SÅDAN BRUGES DE 5 HVORFOR FOR AT KOMME TIL ÅRSAGEN TIL ETHVERT PROBLEM

Det tager lang tid at løse karriere- eller forretningsproblemer? Det kan være tid til at lære, hvordan man bruger 5 Whys til at gøre processen enklere.

Måske tror du på, at du har brug for at kende 1000 teknikker til at løse problemer hurtigere. Sandheden er, at der ikke er en enkelt teknik, der kan løse alle dine problemer. Men på trods af denne virkelighed kan du stadig løse de fleste af dine problemer på en effektiv måde.

Hvordan? Ved at udnytte Sakichi Toyodas 5 Whys-teknik. Toyoda brugte denne teknik til Toyota-produktionssystemet, men du kan anvende den på de fleste af dine problemer^[1]. Så hold op med at prøve at huske snesevis af teknikker og gør dig klar til at arbejde smartere!

Indholdsfortegnelse

Hvad er 5 Whys-metoden?
Hvordan man spørger de 5 hvorfor effektivt
Et eksempel på de 5 hvorfor
Hvornår fungerer de 5 hvorfor ikke?
Bundlinjen
Flere teknikker til problemløsning

Hvad er 5 Whys-metoden?

Med 5 Whys-teknikken skal du stille 5 spørgsmål.

Simpelt, ikke? Når du står over for et problem, så spørg hvad der kan have bidraget til de aktuelle resultater. Fortsæt derefter med at spørge 5 gange, ellerindtil du når grundårsagen.

De 5 hvorfor | Find årsagen til et problem hurtigt

Hvordan ved du, at denne teknik fungerer? Nå, Toyota har med succes implementeret denne teknik for at forbedre deres samlebånd. Forestil dig nu, hvad det kan gøre for at hjælpe dig med at løse almindelige problemer^[to]!

5 Whys-processen er ikke kompleks, men det tager tid at vænne sig til. Hvis du er som de fleste, har du en tendens til at springe over at finde løsninger, når du løser problemer. Start i stedet for at stille et spørgsmål hver gang du står over for et problem.

Det kan være til noget mindre, såsom at sidde fast i trafikken. I dette tilfælde ville dit første spørgsmål være, hvorfor du ikke undgik trafik. Stil et enkelt spørgsmål til alle dine problemer, og fortsæt med at tilføje flere, indtil du som standard spørger 5.Annoncering

Til sidst ved du, hvornår du skal spørge de 5 Whys og finde en grundårsag til de fleste af dine problemer. Men du behøver ikke altid arbejde alene. Når du arbejder med ukendte emner, skal du arbejde med teammedlemmer for at brainstorme svarene.

Hvis du vil vide, hvordan du bliver en god holdspiller, skal du tjekke ud denne artikel .

Hvis du f.eks. Fejler en dårlig marketingkampagne for din virksomhed, skal du arbejde sammen med dit marketingteam for at finde en løsning. Som virksomhedsejer bærer du mange hatte, men kan ikke finde en grundårsag til de fleste af dine problemer alene.

Hvordan man spørger de 5 hvorfor effektivt

Før du begynder at spørge de 5 Whys, skal du forberede dig på at få de bedste resultater. Her er flowprocessen til løsning af et virkeligt problem:

1. Få de rigtige ressourcer

Du ved ikke, hvad du ikke ved. Så indsamle oplysninger igennem bøger og online ressourcer inden du løser et problem. Du finder dig selv i at undersøge oftere efter emner, som du ikke kender.

Hvis du ikke forbereder dig, begrænser du dig til en ineffektiv grundårsag.

Du kan også omgive dig med mennesker, der specialiserer sig i bestemte områder. På denne måde kan du arbejde sammen med din gruppe for at finde den bedste grundårsag til et problem.

Dit mål her er at føle dig godt tilpas med de spørgsmål, du arbejder med. Undgå at besvare spørgsmål, du er usikker på, fordi du sandsynligvis ender med en dårlig grundårsag.

2. Forstå problemet

Før du løser et problem, er det vigtigt at kende arten af det problem, du løser. Dette hjælper dig med at undgå at finde en irrelevant grundårsag.Annoncering

Når du definerer problemet, undgår du også forvirring, når du arbejder med teams. For eksempel, når man arbejder i teams, er det ofte let at antage, at alle arbejder på det samme problem. Men dette er ikke altid tilfældet og kan få hold, der arbejder på at løse to forskellige problemer.

3. Stil dine første 5 spørgsmål

Når du har brugt nok tid på at forberede dig, skal du stille dit første spørgsmål. I stedet for at give hurtige svar, brainstorm hvilke svar der giver mest værdi. Hvert spørgsmål afhænger af dets forgænger, så giv meningsfulde svar.

Tommelfingerreglen her er at gentage hvorfor fem gange, indtil du har fundet en potentiel grundårsag. Typisk er 5 eller færre spørgsmål nok til at løse de mest almindelige problemer, men begræns dig ikke til 5 spørgsmål, hvis det virkelig er nødvendigt at stille mere.

I stedet skal du stille spørgsmål, indtil du ikke længere kan.

4. Find din rodårsag

Hovedmålet med at bruge 5 Whys-rammen er at ende med en grundlæggende årsag til det problem, du oplever.Du skal komme med et svar, der hjælper dig med at forstå, hvornår / hvorfor problemet opstår.

Det bruges også til at løse problemer på højt niveau, så du kan spore dine fremskridt bagefter. Ved at løse problemer på højt niveau løser du problemer hurtigere, før du løser hovedårsagen.

Et eksempel på de 5 hvorfor

At lære om 5 Whys-rammen er fantastisk, men det er bedre at have eksempler fra den virkelige verden. Her er et eksempel, du kan bruge som en skabelon til, når du løser problemer i den virkelige verden:

Problem: Arbejdsgivere har ikke ringet tilbage til et interview i de sidste 3 måneder

Spørgsmål 1 : Hvorfor er min Genoptag ikke bliver bemærket af arbejdsgivere?
Fordi det er for generisk og ikke viser nogen specielle færdigheder til de roller, du ansøger om.
Spørgsmål 2: Hvorfor er mit CV for generisk?
Fordi jeg ønsker, at det appellerer til mange erhverv.
Spørgsmål 3: Hvorfor vil jeg ansøge om mange erhverv?
Fordi jeg vil øge mine chancer for at blive ansat.
Spørgsmål 4: Hvorfor ville ansøgning til flere erhverv øge mine odds for at blive ansat?
Fordi jeg ikke ville begrænse mig til ledige jobåbninger hos et bestemt erhverv.
Spørgsmål 5: Hvorfor ville jeg begrænse mig til ledige stillinger?
Fordi der er stor efterspørgsel efter mit erhverv.

I dette scenarie stopper du ved spørgsmål 5, fordi du har fundet en potentiel grundårsag.Annoncering

Da der er stor konkurrence for din branche, skal dit CV skille sig ud. Hvem tror du, en arbejdsgiver vil ansætte, en jack of all trades eller en ekspert i deres erhverv?

Når du arbejder med et problem, skal du tage dig tid til at brainstorme de bedste spørgsmål. Det skyldes, at det vil påvirke kvaliteten af grundårsagen, du ender med.

Hvornår fungerer de 5 hvorfor ikke?

Som du har set, er 5 Whys ikke kompliceretog kan bruges til mange slags problemer, men det kræver en stor indsats for at udføre korrekt. Når det er gjort rigtigt, kan det hjælpe dig med at finde synderen til de fleste af dine almindelige problemer. Problemet er, at denne teknik ikke passer til enhver situation.

Ureplikable resultater

Du kan ikke replikere de samme resultater. Tænk over det: du opretter dine egne spørgsmål og besvarer dem på en unik måde. Ingen andre kunne for det meste replikere dine resultater.

Dette betyder, at selv to hold, der arbejder i det samme miljø, vil komme med to separate svar.

Begrænset af den tilgængelige viden

Som nævnt før, saml tilstrækkelig information, når du løser et ukendt problem. Problemet er, at du ikke altid har de bedste ressourcer til rådighed. På grund af dette begrænser du dig selv til kvaliteten af dine svar.

Hvis du nogensinde står over for et ukendt emne, kan du prøve en anden teknik til problemløsning.

Fokus på en enkelt årsag

Hovedmålet bag brugen af 5 Whys er at komme med en enkelt grundårsag. Men alle problemer har ikke altid en enkelt løsning. For eksempel kan en marketingkampagne have et bedste, godt og worst case-scenario.

Disse begrænsninger gør ikke 5 Whys til en dårlig teknik at bruge. I stedet fortæller de dig, hvordan du bruger denne teknik mere effektivt.Annoncering

The 5 Whys fungerer bedst til forbedring af processer og løsning af enkle problemer, men det kommer til kort, når man arbejder med komplekse problemer. Derfor skal du vide andre alternativer .

For eksempel kan en virksomheds lave kundesvarprocent skyldes flere faktorer. I dette tilfælde vælger du en teknik, der er bedre egnet til at løse komplekse problemer. Find ud af, hvilke problemer du står over for mest for at vide, hvilke teknikker der hjælper dig mest.

Bundlinjen

Forestil dig at erobre problemer, som de fleste mennesker giver op.

Folk ville se på dig og antage, at du kender 1000 måder at løse et problem på. Sandheden er, at ikke meget har ændret sig, siden du havde kæmpet for at løse problemer.

Men du bruger nu et gennemprøvet system, der har gjort dit liv lettere.

Du er en maskine til problemløsning.

Hvis du ikke tror, at dette kan være din virkelighed, tager du fejl. Du har hvad der kræves for at løse dine problemer, men du bliver nødt til at øve dig. Start med at stille et spørgsmål i dag, når du står over for et problem.

Fortsæt derefter med at gøre det samme, indtil du stiller flere spørgsmål til hvert af dine problemer. Du behersker ikke 5 Whys-analysen natten over, men med tilstrækkelig øvelse vil denne teknik føles mere naturlig.