Vi bruger alle e-mail, men nogle gange bruger vi det for meget eller bruger det upassende. For at få mest muligt ud af e-mail er vi nødt til at bruge den omhyggeligt og med omtanke. Dette er 10 tip til at få mest muligt ud af e-mail.

1. Brug forskellige e-mail-konti til forskellige formål.

Det er godt at have separate e-mail-konti til separate formål. For eksempel kan du have en til forretning og en til sociale aktiviteter. Dette betyder, at du kan tjekke den personlige e-mail om aftenen uden at skulle tænke / bekymre dig om forretning. Hvis du ser en vigtig besked fra din chef, kan det ødelægge din weekend eller aften. I slutningen af ​​dagen vil du være i stand til at komme væk fra arbejde. Tillad ikke, at e-mail gør dig til slave på arbejde. Nogle mennesker føler, at det er ubelejligt at kontrollere 2 forskellige e-mail-konti. Men den relative ulempe opvejes let af fordelene.

2. E-mail er ikke altid den bedste form for kontakt.

Hvis du har et meget vigtigt problem, eller hvis du er ked af nogen, er e-mail ofte ikke det bedste svar. Tal om nødvendigt direkte til personen snarere end via en e-mail.Annoncering

3. Sig ikke noget, du ikke ville sige personligt.

Dette råd er bestemt givet før. Men det er altid værd at minde os selv om vigtigheden af ​​at være høflig og undgå unødvendig uhøflighed. Vi vil fortryde det senere. E-mail gør det lettere at bruge barske ord, fordi det er upersonligt. Vi skal være meget forsigtige.

4. Brug en god titel

Mange ignorerer titlen på en e-mail. Hvis emneforandringerne ikke fortsætter med at bruge en gammel gen: irrelevant titel En god titel øger chancen for, at folk rent faktisk læser din e-mail, snarere end blot at lade den være til senere. En dårlig titel kan endda blive slettet som spam.Annoncering

5. Ignorer ikke det grundlæggende i engelsk.

Bare fordi det er en e-mail, betyder det ikke, at vi skal skrive som en 5-årig eller bruge sms-sprog. Dette indikerer dovenskab og mangel på pleje. Hvis du ikke har tid til at reagere ordentligt, skal du vente, indtil du gør det. Hold e-mails korte, men ignorér ikke helt den grundlæggende brug af grammatik og stavning.

6. Hold det kort

E-mails kan være korte og nøjagtige. Hvis meddelelsen skal være lang, skal du sørge for, at den er opdelt i forskellige sektioner, som er lette at læse. Men generelt skal du sigte mod at holde det mindre end 5 sætninger. Dette er godt for både forfatteren og læseren.

7. Bekræft vigtige e-mails. Annoncering

Hvis nogen sender vigtige dokumenter, filer eller beskeder, skal du sørge for, at du i det mindste bekræfter deres modtagelse. Ellers kan de være usikre på, at de har fået dem. Det behøver ikke at være lang; det kan være ret kort.

8. Opret standardresponser

Hvis du finder dig selv at sende lignende svar til mange mennesker, skal du oprette en kladde og gemme den i din kladdermappe (eller skrive den i ord). Du kan bruge dette standardsvar til e-mail til mange mennesker. Glem ikke at personalisere det ved at tilføje deres navn.

9. Vær forsigtig med at besvare alle.

Hvis du er ny hos e-mail, skal du sørge for at kende forskellen mellem at svare på en person og at svare på alle på den oprindelige besked. Det er tilstrækkeligt at sige, at du vil sende mange e-mails, som du ikke ønsker at blive set af alle. Det kan være ekstremt pinligt at sende en personlig besked, som alle kan se - det sker. Hvis du har nye medarbejdere, skal du sørge for at være opmærksom på denne skelnen. Det vil spare mange potentielle problemer.Annoncering

10. Skriv din underskrift.

At have en signatur ser professionel ud og gemmer at skrive de samme oplysninger hver e-mail. Husk, at folk måske ønsker at kontakte dig via flere metoder end e-mail. Så sørg for at du har et telefonnummer og en adresse. Hvis det er relevant, tilføj eventuelle kvalifikationer og websteder, du har. Dette giver folk en chance for at finde ud af mere om dig.

Tejvan opdaterer forskellige blogs inklusive Netskrivning en blog om blogging og øget produktivitet. Dette inkluderer artikler som f.eks hvordan man opnår mere ved at gøre mindre . Foto af Tejvan .