HVORFOR TO-DO-LISTER IKKE FUNGERER (OG HVORDAN MAN ÆNDRER DET)

Hvor ofte føler du dig overvældet og uorganiseret i livet, hvad enten du er på arbejde eller hjemme? Vi ser alle ud til at kæmpe med tidsstyring i et eller andet område af vores liv; en af de mest almindelige sætninger udover Jeg elsker dig, er at jeg ikke har tid. Alle foreslår at arbejde fra en opgaveliste for at begynde at få dit liv mere organiseret, men hvorfor har disse lister også en negativ konnotation til dem?

Lad os sige, at du har et stærkt ønske om at vende denne situation med alle dine gode intentioner - du kan derefter tage et stykke papir og en pen ud for at tackle dette immaterielle rod med en opgaveliste. Hvad der normalt sker, er at du enten bliver så overvældet ved at se alt på din liste, hvilket efterlader dig til at føle dig værre end du gjorde før, eller du opretter listen, men er helt fast i, hvordan du udfører den effektivt.

Opgavelister kan fungere for dig, men hvis du ikke bruger dem effektivt, kan de faktisk lade dig føle dig mere desillusioneret og stresset end du gjorde før. Tænk på et arkiveringssystem: konceptet er godt, men hvis du kun arkiverer papirer uden struktur eller system, vil arkiveringssystemet have en negativ effekt. Det er det samme med opgavelister - du kan sammensætte en, men hvis du ikke gør det rigtigt, er det en frugtesløs øvelse.

Hvorfor nogle mennesker finder, at generelle opgavelister ikke fungerer?

De fleste mennesker finder ud af, at generelle opgavelister ikke fungerer, fordi:Annoncering

De bliver så overvældede bare ved at se på alle de ting, de skal gøre.
De ved ikke, hvordan de skal prioritere elementerne på listen.
De føler, at de løbende føjer til deres liste, men ikke reducerer den.
Der er en følelse af forvirring at se hjemmeopgaver blandet med arbejdsopgaver.

Fordele ved at bruge en opgaveliste

Der er dog mange fordele ved at arbejde fra en opgaveliste:

Du har klarhed over, hvad du har brug for for at få gjort.
Du vil føle dig mindre stresset, fordi alle dine 'at gøre' er på papir og ude af dit sind.
Det hjælper dig med at prioritere dine handlinger.
Du overser ikke så mange opgaver og glemmer noget.
Du føler dig mere organiseret.
Det hjælper dig med planlægning.

4 gyldne regler for at få en opgaveliste til at fungere

Her er mine gyldne regler for at få en opgaveliste til at fungere:

1. Kategoriser

Undersøgelser har vist, at din hjerne bliver overvældet, når den ser en liste med 7 eller 8 muligheder; det vil lukke.^[1]Af denne grund skal du arbejde fra forskellige lister. Opdel dem i forskellige kategorier og har ikke mere end 7 eller 8 opgaver på hver enkelt.

Det fungerer muligvis godt for dig at have en projektliste, en opfølgningsliste og en glemliste; du vil vide, hvad der fungerer bedst for dig, da disse titler vil være forskellige for alle.Annoncering

2. Tilføj skøn

Du behøver ikke kun vide, hvad der skal gøres, men hvor lang tid det også tager for at planlægge effektivt.

Forestil dig på din liste, at du har en opgave, der tager 30 minutter, en anden, der kan tage 1 time, og en anden, der kan tage 4 timer. Du skal vide det øjeblik, du ser på opgaven, ellers underminerer du din planlægning, så tilføj en ekstra kolonne til din liste og medtag dit skøn over, hvor lang tid du tror, opgaven vil tage, og vær realistisk!

Tip: Hvis du finder det en udfordring at estimere nøjagtigt, så start med at opbygge denne færdighed dagligt. Skøn, hvor lang tid det tager at blive klar, lave mad, gå en tur osv., Og sammenlign derefter dette med den faktiske tid, det tog dig. Du begynder at blive mere præcis i dine estimater.

3. Prioriter

For effektivt at vælge, hvad du skal arbejde på, skal du tage højde for: prioritet, sekvens og estimeret tid. Føj en anden kolonne til din liste for prioritet. Del dine opgaver i fire kategorier:Annoncering

Vigtigt og presserende
Ikke presserende men vigtigt
Ikke vigtigt men presserende
Ikke vigtigt eller presserende

Du vil selvfølgelig arbejde på opgaver, der haster og er vigtige, men vælg også nogle opgaver, der er vigtige og ikke presserende. Hvorfor? Fordi disse opgaver normalt er relateret til langsigtede mål, og når du kun arbejder på opgaver, der er presserende og vigtige, vil du føle, at din dag bruges på at slukke brande. Du ender med at forsømme andre vigtige områder, som oftest ender med at få negative konsekvenser.

Det meste af din tid skal bruges på de to første kategorier.

4. Gennemgang

For at få denne liste til at fungere effektivt for dig, skal den blive et dagligt værktøj, som du bruger til at styre din tid, og du gennemgår den regelmæssigt. Der er ingen mening i kun at have listen til at registrere alt, hvad du skal gøre, men du bruger det ikke som en del af din større tidsstyringsplan.

For eksempel: Gennemgå listen i slutningen af hver uge og brug den til at planlægge den kommende uge. Vælg, hvad du vil arbejde på under hensyntagen til prioritet, tid og sekvens, og planlæg derefter disse emner i din kalender. Gylden regel i planlægningen: planlæg ikke mere end 75% af din tid.Annoncering

Bundlinie

Så tag en pen og et papir, og giv dig selv et roligt og klart sind ved at aflade alt derinde og på en liste som nu, du har alle de værktøjer, du har brug for, for at det kan fungere. Viden er ubrugelig, medmindre den anvendes - hvor dårligt vil du have mere tid?

Til din succes!