SÅDAN OPRETTES EN OPGAVELISTE OG FAKTISK FÅR TING GJORT

En af de mest magtfulde måder at reducere stress og overvælde, når du føler dig bekymret over dit arbejde, er at sætte dig ned med en pen og et stykke papir og skrive ud alle de ting, du skal gøre. Hvilken forfatter af Få ting gjort , Kalder David Allen en tankegang. Det aflaster din hjerne for kognitiv overbelastning, og når du kan se alle de ting, du skal gøre, vises, får du en følelse af komfort ved at vide, at det ikke er så slemt som din hjerne fortalte dig.

At bare få alle de ting, du skal gøre, ud af dit hoved får ikke arbejdet gjort. Det er kun det første skridt.

For virkelig at få fordelen ved at oprette en opgaveliste er der få ting, du kan gøre, der gør din opgaveliste meget mere effektiv.

1. Vær klar over hvad du skal gøre

Jeg ser ofte at lave lister med opgaver, der er skrevet som Tal med Tim eller Forbered præsentation . Problemet med at skrive opgaver som dette er, at de ikke er klare. Der er en række spørgsmål, der stadig er ubesvarede. Tal med Tim om hvad? Hvilken præsentation? Hvad skal forberedes?

Når du skriver en opgave, ved du, hvad du vil gøre; men efter en weekend eller et par dage er det, du vil opnå, blevet mudret og uklart. Det er langt bedre at skrive Tal med Tim om næste uges rejse til Berlin eller udarbejde en oversigt over næste uges præsentation for bestyrelsen . Sikker på, det kan tage et par sekunder mere at skrive de ekstra ord, men du vil takke dig selv senere, når du kommer til at udføre opgaven.

Skriveopgaver som denne gør det meget klart, hvad du vil gøre . Og når du sætter dig ned for at begynde dit arbejde, ved du nøjagtigt, hvad der er involveret i at udføre disse opgaver, så du kan træffe bedre beslutninger om, hvad du skal arbejde på.Annoncering

Det sparer også meget tid, fordi klarheden betyder, at du vil være i stand til at få de rigtige filer og komme i gang med det samme i stedet for at skulle bruge et par minutter på at prøve at huske, hvad du skal gøre.

2. Må ikke tilfældigt datere opgaver

Det er meget fristende at tilføje en dato til hver opgave, du skriver - du vil ikke glemme at gøre det, gør du ikke? - Problemet med tilfældigt at datere hver opgave, du sætter på din opgaveliste, er at du ender med en overvældende daglig liste over opgaver, der ikke behøver at udføres på den dag, du har valgt, og enten vil du omlægge opgaver, eller du vil bare ignorere dem.

Bliv i stedet mere strategisk. Sæt kun en dato på en opgave, hvis du har til hensigt at gøre det den dag. Jeg har dagligt set at lave lister med tyve til tredive opgaver, når personen har en dag med back to back-møder. Under disse omstændigheder er der ingen måde, hvorpå opgaverne bliver færdige.

Det er okay at placere en påmindelsesopgave på din daglige opgaveliste - noget lignende PÅMINDELSE : Gennemgå projekt X - Behøver noget at gøre? Eller opret en liste over opkald, der skal foretages, og få en daglig opgave, der fortæller dig at gennemgå din opkaldsliste. Bare arbejd på at holde din daglige opgaveliste håndterbar og realistisk.

At bruge lidt tid hver uge på at planlægge din uge baseret på, hvad der er i din kalender, hjælper dig med at holde din opgaveliste mere effektiv. Du kan derefter tilføje datoer til dine opgaver. Når du har en stille dag på kontoret uden møder, skal du have en længere liste over opgaver. Hvis du er væk på en forretningsrejse, skal du reducere antallet af opgaver på din liste.

3. Hold din daglige liste ikke mere end ti opgaver

Når jeg foreslår dette for folk, griner de ofte af mig. De mener, at de er meget travlere end det og skal have mindst tyve opgaver på deres liste.Annoncering

Problemet her er med alle de distraktioner, nødsituationer og afbrydelser, du vil få hver dag; du vil ikke få disse tyve opgaver udført. Du kommer til slutningen af dagen frustreret, fordi du omlægger fem til halvtreds til halvtreds procent af de opgaver, du havde på din liste.

Brug i stedet i slutningen af dagen omkring ti til femten minutter med at prioritere den næste dag. Vælg de ti vigtigste opgaver på din liste og fremhæv dem på en eller anden måde. Mange to-do-listechefer har en måde at markere opgaver på, og så kan du tilføje et flag til de 10 opgaver, du vil have gjort den næste dag.

Dette holder dig ikke kun fokuseret på det, der er vigtigt, men det tvinger dig også til at vælge de opgaver, der har den største positive indflydelse på din dag.

Når du begynder at prioritere din to-do-liste på denne måde, bliver du naturligvis mere fokuseret og bruger mere af din værdifulde tid på opgaver, der bevæger dig fremad på dine projekter og dine mål.

4. Gruppér lignende opgaver sammen

Når du ser på din to-do-liste, vil du bemærke, at mange opgaver har samme karakter.

Ring f.eks. Til dine kunder. Hvis du har to eller tre opgaver på din daglige liste, der involverer at ringe til dine kunder, skal du gruppere disse og gøre dem på samme tid. Planlæg tredive minutter eller deromkring for at foretage dine opkald og foretag dem efter hinanden. Ligeledes, hvis du har opgaver, der involverer e-mail, skal du også gruppere dem sammen. Du vil opdage, at du bliver meget mere færdig, og dit sind er meget mere fokuseret på det arbejde, du laver.Annoncering

Det kan blive kaotisk, når du skifter mellem forskellige typer arbejde hele dagen. Det er langt bedre for din effektivitet og produktivitet gør lignende opgaver sammen . Du har de rigtige værktøjer (apps, telefon-e-mail osv.) Åbne, og det sparer dig meget tid.

5. Lav din opgaveliste motiverende

Når du skriver opgaver som at svare på e-mail eller foretage opfølgning af kunder, er der ingen reel motivation derinde. Det føles bare som om du gennemgår rutinen for at udføre arbejdet. Hvor det er muligt, skal du skrive opgaver som at få e-mail-indbakken til nul og ringe til mine kunder for at sikre, at de er glade. Dette kan virke forenklet, men meget af tiden har en opgaveliste ingen følelsesmæssig værdi. Det er kun en liste over arbejde, der skal udføres.

For at gøre listen mere inspirerende, skriv opgaver, så de fremkalder et følelsesmæssigt svar . At gøre dine kunder glade vil være mere motiverende end bare at ringe til dem, for det er dit job eller at konkurrere med dig selv om at få din e-mail-indbakke til nul hver dag tilføjer lidt mere gnist til opgaven.

En anden måde at gøre din opgaveliste mere motiverende på er at hold den daglige liste kort . Som jeg skrev ovenfor, når din daglige opgaveliste ikke har mere end ti opgaver, vil den føles opnåelig. Hvis det har mellem tyve og tredive opgaver, vil det bare føles overvældende. Langt bedre at se på din daglige liste og føle dig inspireret end at se på din liste og føle dig demotiveret.

6. Lav en ugentlig gennemgang

For alle, der har læst David Allens Få ting gjort bog, vil du vide alt om den ugentlige gennemgang. Alligevel overrasker det mig, hvor mange mennesker der springer over det. Hvis du vil have, at din opgaveliste forbliver effektiv og opdateret, er en ugentlig gennemgang afgørende.

I løbet af ugen, når du skynder dig rundt og laver ting, vil du gå glip af tingene. Vi er mennesker, og vi glemmer at afkrydse de opgaver, vi har udført, vi vil tilføje tidsfølsomme opgaver og ikke tilføje en dato, og vi vil glemme at tilføje opgaver. Den ugentlige gennemgang er hvor du stopper i en time og tager et stort billede af, hvad du skal gøre.Annoncering

Ideelt set skal din ugentlige gennemgang foregå et distraktionsfrit sted, så du bare kan fokusere på det arbejde, du skal udføre, og planlægge den følgende uge. Saml alle dine opgaver - du har muligvis skrevet ned opgaver i en notesbog og ikke føjet dem til din opgaveliste - og ryd opgaver, der enten ikke længere er nødvendige eller er udført.

Hvis du foretager en ugentlig gennemgang, får du fuld kontrol. Det giver dig mulighed for at holde øje med dit arbejde, beslutte hvad der skal gøres næste gang, og hvad der kan udsættes til et senere tidspunkt. Det er den bedste måde, jeg kender til starter ugen med en plan og en retning og det er en måde at sikre, at du gør de rigtige ting og ikke bliver fanget i mindre opgaver, der ikke bevæger dig fremad på dine projekter eller dine mål.

Bundlinjen

Når det bruges korrekt, kan en opgaveliste være motivationen og driveren, der får dig til at gøre dit bedste arbejde og opnå fantastiske ting. Det holder dig fokuseret på de vigtige ting, og det forhindrer dig i at gå glip af opgaver, der ellers kan gå tabt.

At gøre lister hjælper dig også med at reducere stress og overvælde, fordi du i stedet for at prøve at huske alt i dit hoved har eksternaliseret alt det arbejde, du skal gøre, for at frigøre plads i dit sind til mere kreative bestræbelser.

Lad os opsummere de vigtigste afhentninger:

Skriv opgaver, så det er meget klart, hvad du skal gøre. Hvis du skal ringe til nogen, skal du placere deres telefonnummer i opgaven for at spare tid på at søge efter nummeret.
Tilføj datoer, der er meningsfulde og ikke tilfældige. Når din daglige opgaveliste kun har opgaver, der skal udføres den dag, vil du være meget mere fokuseret på det rigtige arbejde.
Tillad kun maksimalt ti til tolv markerede opgaver om dagen på din opgaveliste. Dette betyder ikke, at du kun udfører disse opgaver. Hvis du har tid og energi i slutningen af dagen, kan du altid gøre mere.
Gruppér lignende opgaver sammen, så du kan fokusere på den type arbejde, du udfører på samme tid. Dette hjælper med at undgå risici ved multi-tasking .
Skriv dine opgaver ud, så de er meningsfulde og motiverende. Du vil se på din liste og være motiveret til at sidde fast i og udføre arbejdet.
Gå aldrig glip af at lave en fuld ugentlig gennemgang. Dette er limen, der holder alt sammen og relevant.