Selv efter fremkomsten af ​​sociale medier og forbedringer i tekstbeskeder er e-mail stadig den kommunikationsform, der fortsat hersker i det professionelle område. Evnen til at give retning, slukke brande og mere uden at være ansigt til ansigt har gjort det muligt for mange virksomheder at bruge e-mail som et produktivitetsværktøj. Der er dog tidspunkter, hvor professionalisme går ud af vinduet, og regler for etikette glemmes. I dag vil vi se på 27 e-mail-etikette-tip til forretningsfolk.

1. Hilsner og afsendelser

Jeg starter aldrig en e-mail med indholdet. En e-mail begynder altid med en lydintroduktion eller med modtagerens navn. Dette vil i starten lade dem vide, med hvem de taler med. Når du begynder med at anerkende dem ved navn (f.eks. Hello, John Doe), vil du fortælle dem, hvem du har til hensigt at tale med. Når du er færdig med en e-mail, skal du altid afslutte med at sige tak eller skål for at øve god etikette og respekt.

2. Ved, hvornår du skal ringe

Ikke al kommunikation skal ske via e-mail. Når samtalen begynder at nævne detaljer, kan det være klogt at planlægge et telefonopkald - dette kan forhindre misforståelser og endda fremskynde din korrespondance. Det er også respektfuldt at tage telefonen, når et møde, der er planlagt via e-mail, annulleres.

3. Husk din tegnsætning

Professionalisme indebærer at vide, hvordan man kan huske din tegnsætning. I en standard e-mail-korrespondance skal du bruge perioder og spørgsmålstegn ca. 95% af tiden. Efterlad udråbstegn, når din samtale er lyshåret, og du er fortrolig med modtageren.

4. Uret tikker

Lad dem aldrig vente, når du beskæftiger dig med forretning. Som man siger, er tid penge. Du bør aldrig lade en modtager vente mere end to dage på dit svar. Ligesom et telefonopkald kan ventetiden på en e-mail holde fremskridt med det projekt, du forsøger at etablere. Når alt kommer til alt, er det ikke derfor, du mailer og ikke bruger snail mail?

5. Skriv det rigtigt

Grammatik og stavning skal være to overvejelser, når du mailer i et professionelt miljø. Selvom indholdet er stjernen i e-mailen, kan det ved at sikre, at din grammatik er i skak, være muligt for forretningskendte at vide, at du tager samtalen seriøst. De fleste e-mail-klienter har stave- og grammatikkontrol, så brug dem!Annoncering

6. Overvej virksomhedskultur

Lad os være ærlige - mens grammatik og tone skal være professionelle, skal vi stadig overveje de virksomheder, vi kontakter. Indre forretnings-e-mails mellem mere afslappede virksomheder vil naturligvis være lidt forskellige fra, lad os sige, Det Hvide Hus. Mens du holder øje med din grammatik, skal du fortsætte med at give en tilgængelig stemning, mens du mailer.

7. Ingeniør den perfekte emnelinje

Den første ting, din modtager ser, er emnelinjen. Helt ærligt vil de se vigtigheden af ​​en e-mail via en emnelinje, før de læser dens indhold. Sørg for, at du efterlader et godt indtryk ved at være opmærksom på kapitalisering, være kortfattet og til det punkt.

8. Svar vs. Svar-alle

Intet er mere pinligt end at sende en masse-e-mail, der kun var beregnet til en modtager. Dette er resultatet af en e-mail, der startede med flere modtagere. Når du svarer, har du mulighed for at svare - hvilke e-mails afsenderen - eller Besvar-alle, der sender din besked til alle, som den oprindelige besked blev sendt til. Dobbeltkontrol inden afsendelse, ellers bliver du ked af det.

9. Overvej andres privatliv

Der vil være tilfælde, hvor du bliver nødt til at sende forretnings-e-mails til flere modtagere, som muligvis ikke kender hinanden. Modtagerens e-mail-adresse føjes til sektionen Til: i gennemsnitlige e-mails, men i flere modtager-e-mails skal du tilføje adresserne til sektionen BCC eller Blind Carbon Copy for at forhindre andre i at se modtageradresser.

10. Skræddersy en underskrift

I modsætning til en hilsen eller afsendelse tilføjes en e-mail-signatur automatisk i bunden af ​​en besked, hvor du kan tilføje en lille biografi og kontaktoplysninger. Dette erstatter ikke en kvalitetshilsen, men det giver en ny bekendtskab mulighed for at lære mere om dig og vide, hvor du kan komme i kontakt med dig.

11. Gå i ferietilstand

Flere gange om året under ferie finder jeg mig normalt adskilt fra min e-mail. Som det fremgår af tip nr. 4, er tiden afgørende, og det er uhøfligt at lade en e-mail i din indbakke være ubesvaret. For at advare enkeltpersoner om mit fravær tilføjer jeg en autosvar (via Gmail, men også tilgængelig for andre klienter), der nævner, hvorfor jeg er væk, og hvornår jeg vender tilbage.Annoncering

12. Vær opmærksom på links

Hackere har fundet måder at tilføje vira og malware til vedhæftede filer og links. Når du videresender e-mails, skal du sikre dig, at linkene og vedhæftede filer er sikre. Reducer også antallet af kædemeddelelser, du videresender, og send aldrig nogen fra en ukendt modtager.

13. Opret en TL: DR-oversigt

TL: DR er et akronym, der står for for længe, ​​læste ikke. Det er ret stumt og er tilfældet for mange travle forretningskendte, der simpelthen har for travlt til at læse lange e-mail-samtaler. Af denne grund, når du videresender eller regelmæssigt når du besvarer samtaler, skal du sammenfatte tidligere punkter i punkttegn for at holde modtagerne opdateret med e-mail-indholdet.

14. Jobsøgningstip: CV og følgebrev

Når du søger efter et job, er e-mail-etikette af største betydning. Når du besvarer et jobbræt, skal du altid sørge for at medtage dit CV og følgebrevet. Som standard skal disse være vedhæftede filer, medmindre de udtrykkeligt er imod dem.

15. Spørg inden vedhæftning

Årsagen til, at virksomheder ikke kan lide store vedhæftede filer, er, at virksomheder får et specifikt lagerplads, de betaler for. Din store vedhæftede fil spiser deres opbevaringstillæg. Inden du sender en stor eller flere vedhæftede filer, skal du altid bede om tilladelse fra modtageren.

16. Hvornår er Irony passende?

Ironi er en populær form for komedie for de fleste mennesker. I forretningsmæssige omgivelser skal du dog vige tilbage for det. Ironi i enhver skriftlig form kan i bedste fald misforstås og i værste fald betragtes som stødende. Gem ironien til e-mails i din virksomhed.

17. Tænk over din skrifttype igen

En virksomheds-e-mail er ikke en PowerPoint-præsentation fra dit sjette klasse engelske projekt: lad de smarte skrifttyper være til en anden gang. Ikke kun kommer det ud som uprofessionelt, nogle virksomheder har muligvis ikke de e-mail-klienter, der kan præsentere sådanne skrifttyper. Desuden, hvem vil alligevel læse skrifttypen Edwardian Script?Annoncering

Professionelle skrifttyper til brug

• Times New Roman
• Georgien
• Veranda
• Arial
• Helvetica
• Kalibre

18. Dokumenter åbne for alle

Uklare filtyper kan forhindre virksomheder i at kunne åbne de vedhæftede filer, du sender, hvilket kan bremse forretningsdrift og projekter. Efterlad filtyper for vedhæftede filer til PDF-filer, .doc, .txt eller .jpeg. De har normalt en rimelig størrelse og kan åbnes på de fleste maskiner og operativsystemer.

19. Separat arbejde fra leg

Det er ikke klogt at bruge din virksomheds e-mail til at sende personlige beskeder til venner og familie. Brug din forretnings-e-mail kun til kolleger og forretningskendte af to grunde: at opretholde den professionelle karakter af din indbakke og at begrænse spildende brug af e-mail-lagerplads.

20. Sørg for, at din e-mail ikke blev papirkurven

Hvis du ikke har hørt tilbage fra en modtager, er chancerne for, at de har travlt. At spørge om, hvorvidt de fik din besked, kunne gøre det værre, men der er tidspunkter, hvor e-mails er ret relevante. Vent en uge til en og en halv uge, hvis tiden tillader det, og hvis du stadig ikke har et svar, kan du ringe til dem eller sende en anden e-mail.

21. Gør dine intentioner klare

Når modtagere kun har et minut eller to til at læse en e-mail, skal du gøre din besked så kortfattet og til det punkt som muligt. Giv en oversigt i begyndelsen af ​​e-mailen om, hvad du forventer af modtageren, inden du går lidt i dybden.

22. Tilslut e-mail til din telefon

For at forhindre modtagere i at vente skal du forbinde din forretnings-e-mail til din telefon for at sikre, at du er i stand til at svare dem rettidigt. I indstillingerne på de fleste smartphones er du i stand til at justere din signatur.Annoncering

23. Akronymer om indre virksomhed

Mens akronymer ikke anbefales til nye bekendte, kan det være en smart måde at sikre virksomheds akronymer mellem kolleger på, at de forstår vigtigheden eller hensigten med budskabet. Akronymer som NRN (No Reply Needed) kan give kolleger mulighed for at vide, hvilke meddelelser der haster, og hvad der kan vente.

24. Udvid hvad der er i e-mail

Det er let at bebrejde glemme eller misforståelse af en mødeanmodning, der er givet via en e-mail. De fleste e-mail-klienter har ikke alarmsystemer. Det betyder, at det er dit ansvar at anvende uden for indbakken, hvad der er relevant (at oprette kalenderadvarsler til møder osv.) For at være produktive.

25. Overvej tidsforskelle

Det kan være skærpende at anmode om et opkald eller et møde via e-mail og ikke høre tilbage inden for en rettidig måde. Det er dog nødvendigt at sikre, at dette ikke skyldes tidszoneforskelle. Hvis du anmoder om et opkald fra en australsk bekendt, og du er i New York, skal du sørge for, at tidszoneforskelle udarbejdes.

26. Tjek din kalender

For at forhindre unødvendig frem og tilbage e-mail er det klogt at være opmærksom på traditioner og helligdage i din modtagers kultur eller religion. Hvis du er i et land, hvor julen ikke fejres bredt, er det måske ikke klogt at planlægge et møde til den 24. december, når resten af ​​din placering er på forretningsrejse som normalt.

27. Informer medarbejdere om etikette

Det er fint og dandy at følge alle disse e-mail-etikette-tip selv, men hvis du er den eneste, der følger dem, giver det stadig din virksomhed et dårligt image. Del værdifulde e-mail-etikette-tip med dine kolleger for at sikre, at virksomhedsnavnet holdes forsvarligt.

Fortæl os i kommentarerne nedenfor om et øjeblik, hvor din e-mail-etikette efterlod et godt indtryk på modtageren. Lad os også vide, hvornår e-mail-etikette blev kastet ud af vinduet og dets resultat.Annoncering