Sådan bruges tidsstyringsmatrixen til at gøre, hvad der betyder

Sådan bruges tidsstyringsmatrixen til at gøre, hvad der betyder

Når store livsændringer eller forstyrrelser sker, er tidsstyring en af ​​de første ting, der flyver ud af vinduet. I disse situationer kan tiden miste alle definitioner. Begreberne presserende og vigtige får forståeligt nok nye betydninger.

I sin bog, De 7 vaner med meget effektive mennesker , Steven Covey populariserede et koncept, han kalder tidsstyringsmatrixen. Covey nedbryder den tid, vi bruger, mens vi er vågen, i fire kvadranter:



  • Kvadrant 1 : Hastende og vigtigt. Eksempler: at få hjælp i en nødsituation eller stoppe et lille barn i at løbe i trafikken.
  • Kvadrant 2 : Ikke haster, men vigtigt. Eksempler: få olien i din bil skiftet regelmæssigt eller opfylde et internt virksomhedsmål for at reagere meningsfuldt på enhver kundekontakt inden for en time.
  • Kvadrant 3 : Haster, men ikke vigtigt. Eksempler: en kollega stopper forbi for at spørge om virksomhedens picnic eller reagere på begrænsede tilbud.
  • Kvadrant 4 : Hverken haster eller vigtig. Eksempler: dommedag, der ruller gennem sociale mediefeeds, reagerer på webstedskommentarer, der er indsendt af folk, du ikke kender, eller tv-binge-sessioner.

Her er matrixgrafen illustreret af Sage Automation:[1]

For at udnytte disse fire kvadranter bedst muligt er vi nødt til at være brutalt ærlige om, hvordan - og hvad - vi tildeler Coveys vilkår. Sådan gør du:



noget sjovt at lave derhjemme

1. Sæt en dollarfigur på din tid

Hvis du vil eliminere tidssvindlerne I dit liv skal du behandle din tid som om det var penge. At betragte tid som et aktiv kan føles som et noget fuzzy koncept. Anbringelse af dollartegn på dine timer bringer klarhed i en fart.

Finansekspert Dave Ramsey foreslår at spore hver krone, du tjener, ved at tildele alle dine penge til en kategori. For eksempel kan $ 1.000 af din næste lønseddel falde ind i lejekategorien, $ 400 kan gå til dagligvarer osv.Annoncering



Indtil du begynder at navngive og spore din tid, vil tidsstyring ikke være andet end gætterier og tarmfølelser. Kombination af Covey-tidsstyringsmatrix og Ramsey-teknikken er det første skridt mod at placere dig selv i føringssædet til tidsstyring. Måske beslutter du, at din tid bærer en kontant værdi på $ 30 pr. Time. I slutningen af ​​en Netflix-binge finder du for eksempel, at du har brugt 4,5 timer. Det kommer til en nettoværdi på $ 135. Optag dette i en daglig log under underholdning.

Hvis du er som de fleste mennesker, vil dit klarhedsøjeblik sandsynligvis ankomme i slutningen af ​​måneden, når du summerer de dollarværdier, du har tildelt til dine forskellige livskategorier.

Mens du måske har trukket de $ 135, der er brugt på en enkelt tv-binge, op, hvordan vil du føle dig, når du opdager, at du på en måned brugte $ 1.485 i den kategori? Som et referencepunkt er din tilgængelige tidsopgørelse for en 31-dages måned, forudsat at 16 vågne timer om dagen udgør $ 14.880. Arbejdstimer alene har sandsynligvis opsuget noget i området $ 4.500- $ 6.000.



Nu har du magten til at bringe reel klarhed i styringen af ​​dine prioriteter. Var tv-ser virkelig værd næsten 10% af dine samlede vågne timer? Kun du kan besvare dette spørgsmål.

2. Forbered dig på succes med tidsstyringsmatrix

Start med at skrive hver opgave

På dette tidspunkt er alt, hvad du prøver at gøre, at tømme hjernen. Brug ikke nogen energi på at tænke på haster, betydning eller deadline. Den del kommer senere. For nu skal du bare gøre dit bedste for at få alle de opgaver, der surrer rundt inde i din hjerne, i et regneark eller på papir.

Brug de værktøjer, der fungerer bedst for dig, så du kan aflaste dine tanker så hurtigt som muligt. Stop ikke, før du er sikker på, at du har fanget alt.

Dernæst tildel en deadline til hver opgave

Start med at udfylde de deadlines, som du ved, skal sættes i sten. For at opretholde sunde forhold skal du prioritere de forpligtelser, du allerede har indgået over for andre mennesker. Hvis det er muligt, skal du sætte dine deadlines foran det, du har lovet - du har muligvis brug for den fleksibilitet længere nede ad vejen. Start med et tidsstyringsmål om at blive kendt som den slags person, der underlover og overleverer.Annoncering

Fremhæv de opgaver, du ved, at haster. Vær forsigtig med din anvendelse af udtrykket presserende. Det, der synes haster for dig, har måske ingen betydning for din familie, venner og kunder. Alle har brug for at komme med en personlig arbejdsdefinition, men for at starte med skal du bruge denne klassifikation sparsomt.

Prioriter tidligere forpligtelser, når du klassificerer. Du kan altid gå tilbage og opgradere en bestemt opgave til denne status, men start med at vise en vis tilbageholdenhed. Når alt kommer til alt, hvis alt er presserende, kan intet være virkelig presserende.

Omarranger din liste efter vigtighed

Det er her det virkelig kan betale sig at bruge et regneark i stedet for papir. Indsæt en vigtighedskolonne på dit regneark, eller vælg en pen eller markør i en anden farve, hvis du bruger papir eller indekskort. Giv hver opgave en vigtighedsvurdering fra 1 (slet ikke vigtig) til 100 (af største betydning).

Jeg personligt kan lide at bruge en skala fra 1 til 100 på grund af den granularitet, den giver. For eksempel kan to opgaver begge bedømme en 8 på en skala fra 1 til 10, men du kan skelne mellem en 82 og en 88 ved sortering.

3. Sæt dit liv i tidsstyringsmatrixen

Tag et skridt tilbage og se på, hvad du har. Hvis du har lavet dit hjemmearbejde, skal du nu se hver eneste af dine opgaver sammen med dets placering for vigtighed og haster.

Begynd at flytte hver opgave til en af ​​de fire kvadranter i tidsstyringsmatrixen. Start med de åbenlyse placeringer. Når de er på nettet, kan du vurdere de nære opkald, der legitimt kan ende i en af ​​de to kvadranter. Du kan begynde at rangordne genstande med hensyn til vigtighed eller haster, og det er fint. Du er måske klar over, at nogle opgaver ikke er så vigtige eller presserende som du oprindeligt troede.

hvordan man fortæller om hun er den ene

Q1: Vedligehold en åben landingsstrimmel

Prøv at holde så mange ting ude af det presserende og vigtige kvadrant, som du kan. Det er muligvis ikke muligt ved dit første forsøg på tidsstyring, men sæt et langtrækkende mål om at opretholde noget åbent rum i Q1. Du kan opnå dette ved at håndtere opgaver, der vises i de andre tre kvadranter så effektivt og effektivt som muligt.Annoncering

For eksempel vil en travl opstartsstifter stadig være i form, men ikke have timer at tilbringe i gymnastiksalen. Wall Street Journal bedst sælgende forfatter Dr. John Jaquish anbefaler variabel modstandstræning frem for tung vægttræning. Variabel modstandstræning er videnskabeligt bevist at give bedre resultater til fitness på langt kortere tid, siger Dr. Jaquish. Dette kombineret med en proteinrig diæt kan give iværksættere de resultater, de ønsker, uden at ofre værdifulde timer ud af deres dag.

Det er klart, at du kan få et klientopkald 10 minutter fra nu, der øjeblikkeligt placerer noget i Q1. Ingen planlægning eller forberedelse fra din side kunne have stoppet landingen der, så det er ikke din skyld. Dit job er at holde landingsbanen tilgængelig for denne eventualitet.

Q2: Slå disse opgaver ud med dedikerede tidsblokke

Hvis noget er vigtigt, har det en god chance for til sidst at blive presserende. Ved hjælp af olieskifteksemplet vil du naturligvis tage fat på denne opgave, før din motor går i gang. Hvis du ikke gør det, skal en Q2-opgave pludselig omklassificeres Q1, og du får en helt ny Q1 til at holde det selskab: Få en udlejningsbil.

Andre Q2-opgaver bliver måske aldrig presserende, men det mindsker ikke vigtigheden af ​​disse større billede-emner. Måske har du forpligtet dig til at lære mere for at fremme antiracisme på arbejdspladsen, bemærker forfatter og Forbes-bidragyder Dana Brownlee. Dette mål realiseres sandsynligvis ikke før og medmindre du proaktivt har blokeret tiden i din kalender for at sikre, at du tildeler den nødvendige tid til dette mål.[2]

hvordan man ved, om dit ægteskab er slut

Uden en bevidst indsats for at planlægge disse opgaver forbliver de uendelige.

Q3: Stil et par spørgsmål til dine presserende varer

Mindst et problem med denne kategori er, at presserende opgaver ofte maskereres som vigtige. Det er almindeligt at forveksle de to, så det er vigtigt at lære at gøre denne sondring. En tekst fra en potentiel klient, som du håber at lande, er presserende, mens en e-mail fra din forsikringsagent, der ønsker at planlægge en årlig politisk gennemgang, sandsynligvis kan vente til fredag.

E-mails, stemmemeddelelser, tekstbeskeder og andre former for øjeblikkelig kommunikation medfører næsten altid en hastende følelse, men de er måske ikke vigtige. Når du ser på de ting, der er landet i 3. kvartal, så spørg dig selv, om du deler afsenderens følelse af haster eller ej. Det kan være tid til at afmelde nogle grupper, enkeltpersoner eller nyhedsbreve for at minimere rod i Q3.Annoncering

Spørgsmål 4: Få mest muligt ud af dine ikke presserende, ikke vigtige aktiviteter

Q4 er kvadranten, som enhver forventet tidschef kan lide at dumpe på, men vær ikke så forhastet. Mens du bestemt ønsker at eliminere direkte tid, er det også kvadranten, hvor nedetid lever. I stedet for at sværge at aflægge alle Q4-aktiviteter helt, skal du få mest muligt ud af dem, du deltager i.

Først skal du starte med at fjerne eller delegere opgaver, der ikke er den bedste brug af din tid. Sikker på, at rapporten skal omformateres, men en praktikant kan sandsynligvis gøre det for dig. Brug salgssoftware til at automatisere dine e-mails, så du ikke behøver at sende dem alle selv.

Når det kommer til at tage en pause, skal du være opmærksom på aktiviteter, der lader dig føle dig opdateret, og dem, der lader dig føle dig drænet. Sig ja til den gåtur i skoven og nej til at argumentere med fremmede på sociale medier. Ved at vælge dine fritidsaktiviteter klogt får du mest ud af din Q4-dollar.

Afsluttende tanker

Coveys tidsstyringsmatrix er et enormt værktøj til at anvende, når du har det som om din tidsplan styrer dig i stedet for omvendt. Din succes vil sandsynligvis koge ned til, hvor ærlig du er over for dig selv, når du tildeler etiketter.

Vær ikke bange for at spørge dig selv: Er dette virkelig presserende? Du bliver også nødt til at skelne skarpt mellem hvad der er vigtigt for dig og hvad der er vigtigt for en anden. Det er alt for let at acceptere en andens etiket med vigtig eller presserende ukritisk.

Der er et sødt sted til tidsstyring, der sætter dig i fuld kontrol over din tidsplan uden at gå ind i stiv tænkning. Især iværksættere skal indregne en vis fleksibilitet i deres tidsplaner, så de kan udnytte Q1-muligheder, der dukker op uanmeldt. For meget flex, dog, og du ender med at spilde tid. Når du tilpasser teknikkerne til Covey og Ramsey, så de passer til dit liv, skal du give dig selv en vis nåde til at lave fejl og justere efter behov. Du kommer derhen.

Flere tip til effektiv tidsstyring

Fremhævet fotokredit: udforskning # via unsplash.com Annoncering

Reference

[1] ^ SAGE Automation: Hvad er en Time Management Matrix, og hvordan kan den forhindre vedligeholdelse?
[2] ^ Forbes: Undgå dette tidsstyringsfejl i 2021 — Din kalender vil takke dig