Hvor meget tid bruger du på at administrere dine e-mails hver dag? En time? 30 minutter? Et par timer? Måske en halv dag?

Mens e-mail er beregnet til at lette kommunikationen, formoder jeg, at det undertiden bliver et kontraproduktivt værktøj, fordi vi bruger så meget tid på at administrere dine e-mails! Tænk for eksempel på disse tilfælde:

• Fortsætter du nogle gange med at klikke i din indbakke, selvom du lige har tjekket den for kun 5 minutter siden?
• Bruger du meget tid på at administrere dine e-mails hver dag, som at søge forbi mail, sortere, organisere og slette gammel mail?
• Gør du ofte e-mails til din første prioritet i stedet for faktisk at få tingene gjort?
• Er der dage, hvor du bruger mere tid i din indbakke end at udføre ordentligt arbejde?

I slutningen af ​​dagen er e-mail bare et værktøj til at få dine opgaver udført. Nedenfor er 11 tip til at forbedre din e-mailadministration:

1. Behandl din mail en gang om dagen

Selvom jeg tjekker min mail flere gange om dagen bare for at være i sløjfen (hvis der sker noget underligt som mit websted går ned, eller hvis der er en presserende anmodning), behandler jeg dem ikke med det samme. Det gør jeg kun en gang om dagen, enten i begyndelsen af ​​dagen eller om aftenen.

Afsæt et dagligt tidsrum til at behandle dine e-mails. Hvis du ikke slutter i tidsintervallet, skal du fortsætte den næste dag. Prioriter de vigtigere og slip resten. (Se nr. 2).

Hvis du er i en arbejdsposition, hvor du får en masse tidsfølsomme e-mails, kan du stadig omsætte dette til praksis. Pointen er ikke at lade e-mail køre over dit liv. Husk, det er et værktøj, der hjælper dig med at udføre dit arbejde og ikke selve arbejdet.Annoncering

2. Prioriter 20% e-mails; Udskyd 80% dem

Ikke alle e-mails er ens. jeg elsker 80/20 regel fordi det gælder for hvert eneste område i vores liv. Herunder e-mails. 80/20 regel er ideen om, at 20% af input er ansvarlige for 80% af output i enhver situation. Derfor skal vi for at være effektive fokusere på 20% input, der fører til 80% output. Ligeledes skal vi fokusere på 20% e-mails med høj værdi, der fører til maksimal output.

Mine 20% e-mails er dem, der giver mig det næste gennembrud i mit arbejde. De kan være medieanmodninger, interviewspots, netværksmuligheder, forretningsledninger, talemuligheder og andre ting, der fører til mine 20% forretningsmål. Mine 20% e-mails inkluderer også folk, der har investeret i mit arbejde, som f.eks. Min 1-1 coaching klienter , taleinddragelser og læsere, der købte mine kurser og produkter. Sidst men ikke mindst falder korrespondancer med mine gode venner også her. Alt andet går ind i 80% mail.

For 20% e-mails prioriterer jeg dem betydeligt. Jeg svarer dem normalt med det samme (især hvis de overholder reglen om 1 minut i nr. 9); hvis ikke, kommer jeg til dem om 1-3 dage. For 80% mail tager jeg længere tid at svare, nogle gange svarer jeg ikke engang også (se punkt 4).

3. Har et svar med XX dags mappe

Indsend mailen, der har brug for dit svar, i en mappe Svar efter XX-dag, hvor XX er ugedagen. Jeg afsatte 3 dage hver uge til at svare på e-mails - Tir, Tor og Lør. På denne måde presses jeg ikke til at svare med det samme, når jeg modtager e-mailen. Jeg læser det, anerkender det mentalt og tænker over det, indtil det er tid til at svare (i gennemsnit 3-8 dage fra modtagelsen af ​​posten).

4. Indse, at du ikke behøver at svare på hver mail

På trods af hvad du synes, behøver du ikke svare på hver mail. Nogle gange kan intet svar efter en bestemt periode også betragtes som et svar i sig selv.

Jeg får en stor mængde læser-mail, og i en periode svarede jeg hver eneste mail, der kom ind. Det gjorde ikke noget for mig. Jeg ville bruge hele dagen på at svare på mail, og i slutningen af ​​dagen ville jeg blive drænet ud og ude af stand til at udføre noget rigtigt arbejde. Og interessant nok får stort set al den mail, jeg besvarer, aldrig noget svar (ikke engang en anerkendelse eller tak), selv når jeg sender opfølgende spørgsmål for yderligere at hjælpe dem. Jeg formoder, at halvdelen af ​​mailen ikke bliver læst, og den anden halvdel er mail, som folk sender på impuls, og svarene betyder ikke rigtig. Uanset hvad har jeg indset, at det er meget mere effektivt at bruge tiden på mere værdifulde opgaver, såsom at arbejde på højværdige og indholdsrige produkter, støtte mine 1-1 coachingklienter, nye projekter og skrive nye artikler.Annoncering

Undlad at stresse for meget på at svare på hver enkelt mail. Svar, hvis det hjælper, men hvis omkostningerne ved at svare ikke opvejer fordelene, er det måske ikke værd at bekymre sig om det. Lad det bare være, og tingene ordner sig gennem tiden.

5. Opret skabelonsvar, hvis du ofte sender lignende svar

Hvis du kigger i din sendte mappe, vil du sandsynligvis finde en tendens i ting, du svarer på. Den mail, jeg modtager på mit websted, kan normalt klassificeres i en af ​​de få kategorier (1) feedback / tak mail (2) 1-1 coaching (3) anmodninger om bog / produktanmeldelser (4) taleforespørgsler (5) andre . Til (1) og (2) bruger jeg skabeloner, som jeg har skrevet på forhånd, som jeg bruger i mine svar. Når jeg svarer, vil jeg tilpasse dem i overensstemmelse med den oprindelige mails behov. Dette sparede mig enorme mængder tid sammenlignet med tidligere, da jeg ville skrive e-mails fra bunden.

6. Læs kun de relevante e-mails

Jeg abonnerer på flere nyhedsbreve - f.eks. Om fitness, selvhjælp, blogging og forretning, men jeg læser ikke alle de mails, de sender. Jeg sletter dem heller ikke, fordi jeg ved, at de har værdifulde oplysninger. I stedet indstillede jeg gmail til automatisk at arkivere dem til forskellige etiketter (mapper). Blog-mails arkiveres i blogmappen, fitness-mails arkiveres i mappen med sundhed og fitness osv. Fra nu af har jeg omkring 30 mapper. Jeg læser dem kun, når jeg vil have flere oplysninger om emnet.

Du behøver ikke at læse hver eneste mail, der kommer ind. Vælg og vælg, hvad der er relevant for dig.

7. Struktur dine mails i kategorier

Mapper (eller etiketter, hvis du bruger gmail) er der for at hjælpe dig med at organisere dine mails.

Brug først et relevant navnesystem til det, du laver. Hvis dine største prioriteter nu er at sige (1) at skrive en bog og (2) tabe sig, så navngiv dine mapper som det.Annoncering

For det andet skal du bruge hierarkistruktur. mapper på første niveau er for de store kategorier, og mapper på andet niveau er for underkategorier osv. For eksempel har jeg administrator som en mappe på første niveau og sikkerhedskopier, regnskab, konti osv. Som mapper på andet niveau. Hvis det er nødvendigt, har jeg mapper på tredje niveau for at segmentere dem yderligere. Gmail har en tilføjelse, som giver dig mulighed for at bruge forskellige niveauetiketter (Indstillinger> Labs> Indlejrede etiketter)

Brug af filtre (nr. 8) til automatisk at organisere post i mapper virker vidundere.

8. Brug filtre

Filtre er værktøjer, der hjælper dig med at sortere mailen automatisk, når den kommer ind i din mail. Der er to grundlæggende ting, der kræves for et filter - (1) Begrebet at passe på (2) Handling, der skal anvendes, hvis udtrykket matches. Fra nu af har min gmail ca. 20 forskellige filtre oprettet til forskellige e-mail-adresser, emnetitler, brødtekst og hvad ikke. Afhængigt af hvilket filter det er, sorteres mailen automatisk i en respektive mappe / arkiveres. Dette minimerer antallet af administrative handlinger, jeg skal udføre.

Her er min videovejledning, der deler hvordan jeg opretter mine e-mail-filtre for at opnå indbakke nul: 3 enkle tip til at opnå indbakke-nul ved hjælp af e-mail-filtre [Video-tutorial]

9. Brug reglen på 1 minut, når du svarer

Hvis det tager inden for 1 minut at svare, skal du straks svare på det og arkivere det. Lad det ikke sidde i din postkasse i årevis. Det vil kræve endnu mere indsats for at lade det svæve rundt om dit sind og konstant blive mindet om, at du har brug for at svare. Bare sørg for at holde dig til tidsrammen på 1 minut, når du svarer, så det ikke tager mere tid end nødvendigt. Dette hjælper mig med at rydde stort parti mail på kort tid.

10. Indstil en grænse for den tid, du bruger i indbakken

Ud over reglen på 1 minut skal du begrænse den samlede tid, du bruger i din indbakke. Næste gang du tjekker din mail, tid dig selv . Se, hvor lang tid det tager at behandle, læse, svare og sortere din mail. Så spørg dig selv, hvor meget af den tid, der er brugt godt. Chancerne er, at det meste tjente absolut intet formål.Annoncering

Til tider får du e-mails, der er alarmerende lange. For disse e-mails skal du scanne igennem, se om der er noget, der er relevant for dig, og derefter behandle dem i overensstemmelse hermed. Svar om nødvendigt (og brug reglen om 1 minut); arkiver det, hvis du ikke planlægger at svare. Hvis du vil svare, skal du ikke føle behovet for at vende tilbage med en lang mail, bare fordi personen skrev en lang mail. Den sidste ting du ønsker er en e-mail-udveksling af essays, som uforvarende vil resultere i, at du falder i et e-mail-sort hul. Log ind på din indbakke, gør hvad du skal gøre, og kom ud lige efter det.

11. (hensynsløs) Afmeld ting, du ikke læser

Når du sejler rundt på nettet, tilmelder du dig sandsynligvis en rimelig andel af nyhedsbreve og feeds på impuls, som du mister interessen for bagefter. Hvis du gentagne gange sletter e-mailen fra dine abonnementer, er det et tegn på, at du bare skal afmelde med det samme.

Få manifestversionen af ​​denne artikel: [Manifest] 11 tip til effektiv e-mailadministration

Oprindelig artikel: 11 enkle tip til effektiv e-mailadministration | Personlig ekspertise

Fremhævet fotokredit: Forretningskvinde tegner en e-mail-konvolut via shutterstock.com