Hvorfor ser det altid ud til, at der er for meget at lave på for kort tid?

Vi har alle kun 24 timer i døgnet. Og alligevel, hvorfor er der nogle mennesker nemt i stand til at jonglere med et fuldtidsjob, opbygge deres sideløb og nyde kvalitetstid med familie og venner uden at svede, mens andre knap kan finde tid til at lave andet end arbejde og sove?

Hemmeligheden ligger i tidens løftestang. At have tid nok handler ikke om at arbejde hårdere, men snarere at arbejde smartere og mere bevidst træffe beslutninger for at optimere dit liv.

Hvis du vil vide, hvordan du kan udnytte tid til at nå dine personlige, økonomiske og karrieremæssige mål uden at føle dig udbrændt og fuldstændig udmattet, så læs videre, da jeg vil vise dig hvordan!

Indholdsfortegnelse

1. Hvad er tidsmæssig gearing?
2. Sådan udnytter du tid til at øge produktiviteten
   • Udnyt din egen tid
   • Udnyt andres tid
3. Bundlinie

Hvad er tidsmæssig gearing?

Inden du dykker ned i, hvordan du inkorporerer tidsgearing i dit travle liv, er det vigtigt at have et fast greb om, hvad tidsgearing betyder.

Ifølge Merriam-Webster-ordbogen, ^[1]

Gearing er defineret som 'virkningen af ​​en løftestang eller den mekaniske fordel opnået ved den'.

Med andre ord involverer gearing at bruge ressourcer til at opnå en 'fordel', såsom at nå dine mål mere effektivt.

Tid er uden tvivl den knappeste ressource. At forstå, at tiden er begrænset, og at du har kontrol over, hvordan du bruger din tid, er grundlæggende principper for at bruge tid til at optimere dit liv.

Tidsmæssig gearing involverer opnå det mest markante resultat med mindst mulig indsats.

Tidsudnyttelse betyder ikke, at du arbejder mere end 12 timer om dagen, 7 dage om ugen og risikerer dit fysiske og mentale helbred for at nå dine mål.

Snarere, at lære at udnytte tiden giver dig mulighed for stadig at nå de samme mål, som hvis du arbejdede hele dagen og natten, bortset fra at du ikke behøver at føle dig konstant overanstrengt, stresset og overvældet.

Dette er fordi tidsudnyttelse involverer at bruge andres tid til at uddelegere opgaver, de kan udføre for dig, og/eller bruge teknologi og automatiseringskraften til at arbejde smartere, ikke hårdere.

Der er kun så meget tid, du har på en given dag; derfor er der kun så meget, du kan opnå helt på egen hånd om dagen. Men ved at bruge andres tid og udnytte teknologien til at automatisere dit liv, vil du være i stand til at nå dine mål mere effektivt uden at skulle gå på kompromis med dit helbred og dit velvære.

Tidsudnyttelse øger din produktivitet ved at være i stand til at uddelegere opgaver på lavere niveau (dvs. at svare på e-mails, gøre rent i dit hjem, endda gå tur med din hund) til andre mennesker, som også er i stand til at udføre de samme opgaver for dig i en given hastighed.

Selvom uddelegering af disse opgaver på lavere niveau har en pris, vil den tid, du vinder tilbage, give dig mulighed for at afsætte mere udelt opmærksomhed til opgaver på højere niveau og endda personlige forpligtelser/muligheder, der kan forbedre dit personlige liv og din professionelle karriere betydeligt ( udvikle en forretningsstrategi, bedre ledelse af dit personale, præsentere på en konference, tilbringe kvalitetstid med dine kære).

Nogle af de mest succesrige mennesker i vores generation, Mark Zuckerberg ^[to] og Elon Musk, ^[3] endda bruge tidens kraft til at drive og skalere deres virksomheder med succes ved bevidst at uddelegere opgaver til de rigtige mennesker for effektivt at vokse deres virksomheder.

Selvom du måske ikke driver en virksomhed med flere milliarder dollars, hvis du er iværksætter og kan overføre nogle opgaver til de rigtige mennesker, kan dette ikke kun hjælpe dig med at nå dine mål mere effektivt, men også sikre, at du ikke brænder ud eller har at gå på kompromis med kvalitetstid med venner og familie for at nå dine mål.

Sådan udnytter du tid til at øge produktiviteten

Hvis du er nysgerrig efter, hvordan du kan udnytte tiden til at nå mål mere effektivt i dit liv, så overvej:

1. udnytte din egen tid
2. at udnytte andres tid.

Det er vigtigt at være selvbevidst om, hvor du er i forhold til, hvordan du med succes kan udnytte din tid. Hvis du lige er startet din virksomhed, har du måske ikke så mange penge og ressourcer til at udnytte andres tid til at vokse din virksomhed endnu. Du kan dog stadig udnytte din egen tid til effektivt at vokse din virksomhed.

Ligeledes kan du kun vokse din virksomhed så meget på egen hånd, selv med tidsmæssig løftestang, indtil du når et punkt, hvor det kan være yderst gavnligt at udnytte andres tid.

Lær, hvordan du øger din produktivitet og resultater ved at udnytte både din egen tid og andres tid:

Udnyt din egen tid

Selvom vi alle har begrænset tid, betyder det ikke, at der ikke er effektive måder at udnytte din egen tid til at nå dine mål effektivt. Brug disse tre tips til at hjælpe med at udnytte din egen tid mere effektivt.

1. Sæt SMARTere mål

En af de vigtigste måder at udnytte din egen tid på er at definere, hvad dine mål er og udforme en konkret plan for, hvordan du vil nå disse specifikke mål.

Du har sikkert hørt om SMART-mål, men hvad med SMARTere mål?

Mange mennesker undlader at nå deres mål, fordi de måske ikke rigtig forstår hvorfor de ønsker at nå bestemte mål. At forstå, hvorfor du ønsker at opnå bestemte mål, kan hjælpe dig med at skelne mellem, hvad du ønsker (dit opfattede mål) og formålet bag det mål, du sætter. På denne måde kan du foretage justeringer af dine mål for at sikre, at de rent faktisk stemmer overens med formålet bag målet. Det er også det, der gør et SMARTere mål.

Nogle gange kan det være vanskeligt at forstå dine sandeste ønsker og hensigter bag et bestemt mål. Hvis dette er tilfældet, overvej at bruge 5 Whys Framework for at få en bedre forståelse af, hvorfor du måske har dit mål i første omgang.

Når du forstår dit 'hvorfor' bag dine mål, er det tid til at arbejde hen imod at sætte SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound) mål, der stemmer overens med dit formål, og samtidig give dig en følelse af ansvarlighed for at opnå disse succesfuldt. mål.

At sætte specifikke mål er blot én af de fem faktorer, der udgør SMART-målsystemet. Et godt eksempel på, hvorfor det er vigtigt at sætte klare mål, er Edwin Lockes målsætningsteori. ^[4] Målsætningsteorien henviser til styrken ved at sætte mål til at forbedre den overordnede præstation, idet de, der sætter specifikke, sværere mål, er mere tilbøjelige til at nå disse mål sammenlignet med individer, der sætter mere generelle, lettere mål.

Vil du vide mere om, hvordan du sætter smartere mål og når dem? Læs 'Opnåelse af mål: Den ultimative guide til målopnåelse og målsætning'.

2. Prioriter

At prioritere din tid er en anden måde at udnytte din egen tid på. Prioritering involverer at fokusere mere af din tid og energi på meningsfulde, vigtige opgaver og bruge mindre tid på små, mindre meningsfulde opgaver.

Derfor er det vigtigt at forstå sondringen mellem opgaver, der er vigtige og mindre vigtige. I stedet for at udføre alle dine opgaver tilfældigt, skal du sørge for at bedømme værdien af ​​hver opgave først. På denne måde kan du begynde og bevidst dedikere mest tid til disse mere værdifulde opgaver først og arbejde dig ned.

For at lære mere om alt prioritering, læs 'Den ultimative guide til at prioritere dit arbejde og dit liv' .

3. Brug teknologi og automatisering

I nutidens digitale tidsalder er der utallige måder at bruge teknologi til at udnytte din tid og automatisere dine rutiner, som ellers ville tage værdifuld tid ud af din dag.

Du vil blive overrasket over at lære alle de forskellige processer og rutiner, du konsekvent gør, og som nemt kan automatiseres til at gøre mere på kortere tid.

En række automationssoftware giver i dag muligheden for unikt at tilpasse, automatisere og derefter udføre temmelig banale opgaver, der ikke kræver meget menneskelig assistance eller vejledning.

Top automatiseringsværktøjer, der kan bruges til mere effektivt at udføre daglige opgaver, omfatter:

• Google Kalender
• Calendly
• Alfred
• 1 Adgangskode

Du kan finde flere tidsstyringsværktøjer i 18 bedste tidsstyringsapps og værktøjer.

Udnyt andres tid

Der kommer et punkt, hvor du kun kan gøre så meget for at udnytte din egen tid, før du har brug for at leje hjælp ud. Mens udnyttelse af andres tid kan være en glimrende måde at nå dine mål hurtigere, kan det også være katastrofalt, hvis du ikke tager dig tid til at finde de rigtige mennesker at uddelegere dine opgaver til.

Her er nogle nyttige tips til, hvordan du kan udnytte andres tid til at nå dine mål mere effektivt ved at arbejde med de rigtige mennesker.

1. Udvikle klare retningslinjer og planer

At sætte en enkel, men omfattende guideline for dit team på forhånd, kan spare dig tid og masser af hovedpine hen ad vejen. Det er vigtigt, at du fortæller de personer, du aflaster dine opgaver til, 1) hvad de skal gøre, 2) hvornår de skal gøre det, og 3) hvordan de kan udføre disse opgaver for at opfylde dine standarder.

Mens nogle opgaver, såsom at udsende e-mails, kan være lige så enkle som at konstruere en e-mail-skabelon, som dine nyansatte kan følge, er andre opgaver, såsom at analysere data for din virksomhed eller skabe indhold for at vækste din virksomhed, måske ikke så ligetil.

Det er her, at det er yderst vigtigt at oprette en omfattende guide, som dit team kan følge. Dette vil ikke kun spare dig tid i det lange løb, så dit team ikke konstant skal stille dig spørgsmål for at forstå, hvordan du udfører opgaven effektivt, men dette vil sikre, at det arbejde, dit team udfører, lever op til dine forventninger.

Derfor hjælper det hele dit team med at arbejde effektivt, hvis du opstiller klare retningslinjer og planer, som dit team skal følge på forhånd. På denne måde har dit team alle de rigtige ressourcer og værktøjer til deres rådighed til effektivt at løse problemer og skabe kvalitetsarbejde uden at skulle stole på dig.

For mere komplekse opgaver, der kan forvirre dit team, kan du overveje at oprette træningsvideoer, der løber gennem processen fra start til slut, som du gerne vil have dit team til at fuldføre. På denne måde kan den enkelte gense videoen gang på gang, og hvis de stadig er forvirrede, kan du kontakte dig for at få vejledning.

2. Uddelegere

Selvom uddelegering af opgaver kan lyde skræmmende, er det vigtigt at booste din produktivitet og nå dine mål effektivt. Du skal dog bygge det rigtige team at uddelegere dine opgaver til. Hvis du ikke finder den eller de rigtige personer at uddelegere dine opgaver til, kan det være skadeligt og have en negativ indvirkning på dine fremskridt hen imod at nå dine personlige og professionelle mål.

Nogle vigtige delegationsregler at huske omfatter:

• Identifikation af den eller de rigtige personer til at udføre visse opgaver. For eksempel, hvis én person er enestående til at oprette og organisere data i Excel, skal du delegere sådanne datarelaterede opgaver til den pågældende person.
• Vær specifik og klar omkring forventninger til, hvordan du udfører opgaven effektivt. Modstå dog trangen til at mikromanagere da dette vil skade dine medarbejderes præstationer og produktivitet.
• Give støtte, når det er nødvendigt for at sikre, at din medarbejder har alle de ressourcer og informationer, der er nødvendige for at udføre deres opgaver.

Læs min artikel 'Sådan begynder du at uddelegere opgaver effektivt (trin-for-trin guide)' for at lære mere om, hvordan du uddelegerer dine opgaver på den rigtige måde.

3. Inddrag eksperter og konsulenter

Nogle ting overlades bedst til eksperterne. At introducere eksperter og konsulenter kan være en fantastisk måde at udfylde viden, færdigheder og erfaringshuller i dit nuværende team, som kan skade din virksomheds evne til at udføre sit bedste arbejde så effektivt som muligt.

Eksperter kan ikke kun maksimere din virksomheds ydeevne, men også bringe nye ideer, perspektiver og baggrunde ind for at udmærke din virksomhed.

Bundlinie

Tiden er begrænset; dog kan tidsindsats forbedre kvaliteten af ​​dine resultater betydeligt, hjælpe dig med at nå dine mål mere effektivt uden konstant at føle dig udbrændt og overvældet.

At lære, hvordan du kan udnytte tiden til at udnytte din egen tid og udnytte andres tid er vigtigt for at nå dine mål mere effektivt uden at skulle gå på kompromis med dit helbred eller kvaliteten af ​​dit arbejde.

Hvis du har ledt efter måder at enten tage din virksomhed til det næste niveau eller blot ønsker at finde mere balance i din dag for at opbygge både dit professionelle og personlige liv, så prøv at udnytte din tid.

Ved at være bevidst med, hvordan du bruger din tid og følge ovenstående måder at udnytte din tid på, kan du mere effektivt nå dine mål uden at føle dig stresset, udmattet og presset til at ofre kvalitetstid med dine kære i processen.

TL;DR

Har du ikke tid til hele artiklen? Læs dette.

Tidsmæssig gearing involverer opnå det mest markante resultat med mindst mulig indsats.

Tidsudnyttelse involverer at bruge andre menneskers tid til at uddelegere opgaver, de kan udføre for dig og/eller bruge teknologi og automatiseringens kraft til at arbejde smartere, ikke hårdere.

Du kan øge produktiviteten ved at udnytte din egen tid og udnytte andres tid.

For at udnytte din egen tid, sæt SMARTere mål , prioritere og bruge teknologi og automatisering.

For at udnytte andres tid, udvikle klare retningslinjer og planlægge, lære at uddelegere effektivt, og få eksperter og konsulenter til at hjælpe dit arbejde.

Udvalgt fotokredit: Ken Lawrence via unsplash.com

Reference