Protokoller er en skriftlig oversigt over et bestyrelses-, virksomheds- eller organisationsmøde. Mødeprotokoller betragtes som et juridisk dokument, så stræb efter klarhed og konsistens i tone, når du skriver dem.

Da protokoller er en permanent registrering af mødet, skal du sørge for at korrekturlæse dem i god tid inden afsendelse. Det er en god ide at køre dem af en tilsynsførende eller en erfaren deltager for at sikre, at udsagn og information fanges nøjagtigt.

De bedste mødereferater er omhyggelige lyttere , hurtige maskinskrivere og er tilstrækkeligt fortrolige med mødets emner og deltagere. Notatmodtageren skal have et fast nok greb om emnet til at kunne adskille de vigtige punkter fra støj i hvad der kan være lange, udtrukne diskussioner. Vigtigere er det, at notatmodtageren ikke samtidig skal føre og tage noter. (Hvis du nogensinde bliver bedt om det, skal du afvise det.)

Følgende er nogle trinvise tip til effektivt at skrive mødereferater.

1. Udvikle en dagsorden

Arbejd med formanden eller bestyrelsesformanden for at udvikle en detaljeret dagsorden.

Møder finder sted af en grund, og de spørgsmål, der skal løses og besluttes, skal opføres for at advare deltagere. Arbejd sammen med indkalderen for at udarbejde en dagsorden, der tildeler tidspunkter til hvert emne for at holde mødet i bevægelse og for at sikre, at gruppen har tid nok til at overveje alle punkter.

Dagsordenen fungerer som din oversigt over mødeprotokollen. Hold protokollens overskrifter i overensstemmelse med dagsordenens emner for kontinuitet.

2. Følg en skabelon fra tidligere taget minutter

Hvis du er ny i en bestyrelse eller organisation og skriver protokoller for første gang, skal du bede om at se de tidligere mødeprotokoller, så du kan opretholde det samme format^[1].

Generelt går organisationsnavnet eller navnet på gruppen, der mødes øverst: Møde i bestyrelsen for XYZ, med datoen på næste linje. Efter datoen skal du medtage både tidspunktet for mødets orden og tidspunktet for mødets afslutning. For eksempel:

Bestyrelse for Super Company, Inc.Annoncering

Mødereferat

Dato: 20. maj 2019

Tid: 10:00 til 12:30

De fleste grupper, der mødes, gør det regelmæssigt med faste dagsordenspunkter på hvert møde. Nogle grupper inkluderer overskriften Næste trin i slutningen af ​​referatet, der viser projekter, der skal følges op og tildeles ansvar.

En skabelon fra et tidligere møde hjælper også med at afgøre, om gruppen registrerer, om der er opfyldt et beslutningsdygtigt antal, og andre emner, der er specifikke for organisationens mødeprotokol.

3. Registrer fremmøde

På de fleste bestyrelser er bestyrelsessekretæren den person, der er ansvarlig for at tage mødeprotokollen. På organisatoriske møder kan protokollanten være en projektkoordinator eller assistent til en leder eller administrerende direktør. Hun eller han skal ankomme et par minutter før mødet begynder og videregive et fremmøde med alle medlemmers navne og kontaktoplysninger.

Mødedeltagere skal kontrollere deres navne og foretage ændringer i eventuelle ændringer i deres oplysninger. Dette vil hjælpe som både et sikkerhedskopidokument fra deltagere og sikre, at information går ud til de mest opdaterede e-mail-adresser.

Alle deltageres navne skal være anført direkte under mødets navn og dato under en underoverskrift, der siger Tilstedeværende. Angiv for- og efternavne på alle deltagere sammen med titel eller tilknytning, adskilt af komma eller semikolon. For eksempel:

Til stede: John Doe, præsident; Jane Smith, vicepræsident; Jack Williams, sekretærAnnoncering

Hvis et medlem af bestyrelsen ikke kunne deltage i mødet, skal du nævne sit navn efter sætningen: Kopieret til: Der kan være andre betegnelser på deltagerlisten. For eksempel, hvis flere af mødedeltagerne er medlemmer af personalet, mens alle andre er frivillige, vil du måske skrive (personale) efter hver medarbejder.

Deltagerne er som hovedregel opført alfabetisk efter deres efternavne. I nogle organisationer er det dog en bedste praksis at først angive bestyrelsens ledelse. I så fald vil præsidenten eller medformændene først blive opført, efterfulgt af næstformanden, efterfulgt af sekretæren og derefter af kasserer. Derefter bliver alle andre navne på deltagere alfabetiseret efter efternavn.

Det er også almindelig praksis at bemærke, om en deltager deltog i mødet via telefonmøde. Dette kan angives ved at skrive pr. Telefon og angive de deltagere, der ringede ind.

4. Navngivningskonvention

Generelt inkluderer den første gang nogen taler på mødet hans eller hendes navn og ofte titlen.

F.eks. Kaldte præsident for XYZ-bestyrelsen, Roger McGowan, mødet til orden. Næste gang Roger McGowan taler, kan du ganske enkelt henvise til ham som Roger. Hvis der er to Rogers på mødet, skal du bruge en initial til deres efternavne til at adskille de to: Roger M. opfordrede til afstemning. Roger T. undlod at stemme.

5. Hvad (og hvad ikke) der skal medtages

Afhængigt af mødets art kan det vare fra en til flere timer. Deltagerne bliver bedt om at gennemgå og derefter godkende mødeprotokollen. Derfor ønsker du ikke, at protokollen skal udvides til et langt dokument.

At fange alt, hvad folk siger ordret, er ikke kun unødvendigt, men irriterende for korrekturlæsere.

For hvert dagsordensemne vil du i sidste ende kun sammenfatte de relevante punkter i diskussionen sammen med de beslutninger, der er truffet. Efter mødet skal du gennemgå dine noter og sørge for at redigere eventuelle cirkulære eller gentagne argumenter og kun lade de relevante punkter være tilbage.

6. Oprethold en neutral tone

Protokoller er et juridisk dokument. De bruges til at etablere en organisations historiske optegnelse over aktiviteter. Det er vigtigt at opretholde en jævn, professionel tone . Anbring aldrig betændende sprog i protokollen, selvom mødets sprog bliver opvarmet.

Du vil optage kernen i diskussionen objektivt, hvilket betyder at nævne de nøglepunkter, der er dækket uden at tildele skylden. For eksempel adresserede personalet bestyrelsesmedlemmernes spørgsmål vedrørende sælgerens professionalisme.Annoncering

Forestil dig en advokat ti år længere nede ved at læse referatet for at finde beviser for potentielle forseelser. Du vil ikke have en udsmykning i form af et farverigt adverb eller en quip for at skyde nogen beretning om, hvad der fandt sted.

7. Optag stemmer

Det primære formål med minutter er at optage de stemmer, en bestyrelse eller organisation tager. Solid registrering kræver, at der nævnes, hvilken deltager, der foretager en bevægelse, hvad bevægelsen siger ordret, og hvilken deltager, der sekunderer bevægelsen.

For eksempel fremsatte vicepræsident Cindy Jacobsen en bevægelse om at afsætte 50 procent eller $ 50.000 af provenuet fra ZZZ Foundation-gave til CCC-stipendiefonden. Præsident Roger McGowan udstationeret bevægelsen.

Denne afstemningstabulering skal også udtrykkes på neutralt sprog: Bestyrelsen stemte enstemmigt for at ændre chartret på følgende måde, eller beslutningen om at give $ 1.000 til træplantningsindsatsen bestod 4 til 1, med bestyrelsesformand McGowan imod.

De fleste bestyrelser forsøger at få en stemme vedtaget enstemmigt. Nogle gange for at hjælpe bestyrelsen med at opnå et mere sammenhængende resultat kan et bestyrelsesmedlem undlade at stemme: Forslaget vedtog 17 til 1 med en hverken for eller imod.

8. Pare Down Notes efter møde

Efter mødet skal du læse gennem dine noter, mens alle diskussionerne forbliver friske i dit sind og foretage de nødvendige ændringer. Derefter parrer mødeprotokollen ned til deres væsentlige indhold, og giver en kort redegørelse for diskussionen, der opsummerer argumenter fremsat for og imod en beslutning.

Folk taler ofte dagligdags eller i formsprog, som i: Dette er ikke engang i ballparken, eller du begynder at lyde som en brudt plate. Mens du måske bliver fristet til at beholde det nøjagtige sprog i minutter for at tilføje farve, skal du modstå.

Derudover, hvis nogen præsentationer er en del af mødet, skal du ikke medtage oplysninger fra Powerpoint i referatet. Du vil dog gerne registrere de vigtigste punkter fra diskussionen efter præsentationen.

9. Korrekturlæst med omhu

Sørg for, at du stavede alle navne korrekt, indsatte den korrekte dato for mødet, og at dine referater læses tydeligt.

Stav akronymer første gang, de bruges. Husk, at noterne kan gennemgås af andre, for hvem akronymerne ikke er ukendte. Bliv konsekvent i overskrifter, tegnsætning og formatering. Protokollen skal være poleret og professionel.Annoncering

10. Distribuer bredt

Når det er godkendt, skal du maile minutter til helpension - ikke kun deltagerne - til gennemgang. Dine protokoller hjælper med at holde dem, der var fraværende, underrettet om vigtige handlinger og beslutninger.

Ved starten af ​​det næste møde skal du anmode om godkendelse af protokollen. Bemærk eventuelle ændringer. Prøv at udarbejde de aftalte ændringer i mødet, så du ikke bruger meget tid på revisioner.

Bed om et forslag til godkendelse af protokollen med de aftalte ændringer. Når en deltager tilbyder en bevægelse, skal du bede om en anden person på mødet til at udstede bevægelsen. De siger, Alle godkendt. Spørg altid, om der er nogen, der ikke godkender det. Hvis vi antager ikke, skal du sige: Protokollen fra vores sidste møde godkendes, når de aftalte ændringer er foretaget.

11. Fil omhyggeligt

Da minutter er et juridisk dokument, skal du være forsigtig, når du arkiverer dem. Sørg for, at dokumentets filnavn er i overensstemmelse med filnavne på tidligere arkiverede protokoller.

Lejlighedsvis vil medlemmer af organisationen muligvis gennemgå de sidste minutter. Ved, hvor protokollen er arkiveret!

Et forbehold

I denne tid med højteknologi kan du spørge dig selv: Ville det ikke være enklere at optage mødet? Dette afhænger af organisationens protokoller, men sandsynligvis ikke.

Sørg for at spørge, hvad reglerne er for den organisation, hvor du tager minutter. Husk, at referatet er en oversigt over, hvad der blev gjort på mødet, ikke hvad der blev sagt på mødet.

Protokollen afspejler beslutninger, ikke drøftelser. På trods af deres navn er referaterne ikke et minut-for-minut-udskrift.

Bundlinie

At blive en ekspert minut-taker kræver et skarpt øre, en vilje til at lære og lidt øvelse, men ved at følge disse tip bliver du snart dygtig.

Flere tip til produktive møder

• 5 alternativer til tidsspildende møder
• 15 hemmeligheder til at afholde møder som verdens største innovative virksomheder
• 12 hemmeligheder til et superproduktivt møde, du bør kende

Fremhævet fotokredit: Christina@wocintechchat.com via unsplash.com Annoncering

Reference