15 STRATEGIER FOR EN EFFEKTIV OPGAVELISTE

En af de ældgamle produktivitetsteknikker er den klassiske og effektive gør-liste og med god grund. Det er en af de mest produktive måder for dig og alle andre at få noget gjort. Uanset om det er en mental liste eller noget, du skriver ned, er en opgaveliste et vigtigt produktivitetsværktøj.

På samme tid er det et af de mest forvirrende produktivitetsværktøjer rundt. Mange mennesker miskrediterer dette af forskellige grunde og mener ikke, at en opgaveliste er god. Men mit argument er, at du og andre mennesker måske ikke laver en effektiv to-list, så her vil vi gå over, hvordan man får en gjort rigtigt.

Hvorfor plage med en effektiv opgaveliste?

Du har brugt dem forkert

Før du hopper ind i strategier for at oprette en effektiv opgaveliste, er det værd at vide, hvorfor du skal gider at lave en. Det første vigtige punkt er, at mange mennesker har lavet for at gøre lister alt forkert.

To af de mest almindelige fejl er:

Folk bruger lister som en måling af, om de er produktive eller ej.
De satte for mange ting på listen.

Det er forståeligt, hvorfor du eller andre mennesker gør dette. En opgaveliste er et produktivitetsværktøj, så det giver mening at bunke på opgaver. Hjernen fungerer dog ikke på den måde. Hvis du har mange opgaver på din liste, føles det som tortur, da listen aldrig ender.

I starten kan det føles rart, at du altid har noget at gøre, men husk at du kun har så meget tid på en dag. Det er vigtigt, at du lægger større vægt på kvalitetsarbejde snarere end ren mængde.

På den samme note, hvis du er en person, der har en tendens til at søge validering, kan en opgaveliste være hård. Der vil være dage, hvor du ikke får alt gjort på grund af livsbegivenheder. Dette skaber unødvendigt pres og sender dig ind i en hvirvelstress.

Det hjælper dig med at holde fokus

Når du opbygger en effektiv opgaveliste, er hovedmålet med disse lister at give klarhed og fokus. Hvis du har gjort dem forkert, har du muligvis bemærket, at du fokuserer på en opgave på din opgaveliste og får det gjort.

Dette kan blive overskygget af flere emner på din liste, men du fokuserer på en opgave i løbet af en given tid. Du ser virkelig dette i aktion, når du overvejer at have en kortere opgaveliste.

Jeg forstår, at en opgaveliste ikke er for hver enkelt person, men dette fokus er nyttigt for folk, når de starter. Du er stadig ikke sikker på dine mål eller den vej, du vil gå. Du kan også kæmpe for at bestemme det næste trin at arbejde hen imod.

En opgaveliste er en guide, som du kan henvise til den, når du har brug for det. Desuden vil de teknikker, som jeg vil nævne nedenfor, gøre do-lister mere effektive for dig.

15 strategier for en effektiv opgaveliste

Du begynder at se, hvor stærk en opgaveliste er, når du overvejer de forskellige strategier, du kan indarbejde i en. Dette er dit at gøre listen, så vælg blandt nedenstående strategier for at finde ud af, hvad der passer dig. Hvis du ikke er sikker, skal du ikke være bange for at eksperimentere og misforstå flere kombinationer.

Husk at vejen til succes er en med mange forgreningsveje, så de metoder, du bruger, er dit valg.Annoncering

1. Opdel listen i to dele

Den første strategi er at opdele en liste i to dele. Disse to dele kaldes dagblade og to do's.

Dailies er de daglige opgaver, som du vil udvikle mere. For eksempel, hvis du vil gøre en vane ude af at træne om morgenen, kan en daglig opgave være at følge en 15-minutters træningsrutine eller gå en times lang gåtur.

Dine opgaver er ikke-daglige opgaver, som du har brug for for at få gjort på et eller andet tidspunkt. Måske skal du forberede en rapport på arbejdspladsen eller lave en præsentation. Du kan sætte det i din to do-kolonne.

Dette er en effektiv strategi, fordi den sparer alt det rod, som de fleste mennesker drager mod. Som nævnt før fylder folk deres lister, og meget af det er normalt opgaver, som du alligevel ville gøre, som at gå på indkøb eller aflevere børnene hos en vens sted.

2. Sæt en grænse for varer

Hvis du finder det at bryde din liste i to dele for meget, vil jeg foreslå kortfattethed at være en dyd, når du opretter disse lister. Du kan indstille et hvilket som helst antal elementer, men nøglen er, at du har en sæt grænse i tankerne. Nogle mennesker har ikke mere end syv, mens andre går så lavt som tre. Gør hvad der får dig til at føle dig godt tilpas.

Ideen bag dette er at indsnævre de vigtigste opgaver, du har brug for at udføre den dag. Der er selvfølgelig andre ting, du vil gøre i løbet af dagen, og det er fint, men du vil prioritere de emner, der er på din opgaveliste, før dagen er færdig.

3. Brug tjeklister til komplekse opgaver

Hvis du allerede laver smalle lister, men lægger hårdere opgaver, er mit forslag at nedbryde opgaven. Uanset om det er komplette trin, du skal tage, eller om at notere vigtige detaljer, der skal være til stede, er det op til dig.

Uanset hvad, dette giver dig mulighed for at sikre, at du får alt gjort på den rigtige måde, og at du ikke mangler vigtige detaljer eller trin.

4. tackle MIT først

MIT er den vigtigste opgave. En anden måde at se på dette er at tackle den største og mest skræmmende opgave først^[1]. Hvorfor du vil gøre dette, går tilbage til, hvordan vores hjerne fungerer.

Du føler dig måske tvunget til at udføre de lettere opgaver først, før du går til den større opgave, men problemet er, at disse opgaver - selv de lette - dræner din energi. Desuden, hvis du har en rigtig stor opgave at udføre, er chancerne for, at det kommer til at tænke dig i løbet af dagen. Det betyder, at du bruger mere energi på bare at tænke over det.

Alt dette ville ikke være et problem, hvis den store skræmmende opgave blev behandlet første om morgenen.

5. Opret en udført liste

En anden interessant tilgang at overveje er at have en færdig liste. Dette er en liste over de opgaver, du har udført fra din opgaveliste. Mange mennesker finder det tilfredsstillende at blot krydse en vare fra deres liste og være færdig med den, men afhængigt af hvad du lægger på disse lister, kan en færdigliste være inspirerende.

Forestil dig, hvis du er en person, der placerer vanskelige opgaver over gennemsnittet på dine to-do-lister, aktiviteter der kræver en time eller to at udføre ordentligt. Dette kan inspirere dig til at gøre mere, hvis du efter en arbejdsdag bemærker, hvor meget du opnåede i løbet af dagen via denne liste.Annoncering

6. Gør din liste let at få øje på

Fra farverigt papir til at lægge det på et indlysende sted, du vil have, at din liste skal være et sted, hvor du nemt kan få øje på den. Husk dig, du behøver ikke at have denne liste foran dig hele tiden, da det kan skabe unødvendig stress. Men at sætte det til den ene side er en god idé - et blik til siden, og du ved præcis, hvad der skal gøres.

7. Føj spilelementer til det

Hvis pen og papir ikke er dine ting, når du laver opgaver, er der flere apps, der også kan guide dig. Skønheden ved at gøre listen apps er, at der er mere plads til kreativitet, og nogle af udviklerne indarbejder spil i dem.

For eksempel har Todoist et præstationssystem, hvor enkeltpersoner tjener badges, når de udfører flere opgaver. Der er også Bounty Tasker, som får dig til at føle, at dine opgaver er sideopgaver i et videospil.

8. Giv dig selv deadlines

Arbejdet udvides for at udfylde den tildelte tid.

Det er en gammel filosofi, der stadig stemmer overens med, hvordan vi er produktive. Sig f.eks., At du har til opgave at skrive en rapport, og du får en uge til at gøre det. Du vil sandsynligvis arbejde på det støt i løbet af ugen. Eller hvis du er en udsætter, udsætter du den indtil natten før og afslutter den.

Men hvad nu hvis du får den samme opgave og kun afsat en time til at gennemføre den? Du får sandsynligvis rapporten udført, men du prioriterer de vigtigste, vigtige punkter og fremhæver dem i stedet for at fylde den med unødvendigt fnug.

Hele pointen med dette er, at du med dine mål og emnerne på din opgaveliste vil har deadlines . Når det kommer til at lave lister, er mit forslag at give dig selv en dag til at udføre opgaverne der. Dette er nok pres og incitament til, at du kan arbejde hårdt på dem.

9. Tilføj opgaver, når de er friske

En anden strategi er at tildele dig selv opgaver, selv når du arbejder på noget andet. Husk, det er ikke noget, du skal gøre lige nu, men det kan hjælpe mennesker, der kæmper for at tænke over, hvad de skal fokusere på næste gang.

Dette er i samme retning som når du hører noget interessant, og du skriver det ned. Det er en klog ting at gøre, da det sparer dig for at skulle dvæle ved den idé snarere end at fokusere på den aktuelle opgave. Det sparer dig også fra at skulle huske, hvad opgaven er, hvis du er typen til at skrive op næste dags opgaveliste i slutningen af dagen.

10. Vær komfortabel med at revidere din to-do-liste

Afhængigt af din overordnede tankegang er en anden god strategi at se på din opgaveliste og foretage ændringer i den. Hvis du praktiserer den tidligere strategi, kan der være en mulighed for, at din opgaveliste bliver lang, og du sætter urealistiske forventninger om, at du kan afslutte det hele.

Ved at give dig selv mulighed for at revidere din to-do-liste, giver du dig selv mulighed for at sprede dine opgaver frem for at få dem til at klumpe sig sammen. Dette hjælper din tankegang, da du ikke er overvældet af listen.

11. Skriv opgaver, ikke mål

Du skal have separate lister til dine opgaver og dine mål. Ideen er overhovedet ikke at sætte mål på din opgaveliste.

Mens opgaver kan hjælpe dig med at føre til dine mål, er mål større ønsker og ikke noget, du kan opnå i løbet af dagen. For eksempel er det et mål at lære at tale fransk; dog kan du opdele det i en opgave ved at sige læs fransk indhold i 15 minutter eller se en film på fransk.Annoncering

Dette strækker sig også til mål , også. Du kan se disse som milepæle. Når vi går tilbage til eksemplet med at tale fransk, kan et mål være at diskutere mine yndlingsretter med nogen på fransk. Det er det ønskede resultat, som du leder efter fra din praksis.

12. Hold to do-lister kort

Her betyder kort, der kan scannes, idet du hurtigt kan se over på listen og vide, hvad der skal gøres. Hvordan du kan gøre dette er ved at fokusere på nøgleordene for specifikke opgaver og ikke trække dem ud. Sig for eksempel, at din garage er et rod, og du vil rydde op. I stedet for at skrive en lang sætning skal du holde den kort og skrive noget som ren garage i 30 min. eller bare rengør garagen.

Med denne strategi bruger du mindre tid på at skrive opgaven ned, når du opretter opgavelisten. Desuden stoler du på udløserord for at få dit sind til at huske specifikke detaljer for den opgave.

13. Har flere lister

Som nævnt ovenfor er det en god ide at have separate lister til forskellige ting, som f.eks. At have en separat liste til mål, mål, daglige opgaver og at gøre. En anden måde du kan se på det er at have et system, hvor du hører fra tre lister.

Disse lister er:

En masterliste

Det er her nogen af dine langsigtede mål er, ting som at flytte til et nyt hus, komme ud af gæld eller opbygge en virksomhed. Dette er ting, der vil tage et år eller mere at udføre.

En ugentlig projektliste

Dette er ting, som du ønsker at udrette i slutningen af ugen. Dette er ting, der bevæger nålen langsomt hen imod nogle af emnerne på din masterliste. Fra det forrige eksempel kunne disse være at forske i at få et erhvervslån, husjagt eller oprette en opsparingskonto.

En liste med høj effekt

Endelig er dette opgaver, der skal udføres i dag. Det betyder ikke noget, om de er relateret til de to foregående lister eller ej. Her placeres opgaver med høj prioritet. Eksempler kan være at ringe til bestemte personer eller arbejde på et projekt eller en rapport, der snart forventes.

Ved at have disse lister på plads henviser du ofte til den ugentlige projektliste og listen med stor effekt og bestemmer, om en ugentlig opgave skal flyttes til denne liste.

Når du gør det, begynder du at bemærke, hvor meget dit daglige liv har indflydelse på de mål, der er skrevet på den herreliste. Det kan være inspirerende, da det du laver aktivt bringer dig tættere på dine mål.Annoncering

14. Forøg ikke vanskelighederne, før du er klar

Nogle af de nævnte strategier kan virke lette på overfladen, men de kræver meget mental styrke. Motivering er en usædvanlig ting, og vores hjerner er kablet til at behandle en bestemt måde. Hvis du leder efter ægte forandringer og noget, der holder fast, er det bedste princip at holde tingene enkle og lette i starten.

Det kan være en træk, men du er ikke ofte klar over, hvordan disse babytrin kan spille en afgørende rolle for, at du kan begynde at løbe og jagte dine drømme. Skam dig ikke, hvis du skal starte med enkle opgaver for dig selv. Selv det at gå tilbage til de daglige opgaver, som du alligevel laver som at brusebade, vaske eller købe mad, er en god måde at starte på.

Hvis du først sætter disse emner på listen, får du det til at have haft en produktiv dag. Derfra kan du udfordre dig selv med sværere opgaver. Indarbejd en træningsrutine, eller brug en halv time på en opgave, der betyder noget for dig.

Ideen er at lette dig selv ind i en rutine, så du ikke føler dig overvældet.

15. Mål din tid

Den sidste strategi, der kan hjælpe dig, er at måle din tid. Hvor lang tid tager det dig at afslutte en bestemt opgave? Du behøver ikke gå efter detaljerne, men gør dig selv en timing i løbet af en uge og få den gennemsnitlige tid brugt på denne opgave.

Hvorfor er dette vigtigt? Disse oplysninger kan opdeles på to måder.

Den første måde er at bruge det som en markør for at øge effektiviteten. Afhængigt af opgaven kan du finde nye måder at opnå de samme resultater på kortere tid.

Det giver dig også mulighed for at vide, hvad du kan gøre på en given dag. Hvis du ved, at det tager en times tid at gennemgå hele din morgenrutine, vil du være mere bevidst om, hvordan du bevæger dig igennem den rutine.

Desuden, hvis du ved, hvilke opgaver du skal udføre den næste dag, kan du bedre styre din tid, da du stort set ved, hvor lang tid det tager at få alt gjort.

Afsluttende tanker

At opbygge en effektiv opgaveliste er ikke så let som det ser ud til. Der er alle mulige unikke strategier at prøve, nogle mere udfordrende end andre. Men hvis du er motiveret til at bruge dette produktivitetsværktøj til at gøre dit liv lettere, bliver det lettere. Alt hvad du skal gøre er at fortsætte med at gøre en indsats og eksperimentere og revurdere, når det er nødvendigt. Så kom i gang med dine to do-lister i dag.