3 TEKNIKKER TIL EFFEKTIV INDSTILLING AF PRIORITETER

Det er let i livets opstigning at blive en reaktor - at reagere på alt, hvad der kommer op, i det øjeblik det kommer op, og give det din udelte opmærksomhed, indtil den næste ting kommer op.

Dette er selvfølgelig en opskrift på galskab. Følelsen af tab af kontrol over, hvad du gør, og hvornår er nok til at køre dig over kanten, og hvis det ikke får dig, vil vraget af ufærdige projekter, du efterlader i dit kølvande, helt sikkert indhente dig.

At have en indbakke og behandle den på en systematisk måde kan hjælpe dig med at få noget af denne kontrol tilbage. Men når du først har behandlet din indbakke og angivet alle de opgaver, du har brug for for at få knækket på, skal du stadig finde ud af, hvad du skal gøre det næste øjeblik . Hvilke af disse opgaver bruges din tid bedst på, og hvilke kan vente?

Når vi ikke sætter prioriteter, har vi tendens til at følge den mindste modstands vej. (Og at følge den mindste modstands vej, som den afdøde, store Utah Phillips mindede os om, er det, der gør floden skæv!) Det vil sige, vi vælger og sorterer de ting, vi skal gøre, og arbejder på de nemmeste - efterlader de sværere og mindre sjove opgaver til et senere tidspunkt, der i mange tilfælde aldrig kommer - eller, værre, kommer lige før handlingen skal afsluttes og kaster os i en hvirvelvind af aktivitet, stress og beklagelse.

Derfor er det så vigtigt at prioritere.Annoncering

3 Effektiv tilgang til at indstille prioriteter

Der er tre grundlæggende tilgange til at sætte prioriteter, som hver sandsynligvis passer til forskellige slags personligheder. Den første er for udsættere, folk der udsætter ubehagelige opgaver. Det andet er for folk, der trives med præstation, som har brug for en strøm af små sejre for at komme igennem dagen. Og den tredje er for de mere analytiske typer, der har brug for at vide, at de arbejder på den objektivt mest vigtige ting i øjeblikket. I rækkefølge er de således:

1. Spis en frø

Der er et gammelt ordsprog om, at hvis du vågner om morgenen og spiser en levende frø, kan du gå igennem dagen og vide, at det værste, der muligvis kan ske for dig den dag, allerede er gået. Med andre ord kan dagen kun blive bedre!

Populær i Brian Tracys bog Spis den frø! , ideen her er, at du tackle den største, hårdeste og mindst tiltalende opgave første ting hver dag , så du kan komme igennem resten af dagen og vide, at det værste allerede er gået.

Når du har en fed gammel frø på din tallerken, skal du virkelig knæle ned. Et andet gammelt ordsprog siger, at når du skal spise en frø, skal du ikke bruge for meget tid på at se på den! Det lønner sig at huske dette, hvis du er den slags person, der udsætter ved at planlægge dit angreb og lægge dig op halvdelen af dagen. Bare åbn bredt og kvalt den frø, kammerat! Ellers vil du næsten helt sikkert tale dig selv ud af at gøre noget overhovedet.

2. Flyt store klipper

Måske er du ikke en udsætter så meget som en spillemand, en person, der fylder hende eller sin tid med at bekymre sig om små opgaver. Du har travlt travlt travlt hele tiden, men på en eller anden måde synes intet vigtigt nogensinde at blive gjort.Annoncering

Du har brug for visdom af syltetøjskrukke. Tag en syltetøjskrukke og fyld den op med sand. Prøv nu at lægge en håndfuld sten derinde. Du kan ikke, ikke? Der er ikke plads.

Hvis det er vigtigt at lægge stenene i krukken, skal du først sætte klipperne i. Fyld krukken med klipper, prøv nu at hælde nogle småsten i. Se hvordan de ruller ind og fylder den ledige plads? Kast nu et par håndfulde grus. Igen glider den lige ind i revnerne. Til sidst hæld lidt sand i.

For metaforisk handicappede er pickleburken al den tid, du har på en dag. Du kan udfylde det med meningsløse små travle arbejdsopgaver og ikke give plads til de store ting, eller du kan først gøre de store ting, derefter de mindre ting og endelig udfylde de ledige øjeblikke med de ubrugelige ting.

For at omsætte det i praksis sæt dig ned i aften, inden du går i seng og skriv de tre vigtigste opgaver, du har for at få gjort i morgen . Forsøg ikke at passe alt du har brug for, eller tror du har brug for, at gøre, bare de tre vigtigste.

Om morgenen skal du tage din liste ud og angribe den første Big Rock. Arbejd med det, indtil det er færdigt, eller du kan ikke gøre yderligere fremskridt. Gå derefter videre til det andet og derefter det tredje. Når du er færdig med dem alle, kan du starte med de små ting, vel vidende at du har gjort gode fremskridt med alle de store ting. Og hvis du ikke kommer til de små ting? Du får tilfredsheden med at vide, at du har gennemført tre store ting. I slutningen af dagen havde ingen nogensinde ønsket, at de havde brugt mere tid på at arrangere deres blyantskuffe i stedet for at skrive deres roman eller udskrive postetiketter i stedet for at lande en stor klient.Annoncering

3. Covey kvadranter

Hvis du bare ikke kan slappe af, medmindre du absolut ved, at du arbejder på det vigtigste, du kunne arbejde med på hvert øjeblik, Stephen Coveys kvadrantsystem som skrevet i De 7 vaner med meget effektive mennesker: Kraftige lektioner i personlig forandring kan være noget for dig.

Covey foreslår, at du deler et stykke papir i fire sektioner, tegner en linje på tværs og en linje fra top til bund. I hver af disse kvadranter lægger du dine opgaver efter, om de er:

Vigtigt og presserende
Vigtigt og ikke haster
Ikke vigtigt, men haster
Ikke vigtigt og ikke haster

Kvadrant III og IV ting er, hvor vi sætter os fast i det trivielle: telefonopkald, afbrydelser, møder (QIII) og travlt arbejde, skyder brisen og andre tidskrævende (QIV). Selvom nogle af disse ting muligvis har en social værdi, hvis de forstyrrer din evne til at gøre de ting, der er vigtige for dig, skal de gå.

Kvadrant I og II er de opgaver, der er vigtige for os. QI er kriser, forestående deadlines og andet arbejde, der skal udføres lige nu eller der vil ske forfærdelige ting. Hvis du virkelig er på toppen af din tidsstyring, kan du minimere Q1-opgaver, men du kan aldrig fjerne dem - en bilulykke, nogen bliver syg, en naturkatastrofe, alt dette kræver øjeblikkelig handling og er sjældent planlagt til.Annoncering

Du vil gerne bruge så meget tid som muligt i Quadrant II og tilslutte opgaver, der er vigtige med masser af tid til virkelig at komme ind i dem og gøre det bedst mulige job. Dette er de ting, som QIII- og QIV-tingene tager tid væk fra, så efter at du har planlagt dine opgaver på Covey-kvadrantgitteret, i henhold til din egen følelse af hvad der er vigtigt og hvad der ikke er, skal du arbejde så meget som muligt på genstande i Quadrant II (og Quadrant I-opgaver, når de opstår).

At kende dig

Brug lidt tid på at prøve hver af disse tilgange til størrelse. Det er svært at sige, hvad der kan fungere bedst for en given person - hvad der passer til en som en handske vil være for bindende og begrænsende for en anden og for løs og ustruktureret til en tredjedel. Du finder ud af, at du også skal bruge lidt tid på at finde ud af, hvad der gør noget vigtigt til dig - hvilke mål er dine handlinger beregnet til at bevæge dig mod.

I sidste ende er prioritering en øvelse i selvkendskab. Du er nødt til at vide, hvilke opgaver du vil behandle som en fornøjelse, og hvilke som tortur, hvilke opgaver der fører til dine mål, og hvilke der fører dig på afveje, eller i bedste fald har du snurret hjulene og går ingen steder.

Disse tre er de mest kendte og mest testede strategier derude, men måske har du en anden idé, du gerne vil dele? Fortæl os, hvordan du sætter dine prioriteter i kommentarerne.