Hvad er blokplanlægning? (Og hvordan det øger produktiviteten)

Hvad er blokplanlægning? (Og hvordan det øger produktiviteten)

Dit Horoskop Til I Morgen

Den 6. august 1991 ændrede verden sig for evigt, da Internettet blev offentligt tilgængeligt. Mindre end 30 år senere er vores liv blevet uigenkaldeligt transformeret. Vi kan nu lære, udforske og kommunikere 24/7, hvilket både er fantastisk og, som vi alle ved, farligt for vores produktivitet[1]. Dette er grunden til spørgsmålet, hvad er blokplanlægning? er blevet vigtigt.

For at være klar er internettet ikke livets eneste distraktion, og mens produktivitet er blevet et stort buzzword i de senere år, er det simpelthen et mål for fremskridt: Gør du det, der betyder mest? Aktivt bevæger dig mod dine mål?



Forfatter Neil Pasricha skriver i Harvard Business Review[2]:



Efterhånden som vores verden bliver travlere, og vores telefoner bliver ringere, bliver den knapeste ressource for os alle opmærksomhed og kreativ produktion. Og hvis du ikke tager dig tid til at sætte noget nyt og smukt ud i verden, falder din værdi hurtigt.

De fleste iværksættere forholder sig dybt til denne stemning. Pasricha løste sine egne produktivitetsudfordringer ved at indføre uberørbare dage, der beskytter ham mod tekster, telefonopkald, møder, advarsler eller aftaler af enhver art. Han siger, at disse fokuserede sessioner har gjort det muligt for ham at producere sit mest kreative og givende arbejde.

Jeg elsker Pasrichas tilgang, men det er ikke altid realistisk for mig. Som grundlægger og administrerende direktør for JotForm er jeg nødt til at afveje en række daglige beslutninger, lige fra ansættelse til produktkøreplaner til økonomisk planlægning. Jeg formoder, at andre grundlæggere har det på samme måde. Alligevel tror jeg på styrken ved fokuseret arbejde, hvilket også er grunden til, at jeg anbefaler blokplanlægning.



Indholdsfortegnelse

  1. Hvad er blokplanlægning?
  2. Sådan bruges tidsblokering for at øge produktiviteten
  3. Fordele ved blokplanlægning
  4. Afsluttende tanker
  5. Flere tip til tidsstyring

Hvad er blokplanlægning?

Iværksættere flagrer ofte deres multitasking som et æresmærke. Trods alt, starte en virksomhed er en trækkamp mellem konkurrerende prioriteter.

Mens multitasking måske føles effektiv, viser forskning imidlertid, at skift mellem opgaver kan skære ned på produktiviteten med op til 40%. Opgaveskift efterlader det, som Dr. Sophie Leroy kalder opmærksomhedsrester,[3]hvilket betyder, at vi stadig tænker på en tidligere aktivitet, mens vi starter den næste[4].Annoncering



Her er hvor blokplanlægning kan skinne. Hvad er blokplanlægning nøjagtigt?

Vi bliver normalt fortrolige med begrebet blokplanlægning i gymnasiet. Du har sandsynligvis modtaget en tidsplan med et bestemt antal klasser om dagen, alt blokeret i henhold til klassetid, hvert skoleår. Dette er grundlæggende blokplanlægning.

Også kaldet tidsblokering, blokplanlægning er den praksis at allokere store klumper af tid til relaterede opgaver. For eksempel kan du udpege mandage til møder og tirsdage til strategi.Lærere bruger ofte blokplanlægning, når de opretter lektionsplaner.Der er mange forskellige tilgange, som vi snart kommer til.

Først her er hvorfor det betyder noget. Forretning er i det væsentlige problemløsning . Oprettelse af strategier, skrivning af kode, udvikling af produkter og alle de utallige aktiviteter, som iværksættere tackler efterspørgselens fokus og minimale distraktioner. De er også iboende menneskelige opgaver, der ikke let kan erstattes af AI, hvilket betyder, at din virksomhed afhænger af din evne til at gå dybt.

Cal Newport, forfatter af Dybt arbejde: Regler for succes i en distraheret verden , sagde i et interview i 2017:

Fokus er nu livsnerven i denne økonomi.

Iværksættere bruger deres sind til at lancere ideer og skabe værdi, så evnen til at koncentrere sig er næsten som en supermagt[5].

Blokplanlægning kan også hjælpe dig med at producere arbejde af højere kvalitet på kortere tid. Parkinsons lov fastslår, at arbejdet udvides for at udfylde den tid, der er til rådighed for dets afslutning,[6], hvilket er grunden til, at indstilling af tidsbegrænsninger kan tømme en ballonopgave.Annoncering

Sådan bruges tidsblokering for at øge produktiviteten

Vi har alle forskellige rytmer og ansvar. Tilpasning er nøglen til vellykket tidsblokering, og det vil kræve noget forsøg og fejl. Sådan kommer du i gang.

Hvad er tidsblokering?

1. Vurder din kalender

Evaluering af din nuværende tidsplan kan være overraskende vanskelig, fordi få af os nøjagtigt kan estimere, hvor meget tid en opgave kræver. Hvis det føles lettere, skal du spore, hvordan du rent faktisk bruger din tid i en hel uge. Bemærk hver aktivitet - endda 10 minutters e-mail og 15 minutter sociale medier, der ruller mellem møderne.

Når du først ved, hvordan du har brugt din tid, bliver det lettere at vide, hvad du skal gemme, og hvad du skal smide ud, når du begynder at lave din nye tidsplan.

2. Se efter mønstre

Når du har dokumenteret en hel uge, grupperer du opgaver i kategorier. For eksempel kan du inkludere følgende kategorier:

  • Administrativt
  • Møder
  • Kreativt arbejde
  • E-mail
  • Personlig tid.

Du kan også mærke opgaver ud fra, hvordan du har det, mens du udfører dem, eller hvordan de påvirker dine energiniveauer på en skala fra 1-10. Gør hvad der giver mening for dig.

3. Arranger dine tidsblokke

Eksperimenter med forskellige blokplanlægningsmønstre. For eksempel kan en morgen se sådan ud:

  • 8-9: Svar på e-mails
  • 9-10: Skriv markedsføringsforslag
  • 10-11: Brainstorm og planlægning for Client A's projekt
  • 11-12: Mødes med klient A for at diskutere ideer

Du kan dog opleve, at du er mere kreativ straks efter at have vågnet op. I så fald vil du flytte brainstorming og planlægning til et tidligere slot. Hvis det er bedst at svare på e-mails, når du føler dig lidt sløv efter frokost, skal du lægge den der.Annoncering

Læs dine følelser og evner i løbet af dagen for at udnytte det, der fungerer bedst for dig.

I sidste ende er målet at undgå at skifte mental gear hele dagen, ugen og måske endda måneden. Jeg er klar over, at dette ikke er let, især for iværksættere, men det kan være utroligt værdifuldt.

At bruge en hel dag på projekter, du ikke kan lide, såsom administrativt arbejde eller møder, kan føles skræmmende, men at blokere dem på en enkelt dag kan gøre resten af ​​din uge uendeligt mere produktiv og sjovere. Du er fri til at tackle alle de iværksætterudfordringer, der får dit blod til at flyde.

4. Opret dagstemaer

Hvis du er en person, der skal fokusere på mange ting i løbet af en enkelt dag eller uge, kan det være mere fordelagtigt at oprette temaer for hver dag i stedet for at blokere din dag i individuelle opgaver. For eksempel kan du indstille mandage som brainstorming / planlægningsdage, tirsdage som administrative dage osv.

Hvis du tager denne rute, foreslår jeg altid at planlægge mindst en familiedag. Det vil sikre, at du får tid til de vigtige mennesker i dit liv og giver din hjerne tid til at hvile.

Fordele ved blokplanlægning

Når du har svaret Hvad er blokplanlægning? og ved, hvordan du bruger det korrekt, finder du ud af, at du modtager mange fordele. Her er blot nogle få.

Kamp udsættelse

Hvis du har din tidsplan indstillet og ved, at du kun har en time til at få en bestemt opgave udført, vil det være betydeligt lettere at undgå at udsætte.

For mere om, hvordan du stopper med at udsætte, skal du tjekke ud denne artikel .Annoncering

Opret realistiske tidsestimater

Når du har arbejdet med tidsblokering et stykke tid, lærer du, hvilke aktiviteter der tager mest / mindst tid. Du skal muligvis justere din tidsplan i løbet af den første måned eller deromkring for at få det rigtigt, men vær tålmodig. Du fortsætter med at lære at realistisk estimere, hvor lang tid en bestemt opgave tager.

Udvikle mere fokus og opmærksomhed

Når din tidsplan ikke giver meget plads til at rulle gennem sociale medier eller chatte med kolleger, finder du ud af, at din hjerne er mere dedikeret til være opmærksom til den aktuelle opgave. Du svarer på de grænser, du har sat dig selv, og vil fokusere på at få tingene gjort.

Afsluttende tanker

De fleste grundlæggere ønsker frihed. Alligevel forudsætter skoleplaner, job og sociale normer os at arbejde med en traditionel tidsplan og reaktiv tankegang. Før vi ved af det, har vi genoprettet en arbejdsplan, der sporer tilbage til det 19. århundrede, selv i vores egne virksomheder. Blokplanlægning er ikke kun et værktøj til at maksimere produktiviteten; det er en måde at genvinde din tid på[7].

I mine 14 år hos JotForm har jeg indset, at forretningsvækst betyder at gøre mere af det, der har størst indflydelse. Jeg lykkes ikke altid, men jeg prøver at fokusere min tid og energi, hvor det betyder noget, og jeg ved, at travlhed ikke er synonymt med produktivitet.

Hvis du har det på samme måde, skal du prøve at blokere tid. Del dine eksperimenter i planlægning med kolleger og familiemedlemmer, så de forstår ændringerne og kan støtte dig.

Endelig skal du ikke bekymre dig om at få det rigtigt med det samme. Det kan være nødvendigt at komme under hætten på din kalender og pille lidt rundt. Find, hvad der fungerer for dig, og beskyt derefter din nye tidsplan for enhver pris.

Flere tip til tidsstyring

Fremhævet fotokredit: William Iven via unsplash.com

Reference

[1] ^ TNW: For 20 år siden i dag åbnede World Wide Web for offentligheden
[2] ^ HBR: Hvorfor du har brug for en uberørbar dag hver uge
[3] ^ University of Washington: Dr. Leroys ord om hendes forskning i opmærksomhedsrester
[4] ^ HVAD: Multitasking: Omskiftningsomkostninger
[5] ^ Michale Hyatt: Hvor dybt arbejde kan ændre dit liv for evigt
[6] ^ BBC: Den 'lov', der forklarer, hvorfor du ikke kan få gjort noget
[7] ^ Kvarts på arbejdspladsen: 9- til 5-arbejdsdagen er ikke bare hadet - den er forældet

Caloria Calculator