Vi har alle de samme 24 timer om dagen at arbejde med, men hvordan presser du mest ud af den tid for at få realtidsbesparende resultater?

Det handler ikke om at arbejde hårdere, da det kun kommer så langt, det er hvordan du planlægger og strukturerer din tid og derefter hvordan du maksimerer den tid, du har planlagt.

Nøglen til disse tidsstyringstips er ikke at gøre dem en gang, men gentage dem igen og igen, indtil de bliver vaner. Dette er, når de omkringliggende tror, ​​at du har mere end 24 timer om dagen.

1. Planlæg din uge, når du er mest organiseret

Et af de vigtigste tips til tidsstyring er planlægning af din uge.

At udføre denne opgave på samme tid hver uge skaber ikke kun en tidsbesparende vane, men kan have en positiv indvirkning på din tankegang og velbefindende.

Lad mig forklare.

Ved at planlægge din uge giver du dig selv et antal små positive løfter. Hver gang du leverer og holder disse løfter, vokser din selvtillid, og du vil føle dig bedre med dig selv, når du bliver mere færdig.

Denne tilgang sparer dig tid, når du laver planlægningen, når du er i en fokuseret sindstilstand, når du planlægger, hvad der er vigtigt for dig. I løbet af ugen er du så mindre fristet til at gøre noget andet under en af ​​de forud planlagte slots, da du kan minde dig selv om, at jeg planlagde det af en grund.

Så planlæg din uge, og hold de løfter, du har givet dig selv, for at se realtidsbesparende resultater.

2. Planlæg den følgende arbejdsdag til en afslappet aften

Hvis du kæmper med lukning efter arbejdsdagen, hjælper denne tilgang med at slappe af i dit sind og lader dig nyde din aften uden at skulle bekymre dig om arbejde.

Alt hvad du behøver er 5-10 minutter hver dag og en notesblok. Det er hurtigt og har betydelige fordele for, hvordan du styrer din tid.

I slutningen af ​​hver dag skal du skrive omkring ti opgaver, du vil udføre den næste dag.

Vælg derefter en af ​​de opgaver, du skal udføre, uanset hvad og markér den med en H for høj .

Tilføj derefter M'er til medium til omkring fem opgaver. Det er de opgaver, du skal udføre, men hvis du ikke kan afslutte dem alle, kan det håndteres.

De resterende opgaver markeres med et 'L' for lav . Disse er rart at have, plus de skal være lette opgaver.

Med dine planlagte opgaver næste dag, kan du forlade arbejdet med alle de nagende opgaver i dit hoved nedskrevet og klar til at tackle den næste dag.Annoncering

3. Styr din dag, så den ikke styrer dig

Planlægning af din dag er det mest effektive tip til tidsstyring, du kan gøre. Det giver dig mulighed for at kontrollere din dag i stedet for at lade dagen kontrollere dig.

Denne tilgang er ligetil, plus den har fleksibiliteten til, når din arbejdsdag ikke går som planlagt.

Tag en blyant og notesblok!

I din notesblok opdeles dagen i segmenter på 30 minutter, 09:30, 10:00 osv. Tilføj dem linje for linje med en linje eller to imellem hver.

Se nu på din arbejdsdagbog og tilføj alt, hvad der er løst som møder.

Dernæst skal du tage dine slutopgaver med høj prioritet og tilføje disse til dine segmenter på 30 minutter.

Hvis du stadig har ledige tidsspor, skal du ikke lade dem være tomme.

Hvis du kæmper for motivation en morgen, så prøv dette:

Vælg nogle nemme, hurtige opgaver, og få dem udført først. Bare rolig, hvis du udsætter sværere opgaver. Hvis du udfører nemme opgaver først, får du fart og den rette tankegang for derefter at tackle de hårde ting.

4. Administrer distraherende kolleger klogt

Det betyder ikke noget, hvor godt du planlægger din uge, dag eller endda den næste time, hvis du konstant distraheres. Distraktioner resulterer i tab af fokus og er døren til udsættelse.

Dette tip til tidsstyring handler om at skabe det rigtige arbejdsmiljø, så du kan maksimere den tid, du har til at være så produktiv som muligt.

Nir Eyals bog Udeladelig forklarer, at hvis du ønsker at blive virkelig produktiv, skal du blive uforgængelig. En af de største distraktioner på arbejdspladsen er ofte vores arbejdskolleger.

For de kolleger, der distraherer dig mest, skal du bare spørge dem i starten af ​​hver dag, er der noget, de har brug for fra dig? Ved at gøre dette får du dem til at planlægge, uden at de er klar over det, men det er på dine vilkår. Dette reducerer chancerne for en tilfældig anmodning senere på dagen.

5. Håndter e-mails på dine vilkår

Til tider kan det føles som et fuldtidsjob at administrere din indbakke. Du kan også falde i fælden med at føle, at du har gjort meget, fordi du sendte masser af e-mails eller kom til den mystiske indbakke nul!

Selvom det kan være tilfredsstillende at sende et par e-mails, er problemet, at e-mails også bruges som en form for udsættelse, da de er en let tilbagevendende opgave, når du ikke har lyst til at arbejde på noget hårdt.

Så hvad gør du for at stoppe disse distraktioner og reducere stress forårsaget af e-mail?Annoncering

Du planlægger, hvornår du vil læse og svare på dine e-mails, så du har kontrol.

En undersøgelse ved University of British Columbia afslørede, at du kun bør kontrollere dine e-mails tre gange om dagen og dermed reducere stress.^[1]

Så i starten af ​​hver dag skal du planlægge, hvornår du tjekker din e-mail. Hvor ofte du tjekker din e-mail afhænger af dit job, men mindre er mere og ideelt set ikke mere end tre.

Denne tilgang holder dig stadig i kontrol over din indbakke, men du gør det på et tidspunkt, der fungerer for dig.

6. Fjern elektroniske distraktioner, og bliv til stede

Hvor mange gange på arbejde ser du nogen distraheret af en meddelelse på deres mobil eller bærbare computer?

Meddelelser fra mobiltelefoner og bærbare computere distraherer os hver dag, men de er også blevet en acceptabel distraktion.

I de fleste job behøver du ikke reagere straks på en underretning, selv når vi føler, at vi har brug for det. Det er en vane, der er skabt af teknologi.

Det behøver ikke at være sådan.

Gå gennem alle dine meddelelsesindstillinger på din mobil og bærbare computer, og lad kun de kritiske være aktiveret. I de fleste tilfælde bør dette kun være telefonopkald.

Ved at slå disse meddelelser fra, tjekker du derefter e-mails, messenger osv. På de tidspunkter, der fungerer for dig, ikke når de ankommer.

Du kan også slå antallet af numre fra, der vises på mobil- og desktop-apps. Du behøver ikke at vide, hvor mange e-mails du har i din indbakke ad gangen, især hvis du har planlagt, hvornår du vil tjekke dine e-mails.

Hvis du lader denne badge-funktion være aktiveret, skaber den en nagende distraktion, der tager dig væk fra dit arbejde og påvirker din tid.

Prøv det i et par dage, og se den positive indvirkning, det vil have på din tidsstyring. De omkring vil også se forandringen, da du vil være meget mere til stede hjemme og på arbejde.

7. Hit timeren og gå dybt med dit fokus

At stoppe en opgave sker normalt, når du enten er færdig med den, har mistet interessen eller er blevet distraheret. Det tager i gennemsnit 23 minutter at fokusere igen, når du er distraheret, så du skal gøre alt, hvad du kan for at forblive i den fokuserede tilstand.^[2]

Desværre er tab af interesse og distraktion de mest sandsynlige resultater af tidsstyringskampe, så det er derfor, at indstilling af en timer kan gøre hele forskellen.

Ved at indstille en timer giver du dig selv et løfte om, at du ikke bliver distraheret eller arbejder på noget andet, før timeren slutter. Dette lille løfte kan have en betydelig indflydelse på din tidsstyring.Annoncering

Du kan prøve forskellige tidspunkter for at se, hvad der fungerer for dig, for eksempel 25 minutter, hvis du bruger Teknik tomat . 25 minutter lyder måske ikke længe, ​​men ved at forblive fuldt fokuseret i 25 minutter vil du blive forbløffet over, hvor meget du kan få gjort.^[3]

8. Find ud af, hvad du ikke skal bruge din tid på

Hver dag bruger vi tid på ting, der fjerner os fra at gøre, hvad vi skal gøre - hvad enten det er distraktioner som sociale medier, e-mail eller opgaver, som vi helst ikke vil gøre, som den ugentlige butik eller strygning.

Alle disse tidskrævende aktiviteter kan virke trivielle, men de tilføjes alle sammen, når det kommer til tidsstyring.

Du tænker måske, jeg er nødt til at gøre disse, men der er en teknik kaldet Not-To-Do-listen, der kan hjælpe.

Det handler ikke kun om at stoppe ikke-påvirkende opgaver helt. Det kan også dreje sig om automatisering eller delegering af opgaven .

Så hvordan opretter du en liste, der ikke skal gøres?

Brug først 10 minutter på at nedskrive alle de ting, der ikke rigtig tjener dig eller hjælpe dig med at komme dit sted, hvor du virkelig vil være (f.eks. Ser tv, sociale medier, madindkøb, rengøring af huset)

Derefter placeres hver under overskriften til enten automatisere, delegere eller eliminere.

Automatisering kan være til din ugentlige butik, du bruger nu et firma, der leverer ingredienserne og opskrifterne til din dør.

Delegeret kan få en renere til dit hus hver uge.

Eliminate kan stoppe med at sætte tv'et på, så snart du kommer tilbage fra arbejde.

Når du har oprettet din No-To-Do-liste, skal du sørge for at gentage processen en gang om måneden.

Hver måned får du timer tilbage, som du ikke var klar over, at du havde.

9. Declutter din hjerne for at maksimere din koncentration

Vores hjerne behandler tusinder af tanker hver dag; frustrerende, mange af dem er handlinger, som vi ikke kan gennemføre i det øjeblik.

At have et rodet sind påvirker vores tidsstyring, da vi ikke kan fokusere med disse fremragende handlinger i vores hoveder.

Her er en ligetil måde at forkæle dit sind på:Annoncering

Bær en lille notesblok og pen rundt med dig overalt. Det skal være lille nok til at passe i lommen eller tasken og skal være let tilgængeligt. Hver gang en tanke eller handling dukker op i dit hoved, når du er på farten, skal du skrive den ned.

Dette kan være en idé, noget inspirerende, en handling til når du kommer hjem, hvad som helst.

Så er alt hvad du skal gøre, at planlægge i tide for at sikre, at du handler alle disse noter. Hvert par dage er nok.

Ved at fange opgaver på papir i stedet for at lade dem opbygge i din hjerne, er du så fri til at arbejde med det, der er vigtigt på det tidspunkt i en fokuseret tilstand.

10. Giv løfter til andre

Hvis du skulle give et løfte til dig selv eller til en ven, hvilken tror du, du mest sandsynligt vil holde?

I de fleste tilfælde vil det være det løfte, der er givet til venen.

Du kan bruge dette til din fordel ved at dele en forpligtelse, du har til at gennemføre en opgave eller et projekt med en ven.

Fortæl din ven, hvad du vil opnå, hvorfor og hvornår. Bed dem derefter om at tjekke ind på forskellige steder, indtil du sagde, at du ville gennemføre projektet.

Mens du arbejder på projektet, har du det løfte, du har givet din ven, bagest i dit sind. Det løfte, du gav, vil være driveren til at fokusere og få mest muligt ud af den tid, du har til at få dette projekt afsluttet.

Bundlinjen

Alle disse tip kræver intet mere end lidt af din tid hver dag, men den tid, du sparer, når du bruger disse tilgange, vil være betydelig.

Sæt påmindelser i din dagbog for at holde disse tip i tankerne, da når du begynder at øve dem regelmæssigt, bliver de derefter vaner.

De kan bruges uafhængigt, men er meget mere kraftfulde, når de bruges sammen.

Over tid vil de omkring dig spørge, hvordan finder du tid til at opnå så meget på en dag!

Flere tips til tidsstyring

• 10 praktiske måder at forbedre dine tidsstyringsfærdigheder på
• Sådan er du produktiv på arbejdspladsen: 9 grundregler
• 50 måder at øge produktiviteten og opnå mere på kortere tid

Fremhævet fotokredit: Valentin Antonucci via unsplash.com

Reference