I mit sidste indlæg talte jeg om seks af de mest almindelige arbejdsvaner, der saboterer din produktivitet. Den første gerningsmand på min liste var, hvor ofte du tjekker din e-mail. Da jeg skrev min sidste artikel, fandt jeg ud af, at der var masser af oplysninger om dette emne, og det fortjente virkelig sin egen dedikerede artikel.

Når det kommer til vores arbejds-e-mail, ser de fleste af os det som en kugle og kæde. Vi bliver konstant nødt til at kontrollere det eller risikere vrede hos chefer og kolleger, der prøver at kommunikere med os. Hvis vi ikke svarer på en e-mail inden for fem minutter, ses vi som dovne eller uproduktive.

Men ifølge nogle eksperter er det faktisk en vigtig faktor, der kan bidrage til nedsat produktivitet at kontrollere din e-mail for ofte. Hvis du er en af ​​dem, hver gang min telefon svinger, skal jeg straks tjekke min e-mail slags mennesker, læs videre for at finde ud af, hvorfor du måske er blevet din egen værste fjende.Annoncering

Hvor ofte er normalt?

Så hvor ofte kontrollerer den gennemsnitlige person deres e-mail på en given dag? Det er svært at spore pålidelige statistikker. Ifølge en afstemning omkring 40% af de adspurgte, at de troede, at de tjekkede deres e-mail mellem 6 og 20 gange om dagen. Det er selvfølgelig svært at sige, hvor nøjagtig en person er, når han måler deres egne e-mailvaner.

En anden undersøgelse siger, at 56,4% af befolkningen kun tjekker deres e-mail mellem 0-5 gange om dagen. Denne undersøgelse er imidlertid fra 2009 og uden tvivl ret dateret.

Kontroller aldrig din e-mail om morgenen

Oprahs foretrukne organisationsekspert er en kvinde ved navn Julie Morgenstern, forfatter til Never Check Email in the Morning. Gæt hvad hun rådgiver?

Ifølge Morgenstern er det problematisk at kontrollere din e-mail, når du kommer ind på kontoret hver morgen, fordi det kan være en falsk følelse af præstation. Du svarer på 40 e-mails, og du har lyst til, at du har gjort en masse arbejde, men i virkeligheden har du sandsynligvis stadig bunker af papirarbejde, møder og telefonopkald at foretage. Det er vigtigt at besvare e-mail for at udføre dit arbejde, men det er ikke altid noget, der aktivt tjener penge til dig eller din virksomhed.Annoncering

Produktivitetsekspert Sid Savara er også enig med Morgenstern. Når det kommer til e-mail, er uvidenhed lykke. Derfor, hvis du har noget vigtigt, som du vil gøre fremskridt med, har jeg disse fire ord til dig: Kontroller ikke din e-mail. Så snart du står op, skal du arbejde på noget vigtigt i 30-45 minutter, og først derefter kontrollere det. Hvis du kan klare det, skal du vente endnu længere. Nogle dage tjekker jeg slet ikke e-mail før efter frokost ... Alle nye oplysninger, du får, kan få dig til at blive distraheret. Jeg kan ikke kontrollere alt, men jeg kan kontrollere mine egne, selvfremstillede distraktioner.

24-timers metode

Andre mennesker hævder, at i stedet for at kontrollere dine e-mails, der starter senere på dagen, skal du bare kontrollere dem en gang om dagen om morgenen. Blandt medlemmerne af denne lejr er produktivitetsekspert Elizabeth Grace Saunders . Hun rydder generelt sin indbakke i løbet af de første 1-2 timer af sin dag og formulerer sin spilplan resten af ​​dagen efter det. Derefter ser hun generelt ikke på sin e-mail igen resten af ​​dagen, så hun kan fokusere fuldstændigt på forretningsudvikling og klientprojekter.

Dette er selvfølgelig sværere, hvis du er i bunden af ​​fødekæden hos din virksomhed. Men hvis du er i øverste ledelse, eller hvis du er selvstændig, kan det være en god måde at øge din produktivitet på at indstille denne rutine.

Når du er i tvivl, skal du kontrollere diagrammet

Scott Scheper kontrollerer hans e-mail to gange om dagen og har oprettet et praktisk flowdiagram til at hjælpe dig med at blæse gennem alle ulæste meddelelser i din indbakke.Annoncering

Hver gang du åbner en ny e-mail, så spørg dig selv 3 grundlæggende spørgsmål:
1. Er dette relevant?
2. Kan jeg løse dette?
3. Vil det tage mindre end 2 minutter af min tid at tackle dette?

Ved at følge hans praktiske rutediagram udvikler du en ny måde at gennemgå din indbakke mere effektivt.

5 om dagen

Og bare hvis du ikke havde haft nok modstridende ekspertudtalelser, her er en mere. Rod Kurtz of Business Week hævder, at du burde kontrollere din arbejds-e-mail fem gange om dagen.Annoncering

Tjek din indbakke kun fem gange dagligt - den første ting om morgenen, om morgenen, efter frokost, om eftermiddagen og slutningen af ​​dagen. Eller endnu mindre, hvis du er i stand. Dette fungerer, når du slukker for den automatiske send / modtag-funktion, så du kan fokusere på dit arbejde i op til to timer i stedet for konstant at blive afbrudt. Det fungerer, når du grupperer sorteringen af ​​din e-mail, hvilket gør dig mere produktiv og effektiv til at håndtere den.

Konklusion

Der er forskel på at være travl og at være produktiv. Sørg for at planlægge din e-mail-tid på en sådan måde, at du undgår at forveksle de to. Hvis du nærmer dig din e-mail med den korrekte holdning, kan du øge din produktivitet med spring.

Med ordene fra Scott Scheper: En dag fyldt med at skyde brisen med medarbejderne, besvare spørgsmål, stirre på e-mails, kontrollere sociale netværk og chatte med kolleger vil ikke gøre dig rig. Det gør dig travlt.Annoncering

Hvad er din daglige e-mail-rutine? Planlægger du at prøve nogle af disse tip? Lad os vide i kommentarerne nedenfor!