Mens gode assistenter kan befri os fra rutinemæssig kontordrift og bevogte vores tidsplaner, kan store assistenter udføre rutinemæssigt ikke-tilsynsmæssigt arbejde, der normalt udføres af en leder eller leder, hvilket frigør os til at fokusere på opgaver på højere niveau.Annoncering

SE OGSÅ : Fire effektive naturmæssige stressmidlerAnnoncering

For dem af os, der er heldige nok til at have gode assistenter, ved vi, hvor vigtigt de kan forbedre vores effektivitet. Jeg har været velsignet med to utroligt gode assistenter, og mens hver er gået til stillinger med større ansvar, forbliver deres bidrag hos mig.Annoncering

Høje udbetalingsbidrag

De følgende fire emner er opgaver (eller ydeevneområder), som en betroet assistent let kan udføre, hvilket frigør din tid på op til et par timer om dagen med det samme og dramatisk forbedrer driften af ​​dit kontor - medmindre det allerede er en finjusteret maskine.Annoncering

1. Vær forvalter af din tidsplan. Tilskynd din assistent til at tage ejerskab af effektiviteten af ​​din tidsplan. Sørg for, at han eller hun forstår din arbejdsprioritet, og hvem der kan - og bør - have lov til at tilsidesætte din planlagte dag. Lad derefter din assistent begynde at administrere dine aftaler for dig. Mød ham eller hende hver morgen og eftermiddag for at gennemgå det i et par uger og reducer derefter møderne til en frekvens, der tjener jer begge.
2. Filtrer og bestil din e-mail. Virkelig. Hvorfor gøre det du har brug for at beslutte, hvilken e-mail du læser - og hvorfor skal du gentagne gange træffe den beslutning baseret på, hvornår nogen sender den? Folk sender alt for meget e-mail og udøver næsten ingen skelnen i, hvordan man gør det mere effektivt. Lad din assistent beslutte, hvad du har brug for at læse, og hvornår. Hvordan du to organiserer denne proces er op til dig.
3. Skriv notater om emner, der er interessante for dig på møder. Hvis du bruger din assistent effektivt, har han eller hun allerede en idé om, hvilken slags information du har brug for for at udføre dit job godt. Lad dem hjælpe dig med at få det, og opfordre dem til at gøre dig opmærksom på ting, du ikke har spurgt om.
4. Identificer forbedringer i kontorets drift. Denne er let. Eller du kan gøre det svært. Hvis du ikke har en anden person, der er kontorchef, vil din assistent være i en god position til at anbefale - eller simpelthen få til - forbedringer i, hvordan mennesker og information strømmer ind og ud af din organisation. Giv dem ansvaret og autoriteten til at gøre det.

Potentielle spilskiftere

De resterende fire emner indeholder emner, som nogle ledere er fortrolige med, og nogle emner mange er meget ubehageligt med. Ingen lovede, at ledelsen var let; disse potentielle spilskiftere kan hjælpe en god assistent med at hjælpe dig med at blive langt mere effektiv.

1. Svar på rutinemæssig e-mail for dig. Mange af disse er ret lette. Typiske eksempler inkluderer rutinemæssige anmodninger om information, svar på planlægning af e-mails og forespørgsler, som din faglige ekspertise eller specifikke beslutninger ikke er påkrævet for. I andre tilfælde giver din assistent mulighed for at forstå, hvordan du reagerer på lignende meddelelser, der gør det muligt for ham eller hende at udarbejde svarene til din gennemgang og transmission.
2. Deltag i ikke-afgørende møder for dig. Hvis formålet med mødet er distribution af information snarere end beslutningstagning, kan din assistent muligvis frigøre noget af din tid til andre ting ved at deltage i disse møder og indsamle informationen. Derefter kan de opsummere det til din anmeldelse.
3. Vis potentiale for fremskridt. Nogle virkelig gode assistenter er meget glade i den rolle og har ikke noget ønske om at flytte til andre stillinger eller til at erhverve yderligere ansvar, selv når de viser en klar evne til det. Andre har evnen og ønsket om øget ansvar. Overvej at give det til dem. Ellers mister du en god assistent samt en potentielt højtstående kunstner til et andet job.
4. Identificer potentielt talent for dig. Hvad?! Lad din assistent finde talent til dig ?! Hvorfor ikke? Hvis en assistent har evnen, hvorfor så spilde den? Få mennesker kender dine organisatoriske behov og ledelsesdagsorden såvel som din assistent, og få mennesker er lige så godt positioneret til at sælge, der arbejder for dig. Betyder det at lade dem ansætte talentet? Nej. Jeg foreslår ikke at delegere ansættelsesmyndighed. Jeg foreslår at udnytte tilgængelige aktiver for at opnå større effektivitet med begrænset tid og ressourcer.

(Fotokredit: Ung kvinde iført headset via Shutterstock)