Hvis du besøger Lifehack regelmæssigt, er jeg sikker på, at du har lagt mærke til Getting Things Done-serien, der er blevet vist her for nylig. I de seneste uger har jeg diskuteret selve metodikken, og hvordan man bruger den i din hverdag (både arbejde og personlige projekter).

Hvad jeg dog ikke gjorde, er at henvise dig mod specifikke værktøjer, du kan bruge til at gøre dit GTD-liv lettere. Nå, det er præcis, hvad jeg vil gøre i dag.

Lad mig bare minde dig om, at der er 7 hovedelementer i GTD: Projektliste, Liste over næste opgaver, Fremtid / måske liste, Kalender, Venter på liste, Ressourcefiler og det immaterielle element - tillid.

Hver af disse kan håndteres ved hjælp af de enkleste mulige værktøjer - pen og papir. Men da vi lever i det 21. århundrede, er det sandsynligvis ikke den mest effektive vej for nogle mennesker.

Det følgende er en liste over gode værktøjer, der enten er GTD-venlige lige fra starten, eller som let kan justeres til at passe til GTD's måde at arbejde på.

Din indbakke

Som jeg sagde i et af indlægene i GTD-serien (Din daglige aktivitetsgraf) starter de fleste normalt deres arbejde i deres indbakker.

Disse indbakker behøver ikke at være egentlige indbakker (e-mail eller traditionelle postkasser). Som defineret i GTD er en indbakke simpelthen det sted, hvor alle indgående ting lander. Dette giver os mange muligheder med hensyn til de faktiske værktøjer eller software, vi vil bruge til vores indbakker.

Nogle værktøjer og software, der har tendens til at fungere bedst, er:Annoncering

1. Hver e-mail-software

Dette er indlysende, men de enkleste løsninger er ofte de bedste. Din e-mail-software (uanset hvad du bruger) er indstillet perfekt til at blive brugt som en indbakke til nogle indkommende ting, fordi ... ja, den har simpelthen en indbakke i den - og hver e-mail, du får, venter der på dig til at læse den .

En vigtig ting at huske er dog, at når du beskæftiger dig med nye e-mails, skal du straks handle på dem.

Men hvad skal jeg gøre, når du støder på en ny anmodning, der ikke er sendt via e-mail? Det er her andre værktøjer spiller ind.

2. Husk mælken

Husk mælken(eller RTM) er et godt værktøj, og det har meget flere GTD-applikationer end bare at fungere som en indbakke.

Først og fremmest er RTM i det væsentlige en opgavelisteapplikation. Den er tilgængelig online (til alle operativsystemer), og den har også mange versioner til andre platforme (iPhone, iPad, Android).

At faktisk kalde det simpelthen en applikationsliste-applikation er imidlertid en ganske underdrivelse. Det kan bruges til enhver form for aktivitet, hvor lister over ting er nyttige.

Da der for eksempel er en iPhone-version, kan du bruge den som en dagligvareliste, når du handler eller som en simpel notesblok, du kan bruge på farten, så ingen strålende ideer undgår dit sind. Eller du kan bruge den som en ekstra indbakke. Når du snubler over en ny anmodning, der ikke er sendt via e-mail, kan du placere den på en separat liste i RTM (helst en navngivet indbakke).Annoncering

Går tilbage til selve RTM. Værktøjet er meget let at bruge. Det understøtter flere lister, fire prioritetsniveauer, tags, mange tastaturgenveje (de arbejder lynhurtigt med RTM, når du først hænger på dem), RSS-feeds, iCal-feeds, påmindelser og mere.

Projektliste

Ofte er projektlisten et ret omfattende GTD-fast ejendom ... så at sige. Det skal være perfekt organiseret, så hvert projekt er let at forstå og let at arbejde med.

For mig er der kun en måde at gøre dette ordentligt på - ved hjælp af mind maps.

Bare for at minde dig (med tilladelse til Wikipedia), a mind map er et diagram, der bruges til at repræsentere ord, ideer, opgaver eller andre emner, der er knyttet til og arrangeret omkring et centralt nøgleord eller -idé. Eller på almindelig engelsk - det er den bedste måde at give dine tanker en fysisk form (i dette tilfælde skabe en digital repræsentation af dine tanker).

De fleste projekter er kun semi-organiserede omkring mange forskellige tanker, der giver mening sammen, men er svære at placere i en traditionel liste eller et tekstdokument. Mind maps kan dog klare en sådan situation usædvanligt godt. Dette er grunden til, at tankekort er perfekte til at håndtere din projektliste.

3. FreeMind

Når det kommer til tankekortlægning digitalt (på en computer), er der mange værktøjer, der kan gøre det muligt. Ikke desto mindre er der en virkelig værd at tjekke ud. Det hedder Frit sind .

Navnet giver et ganske godt tip om, at værktøjet er gratis - og det er en god ting. Men der er flere gode nyheder - der findes versioner til de mest populære platforme og operativsystemer. Ikke kun det, men du kan også downloade binære filer (FreeMind er et ægte open source-projekt).

Men den bedste nyhed af alt er dette: FreeMind er det letteste at bruge, hurtigste og mindste (med hensyn til brugt hukommelse og diskplads) værktøj til rådighed. I det væsentlige er dette det bedste tilgængelige værktøj til mind mapping.Annoncering

( Hvis du foretrækker onlineværktøjer frem for at håndtere lokale filer på din computer, kan du tjekke ud MindMeister . Det ser også ganske imponerende ud. Det giver alle de vigtige funktioner til mind mapping og har en masse ekstra ting som evnen til at inkludere vedhæftede filer, billeder, PDF-filer og andre filer. Men det er ikke gratis. Den billigere plan til rådighed er $ 4,99 pr. Måned.)

Næste opgaveliste, fremtidig / måske liste, venter på liste

Dine lister, med listen over næste opgaver, der fører an, er hvor du bruger mest af din tid, når du arbejder med GTD. Derfor skal de være let tilgængelige og lette at arbejde med. At kunne få adgang til dem online fra alle computere og operativsystemer er også en god ting.

Det er her Husk mælken kommer i spil endnu en gang. Jeg har beskrevet RTM detaljeret tidligere i dette indlæg, så jeg er sikker på, at du ser dens værdi, når det kommer til at arbejde med alle slags lister.

En ekstra fordel ved kun at bruge et værktøj til alle dine lister er, at du ikke behøver at lege med utallige forskellige loginnavne og lokale filer. Den mest effektive vej rundt er altid at fokusere på et minimum antal værktøjer og tilpasse dem til dine arbejdsvaner.

Kalender

Dette er simpelt, og jeg er sikker på, at du kan se det komme ...

4. Google Kalender

Jeg tror ikke, jeg er nødt til at overbevise dig om hvorfor Google Kalender er stor. Jeg er sikker på, at du allerede har tilmeldt dig det (eller et lignende værktøj / en løsning).

De vigtigste egenskaber ved et GTD-kalenderværktøj er:

• Tilgængelig fra enhver computer (med internetadgang)
• Understøtter påmindelser
• Understøtter flere kalendere for en enkelt bruger
• Understøtter deling af begivenheder med andre brugere
• Understøtter igangværende begivenheder

Og Google Kalender har dem alle dækket. Der er også mange apps tilgængelige for hver mobilplatform.Annoncering

Ressource / reference filer

Det eneste problem med ressourcefiler er, at de skal være ret velorganiserede, tilgængelige og helst tilgængelige fra enhver computer med internetadgang.

Dette kan gøres ved at implementere to ting.

1. Opret først en mappe / mappe et eller andet sted på din computers harddisk. Denne mappe indeholder alle dine ressourcer - ting, der kan være nyttige som en reference, når du arbejder på dine projekter. Det er dit job at organisere denne mappe pænt og gøre det så let at forstå som muligt.
2. Tilslut derefter det til Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox er et værktøj, der giver dig mulighed for at synkronisere dine data mellem flere enheder, du bruger, men det er også fantastisk til at få adgang til dit indhold online direkte via Dropboxs websted.

Alt dette gør det perfekt til at fungere som en GTD Reference Files-base. Ikke kun kan du synkronisere dine filer på hver maskine, du bruger, men du får også en online backup, så du kan stoppe med at bekymre dig om, at dine ting forsvinder natten over efter en harddiskfejl.

Hvis du bare bruger Dropbox til at gemme de mest vigtige data, kan du gå med deres gratis plan (op til 2 GB ledig plads, selvom du kan få myrplads ved at invitere andre til tjenesten). Senere kan du nemt opgradere din konto til 50. dec , hvor du får 50 GB til en beskeden betaling på $ 9,99 pr. måned.

Konklusion

Som du kan se, har du kun brug for 5 værktøjer til fuldt ud at implementere GTD i dit liv. (Forresten tæller enhver e-mail-software som en.) Og dette er godt, fordi jo færre værktøjer du bruger, jo lettere er det at holde dit spil sammen og få dem til at fungere for dig. Hvis du begynder at bruge for mange værktøjer, bliver de en byrde i stedet for en effektivitets- og produktivitetsforøgelse.

Hvilke værktøjer bruger du som en del af din GTD-tilgang? Del dem i kommentarerne nedenfor.

(Fotokredit: Beskidt sæt håndværktøj via Shutterstock) Annoncering