Uanset hvor organiseret du er, hvor sammen dit system er, hvor forsigtig du er med at behandle din indbakke, oprette en opgaveliste og arbejde med din kalender, hvis du ikke stopper af og til for at se på det store billede, bliver du overvældet . Du ender simpelthen svarer til det, der kastes mod dig, i stedet for proaktivt skaber forholdene i dit liv.

Næsten enhver produktivitetsekspert anbefaler en form for gennemgang, hvad enten det er en formel proces, du går igennem (som David Allen anbefaler) eller blot et par minutter af mig tid til at tænke over, hvor du er. Selvom der ikke er noget magisk ved ugen som en tidsenhed, at gøre en sådan anmeldelse ugentligt synes at fungere bedst - det er en tidsperiode, der er meget dybt indgroet i os som planlægningsenhed.Annoncering

Selvom der er mange variationer på anmeldelsestemaet. den grundlæggende idé er den samme uanset hvilket system du kigger på. En ugentlig gennemgang koger ned til tre spørgsmål:

1. Hvad skal jeg gøre i den kommende uge?
2. Hvad laver jeg forkert, der skal løses?
3. Hvilke nye ting skal jeg gøre for at tage mit liv i den retning, jeg ønsker, at det skal gå?

Forbereder sig på din anmeldelse

Mens nogle mennesker formår at gøre det ok ved at foretage deres anmeldelse, når de finder tid, vil det for de fleste være meget mere frugtbart at have en dedikeret tid til en anmeldelse hver uge. Det skal være en vane, en regelmæssig aftale, du holder med dig selv.

• Planlæg din ugentlige gennemgang i din kalender. Tillad dig selv mindst en time, helst to.
• Afslut alt dit arbejde inden gennemgangen starter.
• Bliv komfortabel. Du vil muligvis gå et sted, du ikke forbinder med arbejde.
• Tag 5-10 minutters stille tid. Meditér, doodle eller bare stirre på hovedet - uanset hvad der kræves for at sætte en buffer mellem dig og dine daglige ting.
• Har noget at skrive i / på.
• Sørg for, at du ikke bliver forstyrret. Dette er din tid!

GTD ugentlige gennemgang

Jeg har allerede skrevet en ret grundig oversigt over den ugentlige gennemgang som defineret af David Allen, så jeg begynder med at gentage, hvad jeg sagde der. Ifølge Allen skal en ugentlig gennemgang bestå af følgende trin:Annoncering

1. Saml alle dine løse papirer og læg dem i din indbakke til behandling.
2. Behandle dine noter at samle alle handlingsposter, aftaler, nye projekter osv.
3. Gennemgå dine tidligere kalenderdata for at minde dig om eventuelle ideer, opgaver osv., som du muligvis ikke har fanget på det tidspunkt.
4. Gennemgå din kommende kalender for at se om der er nye handlinger, du skal føje til dine lister.
5. Tøm dit hoved. Skriv ned alt, hvad du lige nu har i tankerne eller fanger din opmærksomhed.
6. Gennemgå dine projektlister for at bestemme hvert projekts status, og hvis der er nogen handlinger, du skal tage for at bevæge hvert af dem fremad.
7. Gennemgå dine næste handlingslister. Få dem opdateret ved at markere de handlinger, du allerede har gennemført. Brug afsluttede handlinger som udløsere for at minde dig om yderligere trin, du skal tage, ikke for at en handling er udført.
8. Gennemgang venter på lister. Tilføj passende opfølgninger på dine handlingslister. Marker alt, hvad du allerede har modtaget.
9. Gennemgå alle relevante tjeklister.
10. Gennemgå din liste over en dag / måske og beslut om der er noget, du er klar til at flytte til din liste over aktive projekter.
11. Gennemgå dine projektsupportfiler for at sikre dig, at du ikke har gået glip af nye handlinger, du skal tage.
12. Vær kreativ og modig. Dette er den sværeste og dårligst beskrevne del af processen i Allens bøger, som er for dårlig, da det er her, magien sker. Efter at have ryddet sindet for alt, hvad du skal gøre i øjeblikket, skal du tage dig tid til at drømme nye ideer - risikable, kreative osv. I det væsentlige en brainstorming i fri form omkring emnet hvad kunne jeg lave?

Disse trin følger et tretrinsformat:

1. Bliv klar: Bind eventuelle løse ender fra ugen før, så du kan vende blikket mod fremtiden.
2. Bliv opdateret: Planlæg de trin, du skal tage i løbet af den næste uge for at fremme de projekter, du i øjeblikket arbejder på.
3. Bliv kreativ: Tænk over og begynd at planlægge ting, du kan gøre for at flytte dit liv i en ny retning eller for at komme dig forbi dit nuværende niveau.

Endnu en gang med den ugentlige gennemgang

Jeg foretrækker at tænke på min ugentlige gennemgang som et sæt spørgsmål, der skal besvares, snarere end et sæt trin til at svirre igennem. Mens jeg stadig forsøger at foretage en anmeldelse ugentligt (hver anden uge synes dog at være mere praktisk for mig), laver jeg også et par mini-anmeldelser efterhånden som tiden tillader det mellem fuld anmeldelser.

En mini-gennemgang består af kun et par spørgsmål:Annoncering

1. Hvad skal jeg arbejde på de næste par dage?
2. Hvilke deadlines har jeg op?
3. Er der nye projekter, jeg har tid til at begynde at arbejde på?

Jeg gør dette med min Moleskine foran mig og lister opgaver, som jeg tænker igennem hvert af disse spørgsmål. (Senere overfører jeg dem til mit opgavestyringssystem - en mini-gennemgang er for mig en slags fangst snarere end behandling.)

Pointen med mini-gennemgangen er bare at sikre, at jeg holder mig på sporet og ikke lader noget vigtigt falde igennem revnerne. Når jeg sætter mig ned for at foretage en komplet gennemgang, er jeg mere bekymret over den måde, mit liv går generelt på. Den fulde gennemgang består af disse spørgsmål:

1. Hvad skal jeg arbejde på de næste par dage?
2. Hvilke deadlines har jeg op?
3. Er der nye projekter, jeg har tid til at begynde at arbejde på?
4. Hvad gik galt den sidste uge? Hvilke lektioner kan jeg lære af det?
5. Hvad gik lige den sidste uge? Hvordan kan jeg sikre mig, at mere af dette sker?
6. Hvor godt holder jeg op med alle mine pligter og forpligtelser?
7. Hvad kommer der, som jeg skal være forberedt på?
8. Hvilken slags hjælp har jeg brug for?
9. Bidrager alt, hvad jeg laver, til mit fremskridt mod mine mål? Hvad kan jeg gøre ved de ting, der ikke er?
10. Er jeg tilfreds med, hvor jeg er? Hvad vil jeg ændre?
11. Hvad er mine mål for den næste uge? Måned? 90 dage?

Jeg kan godt lide spørgsmål / svarformat bedre end Allen trin for trin, fordi a) Jeg gør de fleste af de praktiske ting på en daglig basis alligevel, og b) Jeg kan godt lide, at fokus på (de fleste af) disse spørgsmål er mig, snarere end mine ting.Annoncering

Det er trods alt meningen med anmeldelsen - ikke for at holde trit med de ting, du skal gøre, men at tjekke ind med dig selv. Og det er vigtigt - vi har tendens til at modstå at se for tæt på os selv, hvad enten det føles egoistisk eller narcissistisk, eller fordi vi er bange for, hvad vi finder, hvis vi ser for tæt på .

Hvis det lyder for grødet for dig, har du sandsynligvis brug for det mere end de fleste. For som jeg fortsætter med at sige, er pointen med al denne produktivitetssag ikke at få mere gjort. Det er for at leve et bedre liv.