Sådan udføres en hvilken som helst opgave på det mest tidseffektive måde

Sådan udføres en hvilken som helst opgave på det mest tidseffektive måde

Dit Horoskop Til I Morgen

Det er ikke kun dig: Vi er alle travlere, end vi plejede at være. At udføre en opgave på en tidseffektiv måde føles bare umulig i disse dage.

Uanset om du er en arbejdende mor, en universitetsstuderende eller en mindre virksomhedsejer, kan det være en udfordring at styre din tid. Mellem klasser, møder, lægeaftaler og børns efter-skolebegivenheder, hvordan finder nogen tid til motion eller, himlen forbyder det, sjovt?



Vi får alle 24 timer om dagen. Så hvordan ser det ud til, at nogle mennesker briser igennem deres opgaver, mens resten af ​​os skrubber? De har lært at være både tidseffektive og effektive.



Indholdsfortegnelse

  1. Hvad betyder det at være tidseffektiv?
  2. Effektiv versus effektiv
  3. 6 måder at være tidseffektiv
  4. Bundlinie
  5. Mere om tidsstyring

Hvad betyder det at være tidseffektiv?

Merriam-Webster definerer effektiv som, I stand til at producere ønskede resultater med lidt eller intet spild (som tid eller materiale).[1]Men hvad betyder det faktisk at være effektiv i, hvordan du bruger dine dage?

At være tidseffektiv betyder at forhandle hver dags omstændigheder og samtidig sikre dig, at du har nok tid til ikke-forhandlende som søvn og selvpleje. Effektivitet betyder ikke altid at sidde ved et skrivebord om morgenen, nedskære en opgaveliste og forlade kontoret kl. Effektivitet betyder at gøre dit bedste på trods af interne og eksterne faktorer og give god tid til at tage sig af dig selv.

Jeg starter mine arbejdsdage med at nedskrive mine leverancer. Uundgåeligt bliver jeg dog rebet ind i et uventet møde eller investoropkald. Ja, jeg kunne holde op hele natten med at arbejde for at nå mine deadlines - men hvis jeg gjorde det, ville jeg være for træt næste dag til at få gjort noget. Det er at være effektivt, ikke effektivt.



For at være effektiv kan jeg dele arbejdet med en kollega eller gennemføre halvdelen af ​​opgaven og anmode om forlængelse.

Når du jonglerer med arbejde, forældreskab og et socialt liv, skal du løbende optimere dine dage og holde dig selv ansvarlig. Men selvfølgelig skal du også være effektiv.Annoncering



Effektiv versus effektiv

Enkelt sagt, at være effektiv handler om at opnå et specifikt resultat; at være effektiv betyder at opnå det resultat uden at spilde tid eller kræfter . I teorien skal du være tidseffektiv for at være effektiv, men det er ikke altid tilfældet.

Se på det på denne måde: Du har en opgave at udføre, der tager en time. Men mellem distraktioner som internettet og kontorsprat, ender den opgave med at tage dig fire timer. Du nåede dit endelige mål, så du var effektiv, men du var ikke effektiv, da det tog meget længere tid, end det burde have været.

Hvis du har et job, der holder taget over hovedet og mad på dit bord, betyder det, at du er effektiv nok på arbejde til at få en månedlig lønseddel. Din lønseddel afspejler sandsynligvis ikke, hvor meget tid du bruger på sociale medier hver lønningsperiode.

Undtagelsen er iværksættere og freelancere. For at tjene flere penge skal folk, der ejer en virksomhed, være både effektive og effektive.

6 måder at være tidseffektiv

Effektivitet er et biprodukt af effektivitet. Selvom det er sikkert at sige, at de fleste iværksættere er effektive, er det en færdighed, der tager praksis.

Selvom du ikke forsøger at drive en rentabel virksomhed, kan du stadig drage fordel af at fungere som succesrige forretningsledere.

1. Sæt målbare mål

Selvom enhver iværksætter har sin egen metode, foreslår produktivitetseksperter indstilling SMART mål . Specifikke, målbare, opnåelige, realistiske og tidsafhængige mål fremmer både effektivitet og effektivitet - ikke kun kan de realiseres, men fremskridt hen imod dem kan kontrolleres kvantitativt[to].

Du kan lære mere om SMART-mål med følgende video:Annoncering

Sig, at du vil hente $ 100.000 pr. Kvartal. Du kan indstille ugentlige milepæle på $ 8.000, hvilket gør målet mere håndterbart og giver dig en pude, hvis du kommer til kort en uge.

At sætte mål hjælper dig med at være tidseffektiv, fordi det fokuserer din energi på det, du ønsker. Det forbedrer igen din evne til at nå disse mål.

2. Kommuniker på dine vilkår

Uanset om det er måltidsplanlægning eller produktudvikling, tager de fleste projekter et team. Det betyder dog ikke, at du skal opdatere din e-mail hvert femte minut for opdateringer. Arbejdende fagfolk spilder i gennemsnit 21 minutter om dagen ved blot at kontrollere deres indbakker[3]. I løbet af fire arbejdsuger er det næsten syv timer om måneden, du kan klø tilbage.

Især iværksættere skal være forsigtige med e-mail. Investorbeskeder fortjener f.eks. Et hurtigt svar. Betyder det faktisk, hvor hurtigt du læser den medarbejder-velkomst-e-mail, du blev kopieret på?

Hvis en medarbejder har brug for noget med det samme, skal du bede dem ringe til dig eller komme forbi dit kontor. Indstil et tidspunkt og afsæt en eller to timer om ugen til kæmning gennem din fulde indbakke for at sikre, at du ikke går glip af noget afgørende.

3. Standard til tillid

Selv hvis du ikke arbejder sammen med et team, er du stadig afhængig af andre. Da min kone og jeg tilføjede et vaskerum ovenpå i vores hjem, måtte jeg stole på entreprenørerne for at gøre deres job. Jeg måtte stole på min kone til at svare på alle dem. Hvor vil du have det? spørgsmål, der uundgåeligt kom op.

Hvis jeg ikke havde misligholdt tillid, ville jeg have sænket projektet og måske endda skrottet det helt.

Lær at stole på andre på samme måde som din romantiske partner. Vær klar over dine intentioner. Sørg for, at dine handlinger matcher dine ord, og antag også, at andres gør.Annoncering

Vær oprigtig i, hvordan du kommunikerer. Vigtigst af alt skal du acceptere, at andre er unikke individer. Ikke alle arbejder eller kommunikerer på samme måde, og det er okay.

4. Tag regelmæssige pauser

Jo mere tid du bruger på et projekt, jo hurtigere opnår du det, ikke? Ikke nødvendigvis.

Forskning tyder på, at de mest produktive, tidseffektive arbejdere faktisk tager de fleste pauser. En undersøgelse foretaget af Draugiem-gruppen viste, at den ideelle arbejdsrytme faktisk er 52 minutter efterfulgt af en pause på 17 minutter[4]. Selvom undersøgelsen ikke kiggede på andre typer arbejde, er det en fair indsats, der bryder effektiviteten overalt.

Indstil en timer til at minde dig om at tage en pause hver time. Hvis kortere intervaller er mere passende til din opgave, kan du prøve Teknik tomat . Arbejd i 25 minutter, og gør derefter noget andet for de følgende fem[5]. Ikke kun får du mere gjort, men du bliver mindre stresset over at starte.

Brug Pomodoro-teknikken til at være mere tidseffektiv.5. Brug dine ressourcer

For ikke længe siden måtte jeg hugge nogle træer i min have for at beskytte mit hus. Jeg kunne have trukket bovsaven ud og brugt den næste time langsomt på at skære mig gennem bagagerummet, men det gjorde jeg ikke, for jeg sad med en motorsav i garagen. Når jeg fyrede det op, tog træarbejdet cirka ti minutter, hvilket efterlod mig ekstra tid til andre opgaver.

Tag den samme tilgang på arbejdspladsen. Hvis du har brug for at overføre oplysninger mellem flere browservinduer på din computer, kan du konstant klikke frem og tilbage mellem flere faner. Eller du kan tilslutte den ekstra skærm, der sidder i lager, hvilket vil hjælpe dig med at arbejde hurtigere og lave færre fejl.

6. Ved hvornår du skal sige nej

Små projekter har en dårlig vane med at ballonere til større. Hvis alt hvad du går ud på er at klippe din have, skal du holde dig til det. Fortæl ikke dig selv (eller lad nogen anden fortælle dig), at du også skal trimme buskene og trække ukrudt.

Bliv klar, hvad du vil, og gå videre. Det er både effektivt og tidseffektivt.Annoncering

Hvad hvis det er et arbejdsprojekt? Du kan muligvis ikke sige nej direkte til din chef, men du kan foreslå alternativer. Hvis du er bekymret for, at en opgave er spild af tid, skal du smide en anden idé ud.

Hvis du virkelig ikke har tid på din kalender, skal du bede ham eller hende om at hjælpe dig med at prioritere din projektliste. Gør det rigtigt, og din chef takker dig muligvis for at have spart tid for virksomheden.

At have en fuld forståelse af tidsstyring er nøglen til at vide, hvornår man skal sige nej, og hvornår noget kan give mening for en tidsinvestering.

Lær mere om kunsten at sige nej med denne artikel.

Bundlinie

Planlægning er nøglen. Uanset om du er en iværksætter som mig eller en hjemmeforælder, har du et job at gøre. Selve arbejdet kan variere, men værdien af ​​at være tidseffektiv og effektiv gør det ikke. Hvis du vil have succes - og har tid til dig selv til overs - tænk inden du slår dagen væk.

At arbejde klogt er bedre end at arbejde hårdt. At lære at stole på andre er vigtigere end resultatet, der ligner det, du havde i tankerne. Effektivitet og effektivitet kan variere, men begge koges ned til to ting: at have en plan og dreje efter behov.

Mere om tidsstyring

Fremhævet fotokredit: Alex Presa via unsplash.com

Reference

[1] ^ Merriam-Webster ordbog: Effektiv
[to] ^ Kalender: Sådan indstilles forretningsmål, som du faktisk når
[3] ^ Harvard Business Review: Sådan bruger du mindre tid på e-mail hver dag
[4] ^ Inc: I den mest produktive hverdag sørger videnskaben for at gøre dette
[5] ^ Todoist: Pomodoro-teknikken

Caloria Calculator