Evnen til at delegere er et af kendetegnene for en succesrig leder. Delegation er en af ​​de bedste ledelsesværktøjer for at øge medarbejdermoral, jobtilfredshed, tillid mellem teammedlemmer og leder og virksomhedens bundlinje. Det hjælper også med tidsstyring.

Mens effektive delegeringsteknikker sjældent undervises, er den gode nyhed, at delegering er en færdighed som enhver anden, der kan erhverves.

Indholdsfortegnelse

1. Hvad er delegation?
2. Hvordan forbedrer delegationen teamledelsen?
3. Sådan delegeres korrekt
4. At vide, hvad der skal og ikke bør delegeres
   • Hvad der skal delegeres
   • Hvad der ikke bør delegeres
5. Konklusion
6. Flere tip om delegering af opgaver

Hvad er delegation?

Delegation kan defineres som handlingen med bemyndigelse til at handle for en anden.^[1]Med denne skænkede magt er en person, normalt en underordnet, i stand til at udføre specifikke aktiviteter (normalt givet af en leder eller vejleder). Delegation er et ledelsesværktøj designet til at øge effektiviteten i en organisation.^[to]Det giver mulighed for, at organisationens mål opdeles i opgaver og tildeles det teammedlem, der er bedst egnet til opgaven. Når det er sagt, er de fleste iværksættere og ledere notorisk dårlige til at delegere. Men hvorfor?

Som tidligere nævnt lærer de fleste organisationer ikke deres ledere, hvordan man delegerer. Der er dog en række andre grunde til, at ledere tøver med at delegere, herunder:

De tror på, at ingen kan udføre jobbet så godt som de kan

Ledere skal delegere, fordi deres ansvar er at føre tilsyn med medarbejderne. De kan ikke og bør ikke udføre alt arbejdet selv. En leders job er at guide, motivere og føre tilsyn med deres teammedlemmer for at nå et mål.

De synes, det tager for meget tid at træne nogen

En del af vejledningen og motivationen af ​​teammedlemmer inkluderer træning. Ja, det tager ekstra tid at træne en medarbejder i en ny opgave, men du skal tænke på det som en investering. Forestil dig, at det tager en ekstra time om dagen at træne nogen til at udføre en opgave, og at træningen varer en uge. Det er fem ekstra timer brugt på at udføre opgaven. Men efter de første fem dage af medarbejderen, der udfører opgaven, har du frigjort fem timer om ugen til at afsætte til andre problemer.

Der er mangel på tillid til medarbejdernes motivation

En anden del af en leders job er at udvikle deres medarbejderes evner for at identificere fremtidige ledere samt opdage deres styrker og svagheder. Uden delegation ved du aldrig det motivationsniveau, dine medarbejdere har.

De vil gøre sig uundværlige

Hvis du er bekymret for at gøre dig selv uundværlig, bør du ikke være det. Du er uundværlig. Gode ​​ledere og ledere er notorisk vanskelige at komme forbi, og det er naturligvis uundværligt for organisationer. Hvis du har en ledende stilling og er bekymret for dit job, skal du lære at blive en bedre leder.

De nyder at gøre arbejdet selv

Mens mange mennesker nyder at udføre arbejdet selv, kan de godt lide den kreative proces eller bare ideen om, at de kan kontrollere resultatet og tage æren for det. Det er ikke en lederjob.

Du skal være villig til at opgive kontrol, acceptere at andre mennesker har forskellige (og nogle gange bedre) måder at gøre ting på og acceptere din rolle som facilitator eller tilsynsmand.Annoncering

De føler sig dårlige ved at give mere arbejde til et overbelastet personale

At føle, at dit personale er overbelastet eller overarbejdet, er ret almindeligt for en leder. Hvis du giver teammedlemmer mere at gøre, kan det føles som om du bare laver mere arbejde på dem. Når det er gjort rigtigt (mere om det senere), kan delegation dog øge deres motivation og jobtilfredshed.

Nu hvor vi har besvaret spørgsmålet om, hvad der er delegation, skal vi gå videre til anden del af spørgsmålet:

Hvordan forbedrer delegationen teamledelsen?

Effektiv delegering er en af ​​de vigtigste ledelsesmæssige færdigheder, du kan have. Fordelene ved korrekt delegering går dybere end den øgede produktivitet. Disse effekter kan ses i:

Større tillid mellem leder og medarbejder

Når du giver en medarbejder autoritet og autonomi til at udføre en opgave, antydes det, at du stoler på dem for at få det gjort. Det siger også, at du synes, at de er kompetente nok til at håndtere opgaven. Dette udtryk for tillid og tillid bygger et bånd mellem vejleder og underordnet.

Stigning i jobtilfredshed

Delegering af opgaver eller opgaver til dine teammedlemmer giver dem mulighed for at tage ejerskab og være stolte af deres arbejde. Ingen ønsker at blive betragtet som en tandhjul i maskinen og udfører et job, som nogen kunne udføre. At give dem ansvaret og autoriteten til at få arbejdet gjort vil gå langt i retning af at hjælpe dem med at være stolte af deres arbejde.

Øget motivation

Ved at uddelegere opgaver til de relevante medarbejdere får de ejerskab af resultatet. Dette er deres chance for at skinne. Alle ønsker ros fra chefen, og det er stor motivation at vide, at det resultat, de kommer med, vil blive vurderet som en afspejling af sig selv.

Mere tid til andre vigtige aktiviteter

Ligesom en skibskaptajn vurderer ledere forholdene, planlægger kursen og styrer skibet. De springer måske ind, når der er en mand nede, men deres hovedopgave er at bekymre sig om det store billede. Lad dit besætning bekymre sig om at padle, og du skal bare sørge for at de går i den rigtige retning.

På denne måde kan du frigøre tid til at deltage i vigtigere aktiviteter.

Udvikling af nye færdigheder i dine teammedlemmer

En del af enhver leders job er at hjælpe dine medarbejdere med at lære og vokse. Efterhånden som medarbejderne bliver perfekte og tilføjer deres færdigheder, bliver de mere værdifulde for virksomheden og branchen som helhed. Dette er en del af deres karriereudvikling. Det gør også dit team meget mere fleksibelt.

Fantastisk evalueringsværktøj

Som leder er en del af dit job at identificere de bedste spillere og dem, der er værd at promovere. Du bør også overveje, hvem der skal erstatte dig, når du bliver forfremmet. Ved at uddelegere ansvar til dine medarbejdere er du i en god position til at se, hvem der tager tyren ved hornene, og hvem der kun gør det absolutte minimum.Annoncering

Samlet set kan de positive virkninger af delegering have en synergistisk effekt på en organisations effektivitet, produktivitet og rentabilitet.

Sådan delegeres korrekt

Vi har talt om, hvad delegation er og fordelene deraf, men hvordan kan du være en effektiv delegator og høste de fordele, vi diskuterede? Her er nogle effektive delegeringsteknikker, der hjælper dig med at komme i gang.

1. Start fra resultatet, og flyt baglæns

Når du delegerer et nyt ansvar til en medarbejder, skal du starte med at forklare, hvordan resultatet skal se ud. For eksempel: Jeg har ansvaret for X, og formålet med X er at få ABC konverteret til DEF inden for to uger og for under $ 100. Dette er en måde at sætte målet uden at fortælle dem, hvordan de skal nå det.

2. Giv dine medarbejdere autonomi

Dette kan være svært for ledere, men du skal prøve at træde tilbage og erkende, at der er mange forskellige måder at løse et problem på. Ved at lade dem finde ud af deres egen måde at gøre det på, vil de lære, og der vil ofte være et bedre resultat.

3. Giv dem autoriteten til at gøre, hvad du beder om

Dette er meget vigtigt! At uddelegere ansvaret for en opgave uden at give dem den nødvendige myndighed til at gennemføre den er egentlig bare at dumpe mere arbejde på en medarbejder. I stedet for at øge motivation og jobtilfredshed skaber du vrede og vrede.

4. Match deres personlighed og dygtighedssæt

Giv ikke en introvert opgaven med at køre et møde. På samme måde må du ikke placere den ekstrovert, der har ansvaret for regnskab. Du skal have en god idé om, hvem dine medarbejdere er, og hvilke færdigheder de besidder. Delegere den rigtige opgave til den rigtige person.

5. Sørg for, at de har de rigtige ressourcer

Sørg for, at de mennesker, du delegerer, har tid, penge, uddannelse, forsyninger, arbejdsplads og hjælp fra andre til at få arbejdet gjort. Hvis de ikke gør det, er fiasko ikke på dem, det er på dig.

6. Supervise, Don't Micromanage

Den bedste måde at gøre dette på er at etablere en tidslinje med regelmæssige indtjekninger. Dette giver medarbejderens autonomi, mens den stadig holdes ansvarlig for projektet fremad. Det giver også medarbejderen mulighed for at stille spørgsmål og modtage input med regelmæssige planlagte intervaller.

7. Opret et motiverende miljø

De mest succesrige delegatorer er dem, der ved, hvornår de skal være cheerleader eller coach, og hvornår de skal træde ind eller træde tilbage. De er også der for fejre succeserne .

8. Vær tolerant over for fejl

Du får aldrig innovation uden risikotagning, og du kan ikke have risikotagning uden fejl. Vær tolerant og brug fejl som et læringsredskab, ikke som noget at være bange for.Annoncering

Indtil videre har vi beskæftiget os med delegationens hvad, hvorfor og hvordan, men hvordan beslutter vi, hvilke opgaver der skal delegeres?

At vide, hvad der skal og ikke bør delegeres

Der er et par forskellige tanker om dette emne, en opfattelse er, att et bestemt punkt skal alt, hvad der kan delegeres, være; med sjælden undtagelse.

Hvad der skal delegeres

Foretag en revision ved hjælp af de seks T'er for at bestemme, hvilke opgaver der giver mest mening at aflaste.^[3]

1. Lille

Dette er opgaver, der er så små, at de virker ubetydelige at tackle, men de tilføjes. De er aldrig vigtige eller presserende, og selvom de kun tager et par minutter, ender de med at tage dig ud af strømmen af ​​mere strategisk arbejde. For eksempel at registrere sig til en konference eller begivenhed, føje den til din kalender og booke hotel og fly - på egen hånd kan hver af disse ting måske ikke tage meget tid, men samlet set tilføjes de alle sammen.

2. Kedelig

Opgaver, der er relativt enkle, er sandsynligvis ikke den bedste brug af din tid. Meget enkle opgaver kan (og bør) håndteres af andre end dig.

For eksempel er manuel indtastning af en liste over 100 emner i et regneark og farvekodning eller opdatering af KPI'erne i dit præsentationsdæk alle enkle opgaver, der kan afleveres.

3. Tidskrævende

Dette er opgaver, der, selvom de kan være vigtige og endda noget komplekse, er tidskrævende og ikke kræver, at du foretager de første 80% af forskningen. Du kan let træde ind, når opgaven er 80% færdig, og give godkendelse, tilsyn og / eller vejledning til de næste trin.

4. Underviselig

Disse opgaver, selvom de ser ud til at være komplicerede i starten, kan oversættes til et system og sendes videre, hvor du stadig leverer kvalitetskontrol og endelig godkendelse.

For eksempel kan det være en god måde at frigøre tid til dig selv at lære en af ​​dine direkte rapporter, hvordan du tegner præsentationsbunken til det månedlige all-hands-møde, og endda hvordan man kan være den, der leverer disse opdateringer til teamet.

5. Frygtelig kl

Opgaver, der falder inden for et område, hvor du føler dig ikke udstyret, bør generelt videregives til nogen med styrker i dette område. For eksempel, hvis du ikke er sikker på, hvordan du organiserer det visuelle design af disse PowerPoint-dias til teammødet, vil nogen på dit team sandsynligvis være i stand til at træde ind.Annoncering

6. Tidsfølsom

Dette er opgaver, der er tidsfølsomme, men konkurrerer med andre prioriteter. Der er ikke nok tid til at gøre dem alle på én gang, så du delegerer en vigtig og tidsfølsom opgave, der kan udføres parallelt med dine andre projektbaserede deadlines.

For eksempel kan det tage meget tid at lade din iPad være på flyet efter en flyvning og arbejde på at gendanne den, før den forsvinder helt i lufthavnen mistet og fundet afgrund ved at ringe til kundeservice dagligt og kan delegeres til en underordnet.

Hvad der ikke bør delegeres

I modsætning til ovenstående er der nogle opgaver, der aldrig bør delegeres og altid skal forblive som lederens ansvar. Nogle af disse inkluderer:

Virksomhedens vision og missionserklæringer

Disse spiller en vigtig rolle i virksomhedens omdømme og bør tages så alvorligt som muligt. Derfor er ansvaret for skaber disse skal altid ligge hos en manager eller anden virksomhedsleder.

Ansættelsesbeslutninger

For mange ledere er afhængige af eksterne agenturer for deres ansættelsesbeslutninger. Mens færdigheder er vigtige, er det lige så vigtigt at evaluere, hvordan en medarbejder passer ind i virksomhedskulturen, og dette gøres bedst ansigt til ansigt.

Ombordstigning af medarbejdere

Det er vigtigt for ledere at tage en aktiv rolle i at få nye medarbejdere til at føle sig velkomne. De skal altid være tilgængelige og tilgængelige for nye medarbejdere.

Disciplin

At give disciplinæropgaver til en administrativ assistent eller HR er ofte et tegn på dårlige ledelsesmæssige færdigheder. Ledere kan generelt få mere respekt fra medarbejderne ved selv at håndtere dette.

Ydelsesanmeldelser

At få medarbejdere til at foretage deres egne anmeldelser og bare underskrive dem er en bjørnetjeneste for alle involverede. Ledere bør være personligt involveret i denne proces for at få mest muligt ud af det.

Konklusion

Ved første øjekast kan delegation virke som flere problemer, end det er værd. Når det gøres ordentligt, kompenserer omfanget, bredden og kvaliteten af ​​arbejdet mere end nogen ulempe.

Du vil blive forbløffet over, hvad der sker, når du arrangerer arbejdsbyrden, så du kun kan fokusere på de opgaver, der har de højeste prioriteter, mens andre arbejder på meningsfulde og udfordrende opgaver.Annoncering

Ved at implementere den praksis, vi har talt om her, vil du være i stand til at delegere de rigtige projekter til de rigtige mennesker på den rigtige måde, og det er en opskrift på succes.

Flere tip om delegering af opgaver

• Sådan delegeres opgaver effektivt (trin-for-trin guide)
• Delegering af arbejde: Hvad skal delegeres, og hvad ikke?
• Betydningen af ​​at delegere lederskab (og hvordan man korrekt delegeres)

Fremhævet fotokredit: CoWomen via unsplash.com

Reference