En beredskabsplan lyder ikke som det, du vil diskutere med venner over kage og kaffe, men det er en væsentlig del af de faktiske planer, du laver. Du har muligvis brug for en (eller flere) til din virksomhed, dit skoleprojekt eller endda en familieferie. Det største problem med at udarbejde en beredskabsplan er, at folk ofte ikke er sikre på, hvad de skal medtage i den. Her er en praktisk guide, som du kan lave en omfattende.

Indholdsfortegnelse

1. Hvad er en beredskabsplan?
2. Hvad sker der, hvis du ikke har en beredskabsplan?
3. Hvad hvis beredskabsplanen er dårlig?
4. Hvordan kan en beredskabsplan gavne dig?
5. Hvordan skriver man en god beredskabsplan?
   • 1. Identificer
   • 2. Prioriter
   • 3. Planlæg
   • 4. Udfør
   • 5. Gennemgang
   • Nogle konkrete eksempler for at sætte tingene i perspektiv:

Hvad er en beredskabsplan?

En beredskabsplan er et sæt handlinger, som du vil tage, når der sker noget uventet. Tænk på det som en backupplan eller en plan B. Den skal have instruktioner, som du kan følge, når din oprindelige plan ikke fungerer på grund af ændringer i situationen.

En beredskabsplan forbereder dig til at håndtere fremtidige problemer, du måtte støde på, og giver dig en slags flugtvej ud af enhver ulykke.^[1]

Hvad sker der, hvis du ikke har en beredskabsplan?

Hvis noget uventet går galt med din plan A, eller hvis ulykker tvinger dig til at ændre din nuværende plan, er chancerne for, at du får panik. Især hvis du ikke er godt forberedt på at håndtere beredskaber, kan du sandsynligvis ikke tænke lige nok til at komme med den løsning, du har brug for i det øjeblik. Du ved ikke, hvad du skal gøre.

Hvad der er værre, indtil forretningen ikke er under kontrol, kan forretningen ikke gå tilbage til det normale. Du bliver nødt til at løse problemer og lave nye planer.Annoncering

Hvad hvis beredskabsplanen er dårlig?

Tro ikke, at det er en simpel opgave at lave en beredskabsplan. En beredskabsplan skal være omfattende, hvilket kræver masser af nøje overvejelse. Ellers er det ikke nyttigt.

For eksempel kan du være forberedt på de forkerte slags ulykker. Og når din plan ikke fungerer som forventet, vil du ikke være organiseret nok til at håndtere krisen. Det vil sige, du får panik.

Hvordan kan en beredskabsplan gavne dig?

For eksempel giver en beredskabsplan dig mulighed for at håndtere ulykker hurtigt og effektivt.^[2]I et forretningsscenarie kan det endda hjælpe dig med at spare tid og omkostninger ved at reparere situationen.

En beredskabsplan hjælper også med at minimere de negative konsekvenser eller tab forårsaget af den uventede begivenhed. Det guider dig til at begynde at håndtere situationen, så snart noget går galt og holder dig sikker.

Når alt kommer til alt er det beroligende at have en beredskabsplan klar, fordi du ikke behøver at bekymre dig om at lave nye planer i et rush.Annoncering

Du tror måske, at ulykker er usandsynlige. Du tror måske, at din plan A er perfekt. Du skal dog huske på, at fremtiden er usikker, indtil den bliver nutiden, og at vi som mennesker ikke kan kontrollere 100% af, hvad der sker. Du vil ikke fortryde, at du ikke har en beredskabsplan, når det er for sent!

Hvordan skriver man en god beredskabsplan?

Der er grundlæggende 5 trin:^[3]

Vi gennemgår dem en efter en:

1. Identificer

Da en beredskabsplan har at gøre med, hvad der er uventet, skal du først prøve at forudsige risiciene:^[4] Annoncering

• Hvad kan muligvis gå galt?
• Hvor sandsynligt ville det gå galt?
• Hvad er virkningen og konsekvenserne af beredskabet?
• Hvad skal din reaktion eller løsning være?
• Hvordan kan du forberede dig på det på forhånd?

2. Prioriter

Brug det, du har skrevet ned i trin 1, og klassificer dine risici efter deres mulige indvirkning og sandsynlighed. Jo mere sandsynligt risikoen vil ske, og jo mere alvorlig indvirkningen vil være, jo højere skal den rangeres.

Du skal beslutte, hvor meget vægtning du skal lægge på hver risiko i henhold til din situation.

3. Planlæg

Det næste trin er at faktisk skrive din beredskabsplan. Husk de ressourcer, du har til rådighed, og design løsninger til de risici, du vil dække i planen. Vær realistisk med hensyn til dine behov: måske skal nogle problemer behandles inden andre, eller måske er du nødt til at tage handlinger inden for en bestemt tidsramme osv.

Det er også vigtigt at give klare og enkle instruktioner, så du ikke glemmer det, du har skrevet måneder senere, eller at nogen misforstår dem.^[5]

4. Udfør

Hvis din beredskabsplan involverer andre mennesker, siger dine kolleger eller dine familiemedlemmer, skal du tale det igennem med dem. Fortæl dem, hvad de skal gøre, når visse ting sker.^[6]Forbered dem.Annoncering

Så hvis din plan indeholder handlinger til forberedelse til fremtidige ulykker, skal du udføre dem. Dette kan hjælpe dig med at mindske de risici, du kan have, når du sætter mål.

5. Gennemgang

Ændringer sker hele tiden. For at din beredskabsplan skal være praktisk, skal du gennemgå den og foretage justeringer regelmæssigt. Evaluer elementerne i din plan. Over tid kan nogle risici blive mere eller mindre sandsynlige eller medføre forskellige resultater. Lær din situation godt, og opdater dine løsninger i overensstemmelse hermed.

Hvis din plan handler om store risici såsom naturkatastrofer eller serverfejl, er gennemførelse af øvelser meget nyttigt at identificere planens svagheder samt at sikre, at de involverede mennesker er parate til at handle i henhold til planen, når de har til.

Nogle konkrete eksempler for at sætte tingene i perspektiv:

Eksempel 1: Beredskabsplan for en udendørs udstilling

• Potentiel risiko: Regn
• Hvem vil blive berørt: Udstillere, besøgende, arrangører og besætningsmedlemmer
• Handling 1: Sikker udstillingsgenstande
  • Hvem vil tage handling: Besætningsmedlemmer på stedet
  • Forberedelse: Regntætte omslag til udstillingsboder, e-mail-udstillere med vejrudsigter 3 dage i forvejen
• Handling 2: Før besøgende til beskyttede områder
  • Hvem vil tage handling: Besætningsmedlemmer på stedet, sikkerhedsvagter
  • Forberedelse: Marker udpegede områder som områder uden parkering, vandtætte jakker til besætningen

Eksempel 2: Beredskabsplan for at holde en tale til en stor gruppe af publikum (kolleger) Annoncering

• Potentiel risiko: Projektoren eller computeren fungerer ikke
• Hvem vil blive berørt: Mig
• Handling: Skriv omrids og nøglepunkter på tavlen, mens jeg taler
  • Hvem vil handle: Mig
  • Forberedelse: Noter i papirkopi, 3 farvede markører, trykte uddelere

Fremhævet fotokredit: Flaticon via flaticon.com

Reference