Effektive møder er en af ​​måderne til at diskutere og løse problemer, ikke kun i en virksomhed, men i enhver organisation. Det være sig chefen eller medarbejderne, enhver kan bidrage og tale.

Selvom møder er nødvendige redskaber til produktivitet, fungerer nogle møder bare ikke og ender med at spilde alles tid og energi.

Der er forenklede metoder og elementer til at køre et effektivt møde, hvoraf 10 vil blive præsenteret her.

1. Definer et klart formål med mødet

Før du indkalder til et møde, skal du først spørge:

Hvorfor og hvorfor?

Et møde vil kun være effektivt, hvis dets formål og mål er klare, uanset om det løser en tvist mellem medarbejderne eller diskuterer en virksomhedskrise. Dette indebærer også at nå et bestemt resultat, og dette resultat er sandsynligvis relateret til formålet.

Et klart formål skal planlægges, inden invitationer sendes til de involverede mennesker. Sørg for, at du ved nøjagtigt, hvorfor du mødes, og det håbede resultat.

2. Inviter kun de nødvendige mennesker

At kun have de nødvendige mennesker som mødedeltagere er endnu et skridt mod et effektivt møde.Annoncering

Har formålet med mødet noget at gøre med virksomhedens netværkssikkerhed? Inviter lederen for it-afdelingen.

Har formålet med mødet noget at gøre med virksomhedens fremtid? Inviter din chef og de involverede medarbejdere.

Kun personer, der er direkte forbundet med det forventede resultat, skal deltage i mødet.På den måde spilder du ikke andres tid og produktivitet. Dette holder også antallet så lavt som muligt, hvilket betyder mindre afbrydelser og distraktioner.

3. Godkend en endelig tidsplan

Når du arbejder på at køre effektive møder, skal du oprette en dagsorden for mødet. Dette skal omfatte handlingspunkter, sted, start- og sluttidspunkt og de involverede personer. Send derefter memorandumet til de nødvendige personer via e-mail, eller læg det på deres skrivebord.

Vent ikke på folk, der løber sent, og sørg for, at mødet starter til tiden .Dette er måske ikke let i starten, især hvis du er den lette type. Men du vil indse, at dette er vigtigt ikke kun for dig, men også for andre mennesker.

Folk vil være mere komfortable med et møde, hvis dagsordenen lægges foran dem. Dette vil også mindske trivielle forhold, såsom unødvendige introduktioner eller indsættelse af tilfældige spørgsmål.

4 . Opret en regel mod smartphones eller tablets

Det er svært at konkurrere om folks opmærksomhed, især når de bruger deres telefoner eller tablets.

Multitasking er allerede en problematisk ting i sig selv, men det er værre, når du skal konkurrere med enheder, der er specielt designet til at fange folks opmærksomhed. Forskning viser, at multitasking mellem forskellige medier resulterer i dårligere informationsbehandling og lavere ydeevne og produktivitet.Annoncering

I en undersøgelse viste resultaterne, at tunge medie multitaskere er mere modtagelige for interferens fra irrelevante miljømæssige stimuli og fra irrelevante repræsentationer i hukommelsen^[1].

For at sikre, at mødedeltagere fokuserer på dagsordenen, skal du forbyde brugen af ​​smartphones og tablets, så hver deltager fokuserer på den aktuelle opgave.

5. Tildel en moderator

Selvom det er dig, der planlægger mødet, betyder det ikke, at du også er moderator.

Du bør overveje, om du er den bedst egnede person til at moderere mødet, eller om en anden kunne gøre det bedre. Dette afhænger sandsynligvis af emnet. Tøv ikke med at tildele andre kvalificerede personer til at være moderator, hvis du finder det bedst for produktivitet^[to].

Naturligvis skal moderatoren være en person, der ved, hvordan man kører effektive møder. Moderatoren skal også fungere som tidtager og se den korrekte strøm af mødet og sørge for, at dagsordenen er på rette spor. Chancerne er, at mødet bliver mere vellykket på denne måde.

6. Har færre, bedre møder

I stedet for at indkalde til et møde hver gang der er et problem eller en tvist i virksomheden, skal du finde andre måder at løse disse problemer på.

Der er mange alternativer til møder, der er mere effektive end at have suboptimale møder. At sende en e-mail eller tale med de ansvarlige mennesker er blot nogle af de måder, hvorpå du kan fravælge møder.

Du kan finde flere ideer til alternativer til møder i denne artikel.Annoncering

Hvis du indkalder så få møder som muligt, vil deltagerne være mere begejstrede for at deltage. Du skal sikre kvaliteten af ​​dine møder, og du kan gøre dette ved at undgå unødvendige.

7. Separat spisetid fra mødetid

At gøre andre ting under et møde mindsker alles opmærksomhed, og dette inkluderer spisning. Det kan være en god ide at erklære en spisetid 30 minutter til en time før mødetidspunktet. Dette vil sikre, at folk ikke spiser under mødet, hvilket derefter undgår yderligere distraktioner.

Under måltidet eller spisetid kan alle spise og tale med små snak. Men under mødet skal alle fokusere på den aktuelle dagsorden og brainstorme sammen.

På denne måde kan du følge din plan, dedikere din opmærksomhed til at opfylde formålet med mødet og styre din tid klogt.

8. Gennemgå mødets beslutninger

I løbet af de sidste fem til ti minutter af mødet skal du gennemgå de beslutninger, der er truffet, og de trufne handlinger. En klar forståelse mellem deltagerne og formålet med mødet skal opfyldes, før alle forlader. Dette sikrer, at alle har deres forespørgsler tilfredse og deres bidrag inkluderet.

Det giver også enhver mulighed for at udtrykke endelig tvivl eller spørgsmål eller dele oplysninger, der er relevante for beslutningerne, hvilket alt sammen er nøglen til effektive møder.

Moderatoren skal rydde op i uenigheder mellem deltagerne inden mødets afslutning, og de bør komme med konkrete løsninger på deres problemer. Det er vigtigt, at alle absorberer det, der blev drøftet på mødet.

9. Send en opfølgningsnote til alle deltagere

Det svageste blæk er kraftigere end den stærkeste hukommelse. -Kinesisk ordsprog

Hver deltager har sine egne problemer uden for mødet. Dette er grunden til, at nogle ofte glemmer nogle ting, selvom de er vigtige. For at sikre, at folk kan huske, hvad der blev drøftet på mødet, skal du sende en opfølgende note via e-mail eller lade den være på deres skrivebord.

Dette skal være kort og sødt og dække det, der blev diskuteret, og de konklusioner, der blev nået. Det kan også omfatte en hurtig tak for deres deltagelse.

10. Send et evalueringsark

Vi må indrømme, at ikke alle elsker ideen om møder. For disse mennesker skal vi finde måder at sikre, at de har det behageligt, når de er inkluderet i et møde.

Nogle af dem siger ikke, hvad problemerne er, hvis de bliver spurgt direkte, så et evalueringsark er et praktisk værktøj til at få deres feedback.

Tjek denne artikel for at få flere oplysninger om, hvorfor feedback er så vigtig.

Tjek deltagernes feedback, inkorporer deltagernes anmodninger i det næste møde, og skift enhver proces, der forårsager ubehag.At køre effektive møder er nøglen til at sikre, at folk føler sig godt tilpas.

Afsluttende tanker

Møder er vigtige, men det betyder ikke, at de altid er produktive. Det er vigtigt først at lære at køre vellykkede møder, før man forventer, at alt går gnidningsløst.

Husk, at et effektivt møde er en proces, hvor alle skal samarbejde.Annoncering

Disse 10 enkle tip til, hvordan man kører effektive møder, vil helt sikkert hjælpe dig med at blive en bedre leder og holdkammerat. Gå nu videre og inkorporer disse tip i din daglige møderutine, og lad produktiviteten strømme.

Flere tip til, hvordan du kører effektive møder

• 15 hemmeligheder til at afholde møder som verdens største innovative virksomheder
• 12 hemmeligheder til et superproduktivt møde, du bør kende
• Tip om 30 sek: Hvordan forbedres effektiviteten af ​​møder?

Fremhævet fotokredit: Christina @ wocintechchat.com via unsplash.com

Reference