SÅDAN OPRETTES EN OPGAVELISTE, DER SUPER ØGER DIN PRODUKTIVITET

Klokken er 6:00, og du er lige vågnet op. Efter brusebad er det tid til at spise morgenmad, få nyhederne ved at læse morgenbladet og derefter starte dit arbejde. Du føler dig afslappet og glad. Du har meget høje forventninger til dagen, og du vil være så produktiv med din opgaveliste som muligt.

Spol frem til kl. 14 samme dag. Du arbejder i et skyn, og du har næppe haft en chance for at tage en frokostpause. Du begynder at føle dig lidt stresset og træt på grund af den travle tidsplan. Desuden ser det ud til, at du er nødt til at gå tilbage til visse opgaver og rette dem, fordi du ikke havde tid til at fokusere på dem ordentligt.

Du ønsker, at du finder en nulstillingsknap, så du kan starte din dag overalt med en anden strategi.

Hvad du sandsynligvis oplevede var dette: du planlagde din dag natten før, og du følte at du var oven på dine opgaver. Ting begyndte dog at gå galt, da du fortsatte med at føje opgaver til din liste, og til sidst var din opgaveliste mange miles lang. Din to-do-liste indeholdt også opgaver, der var stort set umulige at få gjort på en dag.

Det andet punkt, der bidrog til din hektiske og stressede dag, var ikke at forstå, hvor lang tid det var at gennemføre en bestemt opgave, og hvornår man skulle udføre opgaven. Hvis du havde disse oplysninger, ville det have været lettere at finde ud af den rigtige timing for udførelsen af opgaven.

Endelig var der virkelig ingen fleksibilitet i dine planer. Du har glemt at tilføje en buffer mellem opgaverne og forstå, at visse opgaver er meget større end hvad de ser ud uden for.

Men ved du hvad - disse grunde alene var ikke hovedårsagen til din stress og travlhed. Fortsæt læsning for at finde ud af, hvad det var.

Indholdsfortegnelse

Hvad folk forkerer ved en opgaveliste
Komponenter på en fantastisk opgaveliste
Sådan oprettes en opgaveliste, der øger din produktivitet
Bundlinjen
Flere produktivitetstips

Hvad folk forkerer ved en opgaveliste

Ved du virkelig, hvad du skal gøre?

Hvor meget tid brugte du faktisk på at planlægge din dag - var det kun 5 minutter, mens fjernsynet distraherede dig?

Hvis ja, så var dette sandsynligvis den største grund til, at din dag blev så stressende.Annoncering

Når du planlægger dine dage, skal du virkelig forstå de opgaver, du skal til, og hvad der kræves for at udføre dem. Dette er nødvendigt, især med vigtige opgaver, fordi du er i stand til at gøre fremskridt med de opgaver, der betyder mest.

Manglen på tid brugt på planlægning vil også blive vist som for mange store opgaver fyldt på din daglige liste. Hvis du ikke har opdelt opgaverne i mindre stykker, er det sandsynligt, at du ikke vil få dem gjort i løbet af dagen. Dette får dig igen til at slå dig selv op for ikke at udfylde din opgaveliste.

Endelig må du ikke behandle oprettelse af en opgaveliste som nogle sekundære ting, som du prøver at gøre så hurtigt som muligt. Faktisk, når du lægger mere vægt på din næste dags opgaveliste, jo mere sandsynligt bliver listen realistisk og mindre stressende for dig.

Komponenter på en fantastisk opgaveliste

Når jeg taler om en god opgaveliste, betragter jeg disse egenskaber som en del af den:

Balanceret

Opgavelisten indeholder både vigtige og mindre vigtige opgaver. Lad os indse det: selvom vi alle gerne vil arbejde på bare vigtige opgaver (f.eks. Målrelaterede), er vi også nødt til at tage sig af de mindre vigtige opgaver (som at løbe ærinder, tage sig af din husstand eller andre daglige ting ).

Nok fleksibilitet

Hvad sker der, når du har planlagt en opgave, men du ikke er i stand til at tage sig af den? Har du en plan B på plads? Hvis ikke, så prøv at finde ud af den alternative handling, du kan tage i disse scenarier.

Tid til overgange

Forstå, at overgangstider også spiser din tid. Sørg for, at når du planlægger din opgaveliste, er denne gang også inkluderet i dine planer. Tilføjelse af ekstra buffer mellem opgaver gør din liste mere fleksibel og realistisk.

Ikke for mange opgaver i en dag

Det er svært at give dig et nøjagtigt tal på, hvor mange opgaver du skal have på din daglige liste. Det afhænger af din situation, men jeg er villig til at sige, at alt mellem 5-10 opgaver skal være nok for en dag.

Forstå, at visse opgaver er meget hurtige, så det er lettere at inkludere flere og organisere dine opgaver på bestemte dage. Bare sørg for, at der også er vigtige opgaver på listen, så du er i stand til at komme videre med dine større projekter.

Beskyttelsesskjold

Byg et beskyttelsesskjold omkring din opgaveliste, så så få opgaver som muligt kan lande på din liste, og at antallet af emner på din liste ikke øges i løbet af dagen.Annoncering

I det første tilfælde skal du prøve at fjerne kilderne til dine opgaver. Dette gøres ved at reducere dine forpligtelser og begrænse de projekter, du har. Faktum er, at jo flere forpligtelser (eller projekter) du har, jo mere sandsynligt vil de ende som opgaver for din daglige liste.

I det andet tilfælde skal du gøre din liste lukket. Jeg lærte dette koncept ved at læse Gør det i morgen og andre hemmeligheder ved tidsstyring af Mark Forster. For at oprette en lukket opgaveliste er alt, hvad du skal gøre, at tegne en linje under den sidste opgave på listen.

Når du har gjort dette, har du ikke tilladelse til at tilføje nye opgaver til din liste i løbet af dagen. Dette sikrer, at antallet af opgaver faktisk falder, efterhånden som dagen går.

Sådan oprettes en opgaveliste, der øger din produktivitet

At lave en liste, som du faktisk kan udrette den næste dag , gør følgende:

1. Fjern unødvendige opgaver

Gå igennem dine forpligtelser, og beslut om du virkelig har brug for hver enkelt.

For eksempel var jeg et aktivt medlem af vores lokale computerklub i min hjemby, men så indså jeg, at jeg ikke længere havde tid nok til den aktivitet. Selvom jeg stadig er medlem af klubben, deltager jeg ikke længere i dens aktiviteter. Dette har elimineret opgaverne i forbindelse med denne forpligtelse.

2. Tag dig tid til at planlægge listen

Skynd dig ikke med at oprette din opgaveliste - brug lidt tid på planlægningsfasen. Hvis det er nødvendigt, skal du isolere dig selv til planlægningsdelen ved at gå til et separat rum i dit hjem (eller endda gå udenfor). På denne måde kan du faktisk tænke opgaverne igennem, før du lægger dem på din opgaveliste.

Prøv at bruge mindst 15 minutter med din liste, når du planlægger den.

3. Flyt vigtige opgaver til begyndelsen

Når du planlægger din dag, skal du sørge for, at de vigtige opgaver er i begyndelsen af din liste. Dette sikrer, at du får disse opgaver udført så hurtigt som muligt.

For eksempel sørger jeg som blogger for, at jeg har opgaverne til oprettelse af indhold i begyndelsen af min liste. Så snart jeg vågner, angriber jeg disse opgaver med det samme, og de bliver færdige, inden jeg går på arbejde.Annoncering

4. Spor de tilbagevendende opgaver

Du har muligvis tilbagevendende opgaver på din liste, men ved du, hvor lang tid det tager at udføre?

Hvis du ikke gør det, skal du sørge for at spore noget tid for at finde ud af det. Dette hjælper dig med at planlægge din dag bedre, da du ved, hvor lang tid en opgave tager, og hvis der er et bestemt tidsrum i din tidsplan, hvornår opgaven kunne udføres.

5. Batch lignende opgaver

Se på din liste, og find ud af, om der er lignende opgaver, som du kan batch-behandle. På denne måde kan du få bestemte opgaver fra din liste hurtigere og lettere.

6. Definer opgaverne mere detaljeret

Medtag ikke bare en opgave som at oprette et websted på din liste; sørg for at du har brudt opgaven i mindre stykker. Jo mindre opgaverne er, jo lettere er det at udføre dem inden forfaldsdatoen.

7. Gør noget forberedende arbejde på forhånd

Sørg for, at du forbereder dig på bestemte opgaver på forhånd.

For eksempel skriver jeg omridsene for mine gæsteposter om søndagen, så det er lettere (og hurtigere) for mig at begynde at skrive de faktiske indlæg, når jeg vågner op. Med lidt forberedelsesarbejde fremskynder jeg tingene og sørger for, at opgaver bliver udført, når den rigtige dag kommer.

8. Automatiser vedligeholdelsen

Naturligvis kan du bruge en pen og papir tilgang til din personlige opgaveliste, men også prøve at udnytte teknologien. Forsøg faktisk at finde et værktøj, der tager sig af vedligeholdelsen af din opgaveliste for dig. Mit foretrukne værktøj er Nozbe , men der er andre opgavestyringsapps at du også kan prøve.

9. Kend dine opgavetyper og din tidsplan

Endelig, når du planlægger din dag, så spørg dig selv disse spørgsmål:

Hvad mere har jeg på min tidsplan?

Dette spørgsmål henviser til din personlige tidsplan. For eksempel, hvis du rejser, skal du sørge for, at din liste afspejler denne kendsgerning. Forsøg ikke at overskride din liste med for mange opgaver, da det er mere sandsynligt, at du kun får en brøkdel af dem færdige.

Er opgaven en gatekeeper?

Dette spørgsmål spørger, om opgaven blokerer for andre opgaver, der skal udføres.Annoncering

Af og til har vi måske en opgave, der først skal løses. Når du har gjort det, kan du først tage sig af følgende opgaver.

Når du fokuserer på at oprette din opgaveliste på en fokuseret måde, kan du let få øje på portvagterne.

Har jeg isbjerge på min liste?

Dette spørgsmål spørger, om din opgave faktisk er meget større end hvad den ser ud til. Nogle gange når du begynder at arbejde på en opgave, vil du snart indse, at den er meget større end hvad du oprindeligt troede (sammenlign dem med isbjerge, hvor kun toppen af isbjerget er over vandet, men størstedelen af isen er under) .

Når du igen fokuserer nok på din opgaveliste under oprettelsesfasen, er det lettere at få øje på disse isbjerge og opdele opgaverne i mindre, mere håndterbare bidder.

Er opgaven distraktionssikker?

Ikke alle opgaver er skabt ens: nogle tåler mere distraktion, mens andre kræver din fulde opmærksomhed.

For eksempel kan jeg tjekke min Twitter-stream eller udføre simpel blogvedligeholdelse, selv når jeg er omkring min familie. Disse opgaver er distraheringssikre, og jeg kan tage mig af dem, selvom jeg ikke har min fulde opmærksomhed på dem.

Bundlinjen

Hvis du stadig har svært ved at udføre dine daglige opgaver på din opgaveliste, skal du sørge for at analysere årsagerne til, at dette skete. Hvis noget, må du ikke slå dig selv op for ikke at afslutte din opgaveliste.

Ingen er perfekte, og vi kan lære af vores fejl.

Det kræver lidt øvelse at oprette en stor opgaveliste. Når du først lærer at sætte alle brikkerne sammen, ser tingene dog meget bedre ud, og du bliver generelt mere produktiv.