At automatisere eller ikke automatisere dit personlige produktivitetssystem

At automatisere eller ikke automatisere dit personlige produktivitetssystem

Vi handler om at gøre tingene hurtigere og bedre her på Lifehack. Og en del af at gøre tingene hurtigere og bedre er at have et solidt personligt produktivitetssystem, som du bruger dagligt.

Dette system kan være næsten alt, hvad der hjælper dig med at komme igennem dit bjerg af projekter eller opgaver, og hjælper dig med at komme tættere på dine mål i livet. Uanset om det er papir eller pixels, betyder det ikke rigtig noget. Men da du læser Lifehack, må jeg antage, at pixels og teknologiske enheder er en vigtig del af din arbejdsgang.



Personligt produktivitetssystem defineret

Et personligt produktivitetssystem (i det mindste den definition, som denne artikel vil bruge) er et sæt arbejdsgange og værktøjer, der gør det muligt for en person at få sit arbejde optimalt.

Arbejdsgange kan være, hvordan du importerer og håndterer dine fotos fra dit kamera, hvordan du skriver og opretter blogindlæg, hvordan du distribuerer kompileret kode til en server osv.Annoncering

Værktøjer er ting som planlæggere, todo-ledere, kalendere, udviklingsmiljøer, applikationer osv.

Når automatisering er dårlig

Du tænker måske, at jo mere vi automatiserer vores systemer, jo mere bliver vi færdige. Dette er for det meste tilfældet, men der er en meget stor gotcha, når det kommer til automatisering af noget.



Automatisering er en dårlig ting for dit personlige produktivitetssystem, når du ikke iboende forstår processen med noget.

Lad os f.eks. Betale dine regninger. Dette kan virke meget åbenlyst, men hvis du ikke kan holde dig til et månedligt budget og har problemer med at finde pengene til at foretage betalinger til tiden, er automatisering af din regningsbetaling hver måned helt ubrugelig og kan være farlig for din personlige økonomi.Annoncering

Et andet eksempel er at bruge et produktivitetsværktøj til at fortælle dig, hvilke opgaver der er vigtige, og hvad du skal gøre derefter. Hvis du ikke har taget et skridt tilbage og fundet ud af, hvordan dine produktivitetssystemer skal arbejde sammen, vil denne type automatisering sandsynligvis forhindre dig i at få tingene gjort.



Du kan kun automatisere noget i dit personlige produktivitetssystem, der har styret i et stykke tid. Hvis du forsøger at automatisere ting, der ikke allerede administreres godt, vil du sandsynligvis føle dig lidt ude af kontrol og have en større følelse af overvældning.

En anden ting at huske er, at nogle ting altid skal gøres af dig selv, som at svare på vigtige e-mails og kommunikere med andre. Automatisering af disse ting kan vise dine kolleger og kolleger, at du ikke er ligeglad med at kommunikere dig selv.

Når automatisering er god

På den anden side er automatisering en god ting for dit personlige produktivitetssystem, når du forstår processen med noget og derefter automatisk kan få trinnene udført. Når du ved, hvordan du styrer noget effektivt og forstår den trinvise proces i en del af dit system, er det sandsynligvis et godt tidspunkt at automatisere det.Annoncering

Jeg har flere arbejdsgange, som jeg har introduceret det sidste år, der tager noget af det tankeløse arbejde fra mig, så jeg kan være mere kreativ og ikke behøver at bekymre mig om detaljerne i noget.

På min Mac bruger jeg en kombination af Automator-arbejdsgange, TextExpander-uddrag og nu Keyboard Maestro-genveje til at gøre ting som automatisk touch-up-fotos importeret fra min iPhone 4S eller åbne alle de apps og websteder, der er nødvendige for et ugentligt møde, til forgrunden for min skrivebordet ved at skrive et par taster. Når du først har åbnet dig for at automatisere et par af dine processer, begynder du at se andre dele af dit system, der kan drage fordel af automatisering.

Endnu engang; intet af dette fungerer, medmindre du forstår dine processer og ved, hvilke værktøjer du kan bruge til at få dem gjort automatisk.

De tre trin til at afgøre, om noget er modent til automatisering

Hvis din arbejdsgang passerer disse tre trin, skal du automatisere væk, baby:Annoncering

  1. Du kan gøre denne proces i søvn, og det kræver ikke din fulde, hvis nogen form for opmærksomhed. Det kan (og er blevet styret) i en eller anden form inden det automatiseres.
  2. Processen er tidskrævende.
  3. Processen kræver ikke menneskelig finesse (dvs. kommunikere og reagere på noget personligt)

Automatisering af dine personlige produktivitetssystemer kan være en god ting for dig i det lange løb, hvis du er forsigtig og opmærksom på, hvad du laver. Du skal først forstå de processer, du prøver at automatisere, før du automatiserer dem. Bliv ikke fast i at tro, at alt og alt skal automatiseres i dit liv, fordi det sandsynligvis ikke burde.

Vælg og vælg disse processer klogt, så finder du dem, der tager det meste af din tid til at være de bedste til at automatisere. Hvad har du automatiseret i dit personlige produktivitetssystem?

Fremhævet fotokredit: Bram Naus via unsplash.com