Du ville tro, at en indledning af en besked, som den kan vedrøre, er en sikker indsats, men du kan blive overrasket over at lære, hvad disse ord virkelig formidler til din læser - og det er ikke alle gode nyheder.

Undgå generiske formaliteter for enhver pris.

Det har været almindelig praksis at bruge formelle, ikke-identificerende hilsener ved en række lejligheder, lige fra CV'er og følgebrev til adressering af potentielle kunder til skrivning af forretningsbreve og derover. Der plejede at være en god grund til det: Folk, der skrev denne type kommunikation, sendte dem typisk enten massevis eller havde ikke nok information om modtageren til rådighed.

Men tiderne har ændret sig.

Da markedsføring og kommunikation er skiftet til en mere personlig tilgang kombineret med den forskningsbistand, som internettet nu giver, er der simpelthen ikke en god begrundelse for at bruge den samme gamle, som den måske vedrører segue. (Den gamle kære herre eller fru er lige så forfærdelig.)

Generisk formel hilsen gør folk urolige.

Brug af en formel tone som dine indledende ord er blevet en sådan tradition, at folk næsten kan forudse, hvad disse ord vil sige uden at skulle læse dem.Annoncering

Selvom du måske ikke ved nøjagtigt, hvem du taler til, er det ikke en hjælp at bruge en generel formel hilsen til at hjælpe dit brev med at skille sig ud fra andre. Det er kedeligt, det er banalt, og det er kedeligt. Din åbningslinje er din chance for at sætte tonen for hele dit brev, og hvis du vælger det grundlæggende, som det måtte vedrøre, vil læseren også forvente, at resten af ​​dit brev skal være mere end grundlæggende.

Manglen på differentiering skaber et andet problem.

Hvad du måske betragter som et sikkerhedsnet (da du bestemt ikke vil antage et køn, jobtitel eller ægteskabelig status), giver det generiske, som det måske vedrører, faktisk læseren, at du ikke har nogen anelse om, hvem du vedrører. Med andre ord fortæller det straks læseren, at du er ude af kontakt med dit tiltænkte publikum.

Hvis du vil markedsføre dig selv eller etablere et forhold, skal du have en bedre idé om, hvem du markedsfører til. Indrømmet, at du måske ikke altid har et tilgængeligt navn, og det er okay. Men du kan lære mere om deres virksomhedskultur, hvilket kan give dig ideer på bedre måder til at adressere din tiltænkte modtager.

For eksempel kan en sjov, livlig virksomhedskultur måske svare på en lige så sjov hilsen, såsom Hej der, [fornavn]!

I tvivlstilfælde kan du lave lidt research online for at få et navn eller ringe til firmaet og bede om oplysningerne direkte.Annoncering

At synes bag tiden er et problem i sig selv.

Uanset om du sælger et produkt til din virksomhed eller sælger dig selv til en jobmulighed, vil folk arbejde sammen med andre, der er i nuet, mennesker, der kan (og har) tilpasset de hurtige ændringer i branchen. Tænk over det: bruger du stadig en roterende hjemmetelefon, opkalds internetforbindelse og et fotoudviklingslaboratorium? Ingen? Så hvorfor ville du vælge et arkaisk udtryk som dit første indtryk, især når der er bedre muligheder derude?

Kort sagt, ved at bruge gamle sætninger kan få dig til at virke dateret, statisk og på nogle måder forældet. Og det er ikke de kvaliteter, du vil forbinde dig med, hvis du sigter mod at få det, du forventer, ud af din kommunikation.

Er det nogensinde okay at bruge til hvem det kan vedrøre?

Selv om der er så mange bedre, mere moderne og mere effektive muligheder, eksisterer der stadig et eller to scenarier, hvor den klassiske, som det kan vedrøre, kan være relevant.

Og det afhænger af, om brevet er til et bestemt formål.

Overvej, om du bad nogen om et henstillingsbrev, du kunne bruge til at præsentere for potentielle arbejdsgivere. I dette tilfælde ville personen skrive et brev, ikke til nogen særlig, og du ville præsentere brevet efter behov. Den person, der skriver brevet, har ingen intentioner om at etablere et forhold til de tilsigtede modtagere og kan bruge en formel hilsen til at dække eventuelle scenarier.Annoncering

Det ville dog være bedre, hvis du kunne få en redigerbar kopi af henstillingsbrevet og hver gang rette det specifikt til de personer, der anmodede om det, men den formelle mulighed her er ikke helt forkert.

Der er alternativer til vage, alt for brugte formelle hilsener.

Den måde, du henvender dig til din læser på, er den første ting, de vil læse og kan angive tonen for resten af ​​dit indhold. Hvis du vil fange deres opmærksomhed og øge dine chancer for, at de læser helt til bunden, skal du se på nogle af disse alternative hilsener:

Job ansøning

Som jobansøger har du kun få sekunder til at gøre et markant indtryk. Når det er sagt, vil generisk ordlyd aldrig placere dig øverst på tilbagekaldsbunken. Prøv i stedet disse sætninger i dit næste følgebrev:

• Kære ansættelsesleder,
• Hej [fornavn på rekrutterer],
• Hilsner, [afdelingens eller virksomhedens navn]!
• Kære [Fornavn på rekrutterer],

Forretningsbrev

Når du vil fange øjnene for en potentiel klient, vil du have, at klienten skal føle, at du kender dem eller mindst ved noget om dem. Forretning handler om at opbygge relationer, og disse forhold eksisterer ikke, medmindre du gør en indsats for at lære de mennesker, du målretter mod, at kende. Prøv i stedet at adressere dine potentielle kunder på denne måde:

• Hej [fornavn],
• Hej, [firma] [afdeling] team!
• Hej [firma]!

E-mail til potentiel klient

Hvis du kun vælger at undgå den frygtede generiske åbningslinje i en type kommunikation, skal det være e-mails. Din e-mail har en større chance for at blive åbnet, hvis du kan personalisere den til modtageren. For at gøre dette skal du inkludere deres navn i emnelinjen såvel som i hilsenen.Annoncering

Hvis du sender en e-mail til en enkelt-indbakke (ikke en generisk som kundeservice@virksomhed.com), skal din hilsen afspejle, at den er til en person, ikke en potentiel gruppe:

• Hej [fornavn],
• Kære ansættelsesleder,

Men hvis du mailer til en indbakke, der muligvis overvåges af flere brugere, kan du adressere din kommunikation for at afspejle en gruppe:

• Hej [firma] rekrutteringsteam,
• Hilsen, [firma] marketingafdeling!

Husk, bare fordi du ser For hvem det kan vedrøre forretningskommunikation, betyder det ikke, at det er den bedste løsning. Vær ikke bange for at prøve noget andet.