis med disse vigtige ting til øjeblikkelig glæde eller gevinst.

Yogi Berra skrev det på denne måde:

Hvis du ikke kender din destination, kan du ende et andet sted.

5. Fastlæg regelmæssig arbejdstid

YouTubes administrerende direktør Susan Wojcicki etablerede en regel om ikke at kontrollere hendes e-mails mellem kl. 18 og 21. Ifølge en CNN Business-rapport var hun den første kvinde, der anmodede om barselsorlov, da Google lige var startet. Hun prioriterer middagstid med sin familie på trods af at hun er administrerende direktør for YouTube^[5].

Er det muligt at skære tid til vores forhold og interesser uden for arbejdet?

Selvfølgelig, og det er derfor, du skal angive din arbejdstid. Denne tilgang giver dig mulighed for at forny dine energiniveauer til den næste opgave. Du vil også være i den bedste position til at overveje, da du ikke er i din sædvanlige arbejdszone.

6. Ved, hvornår du skal stoppe

Du kan nogle gange opnå alt på din liste. Når du har prioriteret din arbejdsbyrde og vurderet dine estimater, skal du fjerne de resterende opgaver fra din prioritetsliste og fokusere på dine mest presserende og vigtige opgaver.

Konklusion

Det er ikke nok til at få succes på arbejdet. Sørg for, at du skaber tid til din familie og et vigtigt forhold i dit liv.Annoncering

At komme i gang og finde tid kan være vanskelig, men med en vis øvelse i at bruge prioriteringsmatrixen finder du ud af, at du er mere produktiv og bedre i stand til at opdele din tid mellem de ting, der er vigtige for dig.

Flere tip til prioritering

• Sådan prioriteres du rigtigt på 10 minutter og arbejder 10X hurtigere
• Tilbage til det grundlæggende: Indstilling af prioriteter
• Sådan prioriteres arbejde, når alt synes vigtigt

Fremhævet fotokredit: William Iven via unsplash.com

Reference