I mine fyrre års arbejde klagede jeg altid over lange, kedelige og uproduktive møder, så kom med i klubben! Ja, møder i gammel stil har negative virkninger på moral, produktivitet og motivation.^[1]

Han (Warren Buffett) lader ikke sin kalender blive fyldt med ubrugelige møder. - Bill Gates

Så hvorfor kan møder ikke være kortere, mere produktive og lige, tør jeg sige det, sjovt?

Den gode nyhed er, at mange virksomheder nu går foran med at styre deres møder.

Her er 12 hemmeligheder til et produktivt møde. Hvis du er manager eller teamleder, kan du muligvis implementere disse. Hvis du er medlem af et team, kan du altid komme med forslag, så møder virkelig kan blive superproduktive.

1. Tiden er ikke det rigtige problem

De fleste klager over, at de ikke har nok tid, og møder kan berøve dem denne dyrebare vare. En anden måde at se på det er simpelthen at koncentrere sig om de energiniveauer, du har.

Planlæg pauser, så produktivitetsniveauerne holdes maksimalt.Annoncering

Administrer din energi, ikke din tid. - Tony Schwartz

2. Gør møder kortere

At indstille en tidsfrist på 10 eller 15 minutter kan virkelig hjælpe. Nogle ledere får faktisk en timer, så den går, når mødet er afsluttet. Det er ikke tilfældigt, at TED-samtaler har en maksimumsgrænse på 18 minutter.

Årsagen er, at al forskning viser, at vores opmærksomhedsspænd går ind i et progressivt fald, hvis møder eller samtaler varer længere. Undersøgelser udført ved Texas Christian University viser, at studerende husker flere oplysninger efter kortere klasser.^[2]

3. Planlæg kun møder, når det er nødvendigt

De fleste virksomheder har et bestemt tidspunkt og dag til møder. Det betyder, at produktiviteten sænkes, bare på grund af en fast tidsplan.

Det er meget bedre at mødes, når tingene skal gøres, beslutninger træffes og handlingspunkter afsluttes.

4. Mød stående op eller et andet sted

TILmeget interessant forskningviser, at ved at sidde ned øges de territoriale problemer.^[3]

Folk har det godt og vil også hævde deres holdning eller autoritet.Dette gøres ikke så let, når man rejser sig op. Annoncering

Deltagerne føler sig mindre tryg og ønsker at få tingene gjort hurtigere. Der er andre innovative måder at have møder på.

Men uanset hvor du er, vær innovativ med dit rum. Prøv et stand-up møde, eller lad skriveborde og gå til parken. Kom ud af dit daglige miljø. - Richard Branson

5. Planlæg dagsordenen på forhånd

Et kort møde har stadig brug for en dagsorden, og dette bør om muligt cirkuleres inden mødet. Det hjælper folk med at forberede sig og fokusere på de emner, der skal diskuteres.

Her er Sådan konstrueres en mordermøde, der er enkel og effektiv .

6. Opret en smartphone fri zone

Spørg folk om deres kolleger, der bruger smartphones eller tablets under møder. Flertallet erger over dette, da det viser manglende respekt og også viser, at fuld deltagelse er ujævn eller fraværende.^[4]

Det er meget bedre at gøre mødearealet til en fri telefonzone og opfordre folk til at lade telefoner være udenfor i en kurv med vedhæftet post. Det Hvide Hus gør allerede dette.

7. Begræns antallet af deltagere

Dette er en af ​​anbefalingerne nævnt i Kristen Gils indlæg, 'Start-Up Speed'.^[5]Hun er direktør for forretningsdrift hos Google.Annoncering

Hvis du begrænser deltagerne til dem, der er direkte involveret i et projekt eller en procedure, giver det de andre mere tid til at fortsætte med deres arbejde.

8. Kør mødet som et urværk

At lede et møde er en virkelig dygtig opgave. Ideelt set skal du gøre noget af eller alt det følgende:

• Angiv formålet med mødet, f.eks. - Vi mødes i dag for at afslutte revisors besøg.
• Hold indgreb uden for emnet fra dagsordenen. De kan anbringes på 'parkeringspladsen', hvis der er tid i slutningen.
• Tilskynd alle til at slå op.
• Modvirke show-offs.
• Hold dig til den tildelte tid.

9. Fjern handlingspunkter

Den person, der kører mødet, skal holde det hele på rette spor inden for den korte tidsperiode.

I praksis betyder det, at folk i slutningen har en liste over handlingspunkter, og at disse er mærket til DRI (Directly Responsible Individual).^[6]

10. Tillad transittid

Sørg for, at der er programmeret nok tid inden mødet, så folk faktisk kan komme dertil til tiden.

At tillade ti minutter før og efter andre engagementer hjælper folk med at få deres handling sammen og planlægge deres fravær, selvom det er meget kort.

Der føres en fortegnelse over beslutningerne, og disse kan sendes som en påmindelse til alle deltagere.Annoncering

11. Skitsere resultater og planlægge til næste møde

Forudsat at handlingspunkterne vil give de nødvendige resultater, er det altid en god ide at skitsere, hvad det næste møde skal dække.

Dette behøver ikke at blive sat i sten, men skal passe ind i forretnings- og marketingplanerne. Det hjælper også med at fremhæve langsigtede mål.

12. Tilskynd træning af mødefærdigheder

Delegering af nogle mødeopgaver både før og under mødet er en fantastisk måde at nærme sig træning af mødefærdigheder på.

Beslut hvem der er ansvarlig for at notere handlingspunkter, timing og dagsordener. Dette kan gøres i rotation, så du stadig har det overordnede ansvar for at køre mødet. For at hjælpe dig med at skrive mødereferater effektivt, se på disse tip: Hvordan man skriver gode mødeprotokoller, så intet går tabt i oversættelsen

Mere om produktivitet på arbejdspladsen

• Sådan er du produktiv på arbejdspladsen: 9 grundregler
• 6 enkle vaner på arbejdspladsen, der øjeblikkeligt øger din produktivitet
• Pomodoro-teknikken: Er det rigtigt for dig at øge produktiviteten?
• Hvordan produktivitetsformlen kan motivere medarbejdere til at arbejde effektivt

Fremhævet fotokredit: Uplash via unsplash.com

Reference